Kto by dnes nepoznal aplikáciu Teams od Microsoftu? Kedysi výnimočný nástroj online hovorov je najmä po pandémii must-have výbava každej modernej firmy či školy. Porady, stretnutia, rokovania, lekcie alebo workshopy – žiadny problém, a to ani keď je každý účastník v inom kúte krajiny či sveta. Uľahčite si prácu v tíme ešte viac a objavte nové funkcie Teams, ktoré pribudli v mesiacoch jún a júl. Vybrali sme 15 najlepších.
Nové funkcie:
- Zažite atmosféru skutočného stretnutia
- Nahrajte si každý nápad
- Vychovajte si dochvíľny tím
- Zadávajte úlohy jednoduchšie
- Vytvorte menšie pracovné skupiny
- Chatujte bez prepínania
- Začnite na počítači, skončite na mobile
- Prispôsobte si pozadie
- Konečne zdieľajte obrazovku so zvukom
- Zdôraznite to najdôležitejšie
- Dajte stopku jazykovej bariére
- Evidujte každý detail o účastníkoch
- Ponúknite klientom extra službu
- Vyučujte online ako profík
- Užívajte si dovolenku bez starostí
Zažite atmosféru skutočného stretnutia
Komunikácia cez Teams nám často ušetrí čas a je efektívna. Nemusíme na schôdzky cestovať ani sa formálne obliecť. Stačí hore biznis, dole párty. Avšak nič nenahradí atmosféru skutočného stretnutia. Vývojári preto pre miestnosti vytvorili takzvaný Together Mode, ktorý využíva technológiu segmentácie AI (umelej inteligencie) na digitálne umiestnenie účastníkov do zdieľaného pozadia. Vo výsledku tak máte pocit, že sedíte v jednej miestnosti so všetkými ostatnými.
Nahrajte si každý nápad
Poznáte to. Máte za sebou mimoriadne plodný brainstorming, ktorého výsledkom bolo hneď niekoľko nových nápadov. Avšak nikto z kolegov nerobil poznámky a vy si pamätáte len zlomok. S novinkou automatického nahrávania v Teams sa nič podobné opakovať nebude. Funkcia sa zapne hneď po pripojení prvého účastníka z tej istej organizácie. Záznam sa potom ukladá buď na OneDrive, alebo SharePoint. Funkcia je dostupná pre počítače aj mobilné zariadenia.
Vychovajte si dochvíľny tím
Hovorí sa, že presnosť je výsada kráľov. A pri zásadných a dôležitých stretnutiach v práci to platí dvojnásobne. Teams po novom dovoľuje organizátorom uzamknúť schôdzu, aby zabránili ďalším pokusom o pripojenie. Zamedzíte tak rušeniu od nedochvíľnych členov tímu. Ak sa niekto bude pokúšať o pripojenie, obdrží správu s informáciou, že to už nie je možné. Momentálne je však funkcia dostupná iba v desktopovej verzii.
Zadávajte úlohy jednoduchšie
Prijatá správa si častokrát vyžaduje ďalšie akcie. Aby ste sústavne nemuseli prepínať medzi rôznymi aplikáciami, Teams vám umožní vytvárať úlohy priamo z chatu. Stačí kliknúť na tri bodky, vybrať „Ďalšie akcie“ a zvoliť „Vytvoriť úlohu“. Navyše, po prilepení odkazu na článok alebo stránku zo SharePointu sa zobrazí informačne nabitá grafická karta. Tá automaticky zvýraznení názov, autora, miniatúru a dátum publikovania.
Vytvorte menšie pracovné skupiny
Oddelené miestnosti umožňujú organizátorom schôdzí rozdeliť stretnutie na menšie skupiny a uľahčiť tak diskutovanie či brainstorming. Organizátori vedia kedykoľvek preskakovať medzi miestnosťami, poslať oznámenie do všetkých miestností naraz, či kedykoľvek vrátiť všetkých na hlavné stretnutie. Túto možnosť určite oceníte napríklad aj pri teambuildingoch, ktoré naberú úplne nový rozmer.
Chatujte bez prepínania
Aplikácia Teams nám pomáha pretaviť komunikáciu v online priestore na trochu osobnejšie stretnutia. Práve preto mnohým nevyhovuje prepínanie do sekcie písaného chatu. Nepríjemné vyrušenie je však minulosťou. Chat sa odteraz v malej bubline zobrazuje na obrazovkách všetkých účastníkov schôdze, takže samotný rozhovor je opäť ústredným prvkom celej konverzácie. Táto funkcia je po novom predvolená. Pokiaľ ju však nechcete využívať, v možnostiach „Ďalšie akcie“ ju môžete vypnúť.
Začnite na počítači, skončite na mobile
Porada sa vám časovo poriadne natiahla, no vy už musíte byť niekde inde? Pre aktualizovaný Teams to nie je žiadny problém. Po novom totiž môžete uskutočňovať a prijímať hovory z rôznych koncových bodov. Je pritom úplne jedno, či ste za počítačom, alebo na mobile. Aplikácia vám zaručí presúvanie hovoru bez prerušenia telefonovania či zníženia kvality. Nikto si nič nevšimne!
Prispôsobte si pozadie
Prispôsobte Teams potrebám svojej firmy a zvýraznite svoje služby v očiach klientov. Po novom si viete nastaviť vlastné pozadie, čo vás okamžite odlíši od konkurencie. Pre povolenie funkcie jednoducho nahrajte obrázky do „Centra pre správu“ v časti „Zásady schôdze“. Pridať môžete až 50 obrázkov a sú k dispozícii všetkým používateľom.
Konečne zdieľajte obrazovku so zvukom
Odteraz môžete počas schôdze cez mobilné zariadenia zahrnúť pri zdieľaní obrazovky aj zvuk. Novú funkciu oceníte najmä vtedy, keď potrebujete zdieľať video s komentárom a hudbou. Váš tím bude môcť obrazovku sledovať súčasne, bez ozveny a problémov so synchronizáciou. Túto novinku môžete využívať v zariadeniach pre Android od verzie 10+ aj iOS od verzie 13+. Stačí v možnostiach “Ďalšie akcie” zapnúť “Zdieľať obrazovku so zvukom”.
Zdôraznite to najdôležitejšie
Pri živých prezentáciách mnohí radi využívame laserové ukazovadlo, ktoré nám pomáha zdôrazniť publiku tie najdôležitejšie body. Teraz ho môžete používať aj v programe PowerPoint Live. Okrem toho viete v prezentácii aj písať či trvalo zvýrazniť niektoré jej časti. Máte v tíme srandistov, ktorí by vám do slidu niečo určite škodoradostne dopísali? Bez obáv. Vytvárať úpravy a zobrazovať ich môže iba aktívny moderátor.
Dajte stopku jazykovej bariére
Máte zahraničných klientov? Vďaka novej funkcii k nim dokážete byť ešte bližšie. Teams totiž účastníkom umožňuje prekladať jednotlivé snímky v PowerPoint Live. Nemusíte si nič prekladať a ani platiť prácu tlmočníka. Medzinárodné schôdzky odteraz zvládnete bez trápnych momentov. Aktuálne je možný preklad do devätnástich jazykov a postupne budú pribúdať ďalšie.
Evidujte každý detail o účastníkoch
Informačný panel docházky prináša dokonalý prehľad o vašej schôdzke či webinári. Vďaka tomu si môžete po ukončení pozrieť pomer registrovaných a zúčastnených. Rovnako si viete skontrolovať, či sa zapojili do celého stretnutia, alebo iba do časti. To všetko v príjemnom užívateľskom rozhraní aplikácie Teams, ktoré ponúka prehľadnú analytiku a evidenciu údajov. Vyšperkujte svoje budúce stretnutia do dokonalosti. V podrobnostiach schôdze kliknite na kartu „Účasť“ a nájdite informačný panel účastníkov.
Ponúknite klientom extra službu
Predstavte si situáciu: Ste bytový dizajnér a pripravili ste pre klienta niekoľko návrhov kuchyne. S novou funkciou Share-to-stage si klient vaše návrhy vloží do svojho pozadia, na základe čoho ich dokáže interagovať s budúcim priestorom a lepšie oceniť všetky detaily. A podobnú pomoc oceníte takmer v každej kreatívnej profesii. Ponúknite zákazníkom výnimočný a osobitý prístup.
Vyučujte online ako profík
Teams popracoval aj na prepojení so systémom riadenia vzdelávania Canvas Network. Pedagógovia teraz môžu posunúť svoju evidenciu na novú úroveň a vytvárať triedne tímy na základe zoznamu študentov zapísaných na konkrétne kurzy. Každý triedny tím bude mať zodpovedajúce používateľské role, pričom študenti a pedagógovia sa môžu navigovať do svojich príslušných triednych tímov priamo zo svojich kurzov Canvas. Použiť môžu počítačovú, mobilnú, ale aj webovú platformu.
Užívajte si dovolenku bez starostí
Chystáte sa na dovolenku alebo len pár dní nebudete pri svojom počítači? Nastavte si automatickú odpoveď, ktorá je v podstate totožná s tou, ktorú si pravidelne nastavujete vo svojom e-mailovom klientovi. Výhodou je, že váš stav mimo kancelárie sa synchronizuje s automatickými odpoveďami, ktoré sa nachádzajú vo vašom Outlook kalendári.
Využívajte Teams na maximum spolu s Microsoft 365
Komunikovať cez videohovory môžete cez množstvo dostupných aplikácií. Popri spomínaných vylepšeniach je však najväčšou výhodou Teams jeho integrácia s ekosystémom Microsoft 365. Vďaka prepojeniu môžete okrem online hovorov spravovať celú organizáciu, zdieľanie súborov, zadávanie taskov či odosielanie faktúr.
S riešeniami Opium Systems zdigitalizujete vaše záznamy tak, aby ste mali prehľad o všetkom, čo sa vo vašej firme deje, dialo, alebo len bude diať. Ekosystém Microsoft 365 je ideálnym riešením pre moderné biznisy, ktoré si potrpia na bezpečnú a zrozumiteľnú evidenciu. Pokiaľ máte v podnikaní špecifické zameranie, okrem spomínaných určite oceníte aj nástroje, ako Power Apps, Publisher, Power Point, Yammer či My Analytics.
Zo zmeny systému nemajte obavy. Pomôžeme vám pri prechode na Microsoft 365, vrátane migrácie a prípravy adopcie. Zaškolíme nových užívateľov vo vašej firme, prípadne navrhneme a zrealizujeme riešenia presne podľa vašich potrieb. Možností je celé more, stačí do neho skočiť po hlave!
