Poznáte ten pocit, keď všetko ide hladko? Objednávky chodia načas, zákazníci sú spokojní, dodávky bežia bez problémov a celý proces funguje ako dobre naolejovaný stroj. A potom príde na rad fakturácia.
Začína sa hľadanie. Kde je tá správna verzia faktúry? V emaile, v zdieľanom priečinku, alebo v tom, ktorý sa volá „faktúry – finálne“? Otvárajú sa všetky dokumenty, dodacie listy, protokoly a porovnávajú sa čísla. Niekto niečo opraví, niečo prepíše a niečo stale čaká na potvrdenie. Kolega posiela správu, účtovníčka kontroluje prílohy a v tom všetkom sa stráca prehľad. Každý má pocit, že robí všetko správne a výsledok akosi nevidno.
O pár dní sa situácia opakuje. Niekto potrebuje skontrolovať tú istú faktúru, no už ju nevie nik nájsť. Existujú minimálne tri verzie, každá má však iný dátum a všetky sú „aktuálne“.
Taktiež to poznáte z vašej firmy? V mnohých firmách sú takéto situácie realitou. Nie preto, že by v nich chýbal poriadok, ale preto, že nástroje, ktoré sa vo firme používajú, poriadok neumožňujú. Pracuje sa v systémoch, ktoré nekomunikujú medzi sebou, dáta sa ukladajú na rôzne miesta, do rôznych priečinkov a vytvárajú sa duplicitné verzie dokumentov. Nejde len o stratu času a energie, a vaše nervy, ktoré pri tom „strácate” ide o využitie potenciálu, ktorý sa vo firme skrýva a nie je naplno využitý.
Objednávka z e-shopu sa prenesie do systému, ktorý automaticky vystaví faktúru, odošle ju zákazníkovi a zároveň ju uloží do účtovného systému. A ak sa niečo zmení, všetko sa zaktualizuje vo všetkých nástrojoch naraz.
Takto má firma v každom momente aktuálne dáta, účtovníctvo má prehľad, zákazník dostane faktúru včas a zamestnanci sa môžu venovať práci, ktorá dáva zmysel. Automatizácia fakturácie pritom nie je žiadna vzdialená vízia. Je to realita, ktorú dnes nasadzujeme firmám bežne. A výsledky? Menej chýb, rýchlejšie spracovanie, spokojnejší zákazníci a hlavne pokoj v duši všetkých kolegov.
Automatizácia nie je o tom, že stroje nahradia ľudí. Automatizácia je o preberaní rutinných úloh, ktoré nikomu neprinášajú radosť. Vďaka tomu sa môžeme sústrediť na prácu, ktorá má skutočnú hodnotu pre rozvoj firmy. Technológie v tomto prípade nie sú hrozbou, ale pomocníkom, ktorý šetrí čas aj energiu.
My v Opium Systems veríme, že presne takto má moderná automatizácia vyzerať. Ak vám fakturácia zaberá viac času, než by mala, ozvite sa nám. Ukážeme vám, že faktúry nemusia byť problémom.
