Celé řešení ve zkratce 

Odvětví: Společnost zabývající se nakládáním s odpady, působící v 5 zemích 
Technologie: Microsoft 365, SharePoint Online 
Řešení: Centrální objednávání osobních ochranných prostředků (OOP) 
Výsledek: Jednotný proces, méně administrativy a lepší kontrola nákladů 

Společnost působící v oblasti nakládání s odpady zajišťuje každodenní provoz pro stovky zaměstnanců v různých zemích. S tím souvisí nutnost pravidelného objednávání ochranných pracovních prostředků – od pracovních oděvů až po bezpečnostní pomůcky. 

Objednávky OOPP probíhaly různými způsoby – prostřednictvím e-mailů, samostatných tabulek v Excelu a podle místních zvyklostí jednotlivých poboček. 

Tato situace vedla k nejednotným procesům, omezené kontrole nákladů a zvýšené administrativní zátěži jak pro manažery, tak pro centrálu. Cílem bylo vytvořit jednotný, centralizovaný systém, který bude splňovat tyto požadavky: 

• sjednotí proces objednávání napříč pobočkami, 
• zajistí kontrolu schvalování a rozpočtů, 
• zohlední místní specifika a zároveň zachová centrální přehled. 

Řešení 

Výsledkem bylo zavedení centrálního systému pro objednávání ochranných pracovních prostředků, který: 

• spravuje nabídku ochranných prostředků (pohlaví, velikosti, barvy,…), 
• umožňuje zaměstnancům snadno zadávat objednávky OOPP, 
• nastavuje schvalovací procesy podle pobočky a role, 
• zajišťuje přehled o objednávkách v reálném čase, 
• centralizuje údaje o spotřebě a nákladech, 
• eliminuje ruční zadávání objednávek mimo systém. 

Řešení bylo navrženo flexibilně tak, aby respektovalo rozdíly mezi jednotlivými zeměmi, ale zároveň zajistilo jednotný standard procesu v celé organizaci. 

Technologie 

Aplikace je postavena na SharePoint v Microsoft 365, doplněná o automatizované pracovní postupy a vlastní aplikační logiku. Technologické výhody řešení: 

• využití stávajícího prostředí společnosti Microsoft, 
• centrální správa dat a přístupových práv, 
• snadné rozšíření do dalších zemí nebo provozoven, 
• intuitivní uživatelské rozhraní, které nevyžaduje složité zaškolení. 

Celý systém je navržen s důrazem na spolehlivost, bezpečnost a dlouhodobou udržitelnost. 

Výsledek 

Po zavedení tohoto řešení společnost získala: 

• interní rozhraní produktů v e-shopu, 
• jednotný proces zadávání objednávek pro všechny zaměstnance, 
• lepší kontrolu nad výdaji na ochranné prostředky, 
• výrazné snížení administrativní zátěže, 
• okamžitý přehled o stavu objednávek napříč zeměmi, 
• větší transparentnost a jednodušší podávání zpráv pro centrálu. 

Řešení ukazuje, že i v mezinárodním prostředí s různými místními potřebami je možné zavést jednotný a efektivní proces, který podporuje bezpečnost zaměstnanců a zároveň optimalizuje náklady.