Celé riešenie v skratke 

Odvetvie: Odpadové hospodárstvo pôsobiace v 5 krajinách 
Technológia: Microsoft 365, SharePoint Online 
Riešenie: Centrálne objednávanie ochranných pracovných prostriedkov (OOPP) 
Výsledok: Jednotný proces, nižšia administrácia a lepšia kontrola nákladov 

Spoločnosť pôsobiaca v oblasti odpadového hospodárstva zabezpečuje každodennú prevádzku pre stovky pracovníkov v rôznych krajinách. S tým je spojená potreba pravidelného objednávania ochranných pracovných prostriedkov – od pracovných odevov až po bezpečnostné pomôcky. 

Objednávky OOPP prebiehali rozdielnymi spôsobmi – cez emaily, cez samostatné excelovské tabuľky a podľa lokálnych zvyklostí jednotlivých pobočiek. 

Tento stav viedol k nejednotným procesom, obmedzenej kontrole nákladov a zvýšenej administratívnej záťaži pre manažérov aj centrálu. Cieľom bolo vytvoriť jednotný, centralizovaný systém, ktorýbude spĺňať tieto požiadavky: 

• zjednotí objednávkový proces naprieč pobočkami, 
• zabezpečí kontrolu schvaľovania a rozpočtov, 
• zohľadní lokálne špecifiká pri zachovaní centrálneho prehľadu. 

Riešenie 

Výsledkom bola implementácia centrálneho systému na objednávanie ochranných pracovných prostriedkov, ktorý: 

• spravuje ponuku ochranných prostriedkov (pohlavie, veľkosti, farby,…), 
• umožňuje zamestnancom jednoducho zadávať objednávky OOPP, 
• nastavuje schvaľovacie procesy podľa pobočky a roly, 
• zabezpečuje prehľad o objednávkach v reálnom čase, 
• centralizuje dáta o spotrebe a nákladoch, 
• eliminuje manuálne zadávanie objednávok mimo systému. 

Riešenie bolo navrhnuté flexibilne tak, aby rešpektovalo rozdiely medzi krajinami, no zároveň zabezpečilo jednotný štandard procesu v celej organizácii. 

Technológia 

Aplikácia je postavená na SharePointe v Microsoft 365, doplnená o automatizované workflow a vlastnú aplikačnú logiku. Technologické výhody riešenia: 

• využitie existujúceho Microsoft prostredia spoločnosti, 
• centrálna správa dát a prístupových práv, 
• jednoduché rozšírenie do ďalších krajín alebo prevádzok, 
• intuitívne používateľské rozhranie bez potreby zložitého školenia. 

Celý systém je navrhnutý s dôrazom na spoľahlivosť, bezpečnosť a dlhodobú udržateľnosť. 

Výsledok 

Po nasadení riešenia spoločnosť získala: 

• interné e-shopové rozhranie produktov, 
• jednotný objednávkový proces pre všetkých zamestnancov, 
• lepšiu kontrolu nad výdavkami na ochranné prostriedky, 
• výrazné zníženie administratívnej záťaže, 
• okamžitý prehľad o stave objednávok naprieč krajinami, 
• vyššiu transparentnosť a jednoduchší reporting pre centrálu. 

Riešenie ukazuje, že aj v medzinárodnom prostredí s rôznymi lokálnymi potrebami je možné zaviesť jednotný a efektívny proces, ktorý podporuje bezpečnosť zamestnancov a zároveň optimalizuje náklady.