Celé řešení ve zkratce 

Odvětví: Veřejná správa / městský úřad 
Technologie: Microsoft 365, SharePoint Online, Microsoft Teams 
Výsledek: Přehledný a centralizovaný rezervační systém pro městský vozový park 

Město Košice spravuje rozsáhlý vozový park, který zaměstnanci využívají při každodenních pracovních činnostech. Původní způsob rezervací probíhal ústně nebo individuálně prostřednictvím e-mailů a nepřehledné komunikace, bez jasného přehledu o dostupnosti, využití či technickém stavu vozidel. 

Cílem projektu bylo vytvořit jednoduchý a centralizovaný rezervační systém, který zlepší plánování, sníží administrativní zátěž a poskytne správci přesné údaje o využívání vozidel. 

Fakta v číslech 

Uživatelé: zaměstnanci magistrátu napříč odděleními 

Platforma: Microsoft 365 / SharePoint Online 

Integrace: Microsoft Teams 

Typ řešení: Interní rezervační aplikace 

Přínos: přehled, rychlost a lepší využití vozového parku 

Řešení 

Pro Košice jsme vyvinuli rezervační aplikaci pro městská vozidla, která je součástí městského intranetu. Zaměstnanci mají k dispozici aktuální přehled o dostupnosti vozidel a mohou si je rezervovat rychle a intuitivně, aniž by museli komunikovat e-mailem.  

Systém umožňuje: 

• rezervaci vozidla v reálném čase, 
• evidenci výpůjček a vrácení vozidel, 
• schvalovací proces rezervace vozidel, 
• přehled historie jízd a používání, 
• přehlednou správu vozového parku, 
• evidenci technického stavu, 
• sdílení jednoho vozidla více zaměstnanci v průběhu dne. 

Technologie a funkce 

Řešení je postaveno na platformě SharePoint Online a je plně integrováno do aplikace Microsoft Teams, díky čemuž se stává přirozenou součástí každodenní práce zaměstnanců, ať už z počítače, nebo z mobilního zařízení. 

Mezi klíčové funkce patří: 

• podrobná evidence vozidel včetně technických parametrů, 
• sledování technické kontroly, emisní kontroly a platnosti dálničních známek, 
• přehled technického stavu a dokumentace vozidel, 
• výběr vozu podle konkrétních potřeb (např. klimatizace, dálniční známka, zavazadlový prostor), 
• automatická oznámení pro uživatele i správce.  

Výsledek 

Rezervační systém přinesl městu Košice: 

• lepší přehled o využívání vozového parku, 
• výrazné snížení administrativní zátěže, 
• rychlejší a jednodušší proces rezervace,
• efektivní schvalování jízd přímým nadřízeným, 
• efektivnější plánování a správa městských vozidel. 

Toto řešení se stalo praktickým nástrojem každodenní práce a ukázalo, že i malé interní aplikace mohou mít velký vliv na efektivitu fungování města.