Celé riešenie v skratke 

Odvetvie: Verejná správa / mestský magistrát 
Technológia: Microsoft 365, SharePoint Online, Microsoft Teams 
Výsledok: Prehľadný a centralizovaný rezervačný systém pre mestský vozový park 

Mesto Košice spravuje rozsiahly vozový park, ktorý využívajú zamestnanci pri každodenných pracovných činnostiach. Pôvodný spôsob rezervácií prebiehal ústne alebo individuálne prostredníctvom emailov a neprehľadnej komunikácie, bez jasného prehľadu o dostupnosti, využívaní či technickom stave vozidiel. 

Cieľom projektu bolo vytvoriť jednoduchý a centralizovaný rezervačný systém, ktorý zlepší plánovanie, zníži administratívu a správcovi poskytne presné dáta o využívaní vozidiel. 

Fakty v číslach 

Používatelia: zamestnanci magistrátu naprieč oddeleniami 

Platforma: Microsoft 365 / SharePoint Online 

Integrácia: Microsoft Teams 

Typ riešenia: Interná rezervačná aplikácia 

Prínos: prehľad, rýchlosť a lepšie využitie vozového parku 

Riešenie 

Pre Košice sme vyvinuli rezervačnú aplikáciu pre mestské autá, ktorá je súčasťou mestského intranetu. Zamestnanci majú k dispozícii aktuálny prehľad o dostupnosti vozidiel a môžu si ich rezervovať rýchlo a intuitívne, bez potreby emailovej komunikácie.  

Systém umožňuje: 

• rezerváciu vozidla v reálnom čase, 
• evidenciu požičiavania a vracania áut, 
• schvaľovací proces rezervácie vozidiel, 
• prehľad histórie jázd a používania, 
• prehľadnú správu vozového parku, 
• evidenciu technického stavu, 
• zdieľanie jedného vozidla viacerými zamestnancami počas dňa. 

Technológia a funkcionality 

Riešenie je postavené na SharePoint Online a plne integrované do Microsoft Teams, vďaka čomu je prirodzenou súčasťou každodennej práce zamestnancov z počítača aj mobilu. 

Medzi kľúčové funkcionality patrí: 

• detailná evidencia vozidiel vrátane technických parametrov, 
• sledovanie STK, EK a platnosti diaľničných známok, 
• prehľad technického stavu a dokumentácie vozidiel, 
• výber auta podľa konkrétnych potrieb (napr. klimatizácia, diaľničná známka, nákladný priestor), 
• automatické notifikácie pre používateľa aj správcu.  

Výsledok 

Rezervačný systém priniesol mestu Košice: 

• lepší prehľad o využívaní vozového parku, 
• výrazné zníženie administratívnej záťaže, 
• rýchlejší a jednoduchší proces rezervácie,
• efektívne schvaľovanie jázd priamym nadriadeným, 
• efektívnejšie plánovanie a správu mestských vozidiel. 

Riešenie sa stalo praktickým nástrojom každodennej práce a ukázalo, že aj malé interné aplikácie môžu mať veľký dopad na efektivitu fungovania mesta.