Celé řešení ve zkratce 

Odvětví: Neziskový sektor 
Technologie: Microsoft 365, SharePoint Online, automatizované pracovní postupy 
Řešení: Systém pro evidenci klientů, pozemků a činností  
Výsledek: Přehlednější a efektivnější správa klientských případů 

Projekt „Domov“ pracuje s klienty, kterým pomáhá s řešením bydlení, vlastnictví pozemků a postupnými kroky směřujícími ke stabilnímu domovu. Původní způsob evidence zahrnoval kombinaci tabulek v Excelu, dokumentů i e-mailové komunikace. 

Informace o klientech, jejich pozemcích a realizovaných aktivitách byly roztříštěné na několika místech, což ztěžovalo: udržování aktuálních údajů, přehled o stavu jednotlivých případů či kontinuitu práce při změně odpovědných osob. 

Cílem bylo vytvořit jednotné interní řešení, které zjednoduší evidenci, sníží počet chyb a umožní týmu více se soustředit na přímou práci s klienty. 

Řešení 

Pro Projekt domov jsme navrhli a zrealizovali aplikaci pro evidenci klientů, pozemků a souvisejících činností, která: 

• sjednocuje údaje o klientech a jejich pozemcích na jednom místě,  
• propojuje klienty s konkrétními aktivitami, úkony a milníky projektu, 
• eliminuje ruční přepisování dat a duplicity, 
• poskytuje jasný přehled o stavu každého případu klienta, 
• umožňuje bezpečné ukládání a správu související dokumentace. 

Celé řešení je navrženo tak, aby se přirozeně začlenilo do práce projektového týmu a podporovalo jeho každodenní procesy. 

Technologie 

Řešení je založeno na SharePoint Online v rámci Microsoft 365, doplněné o automatizované pracovní postupy, aplikační logiku a přehledné uživatelské rozhraní. 

Výhodou tohoto řešení je: 

• plná integrace do stávajícího prostředí Microsoftu, 
• centrální a bezpečné ukládání dat a dokumentů, 
• snadné použití bez nutnosti použití externích nástrojů, 
• minimální nároky na zaškolení uživatelů. 

Výsledek 

Díky zavedení řešení Projekt domov dosáhl: 

• výraznou úsporu času při evidenci a správě údajů, 
• lepší konzistenci a aktuálnost dat, 
• přehledný přehled o klientech, pozemcích a jejich aktivitách, 
• jednodušší vykazování a plánování dalších kroků, 
• vyšší efektivitu práce projektového týmu. 

Řešení ukazuje, že správně nastavená digitalizace dokáže výrazně zjednodušit i komplexní sociální projekty, aniž by se zvýšila administrativní zátěž.