Celé riešenie v skratke
Odvetvie: Verejná správa / mestský magistrát
Technológia: Microsoft 365, SharePoint Online, Microsoft Teams
Výsledok: Prehľadný a centralizovaný rezervačný systém pre mestský vozový park
Mesto Košice spravuje rozsiahly vozový park, ktorý využívajú zamestnanci pri každodenných pracovných činnostiach. Pôvodný spôsob rezervácií prebiehal ústne alebo individuálne prostredníctvom emailov a neprehľadnej komunikácie, bez jasného prehľadu o dostupnosti, využívaní či technickom stave vozidiel.
Cieľom projektu bolo vytvoriť jednoduchý a centralizovaný rezervačný systém, ktorý zlepší plánovanie, zníži administratívu a správcovi poskytne presné dáta o využívaní vozidiel.
Fakty v číslach
Používatelia: zamestnanci magistrátu naprieč oddeleniami
Platforma: Microsoft 365 / SharePoint Online
Integrácia: Microsoft Teams
Typ riešenia: Interná rezervačná aplikácia
Prínos: prehľad, rýchlosť a lepšie využitie vozového parku
Riešenie
Pre Košice sme vyvinuli rezervačnú aplikáciu pre mestské autá, ktorá je súčasťou mestského intranetu. Zamestnanci majú k dispozícii aktuálny prehľad o dostupnosti vozidiel a môžu si ich rezervovať rýchlo a intuitívne, bez potreby emailovej komunikácie.
Systém umožňuje:
- rezerváciu vozidla v reálnom čase,
- evidenciu požičiavania a vracania áut,
- schvaľovací proces rezervácie vozidiel,
- prehľad histórie jázd a používania,
- prehľadnú správu vozového parku,
- evidenciu technického stavu,
- zdieľanie jedného vozidla viacerými zamestnancami počas dňa.
Technológia a funkcionality
Riešenie je postavené na SharePoint Online a plne integrované do Microsoft Teams, vďaka čomu je prirodzenou súčasťou každodennej práce zamestnancov z počítača aj mobilu.
Medzi kľúčové funkcionality patrí:
- detailná evidencia vozidiel vrátane technických parametrov,
- sledovanie STK, EK a platnosti diaľničných známok,
- prehľad technického stavu a dokumentácie vozidiel,
- výber auta podľa konkrétnych potrieb (napr. klimatizácia, diaľničná známka, nákladný priestor),
- automatické notifikácie pre používateľa aj správcu.
Výsledok
Rezervačný systém priniesol mestu Košice:
- lepší prehľad o využívaní vozového parku,
- výrazné zníženie administratívnej záťaže,
- rýchlejší a jednoduchší proces rezervácie,
- efektívne schvaľovanie jázd priamym nadriadeným,
- efektívnejšie plánovanie a správu mestských vozidiel.
Riešenie sa stalo praktickým nástrojom každodennej práce a ukázalo, že aj malé interné aplikácie môžu mať veľký dopad na efektivitu fungovania mesta.