Gesamtlösung in Kürze 

Zweig Öffentliche Verwaltung / Stadtverwaltung 
Technologie Microsoft 365, SharePoint Online, Microsoft Teams 
Ergebnis Übersichtliches und zentrales Buchungssystem für den städtischen Fuhrpark 

Die Stadt Košice verwaltet einen umfangreichen Fuhrpark, der von den Mitarbeitern bei täglichen Arbeitsaufgaben genutzt wird. Die ursprüngliche Art der Reservierungen erfolgte mündlich oder individuell per E-Mail und unübersichtlicher Kommunikation, ohne klare Übersicht über die Verfügbarkeit, Nutzung oder den technischen Zustand der Fahrzeuge. 

Das Ziel des Projekts war es, zu schaffen einfaches und zentralisiertes Buchungssystem, das die Planung verbessert, den Verwaltungsaufwand reduziert und dem Manager präzise Daten über die Fahrzeugnutzung liefert. 

Fakten in Zahlen 

Benutzer Mitarbeiter der Stadtverwaltung abteilungsübergreifend 

Plattform Microsoft 365 / SharePoint Online 

Integration Microsoft Teams 

Lösungstyp: Interne Buchungsanwendung 

Nutzen Überblick, Geschwindigkeit und bessere Auslastung des Fuhrparks 

Lösung 

Für Košice haben wir eine Buchungsanwendung für städtische Fahrzeuge entwickelt, die Teil des städtischen Intranets ist. Mitarbeiter haben einen aktuellen Überblick über die Verfügbarkeit von Fahrzeugen und können diese schnell und intuitiv buchen, ohne dass eine E-Mail-Kommunikation erforderlich ist.  

Das System ermöglicht: 

• Fahrzeugreservierung in Echtzeit, 
• Nachweis der Ausleihe und Rückgabe von Autos, 
• Genehmigungsprozess für Fahrzeugreservierungen, 
• Übersicht der Fahrt- und Nutzungshistorie, 
• Übersichtliche Flotte, 
• Nachweis des technischen Zustands, 
• gemeinsame Nutzung eines Fahrzeugs durch mehrere Mitarbeiter während des Tages. 

Technologie und Funktionalitäten 

Die Lösung basiert auf SharePoint Online und ist vollständig in Microsoft Teams integriert, wodurch sie zu einem natürlichen Bestandteil der täglichen Arbeit der Mitarbeiter sowohl am PC als auch mobil wird. 

Zu den Kernfunktionalitäten gehören: 

• detaillierte Fahrzeugdokumentation einschließlich technischer Parameter, 
• Überwachung von technischen Kontrollen, Abgasuntersuchungen und der Gültigkeit von Autobahnvignetten, 
• Übersicht über den technischen Zustand und die Dokumentation von Fahrzeugen, 
• Auswahl eines Autos nach spezifischen Bedürfnissen (z. B. Klimaanlage, Autobahnvignette, Ladekapazität), 
• automatische Benachrichtigungen für Benutzer und Administratoren.  

Ergebnis 

Das Buchungssystem brachte der Stadt Košice: 

• besserer Überblick über die Fahrzeugflottennutzung, 
• erhebliche Reduzierung des Verwaltungsaufwands, 
• schnellerer und einfacherer Buchungsprozess,
• effiziente Fahrtenfreigabe durch den direkten Vorgesetzten, 
• effizientere Planung und Verwaltung von städtischen Fahrzeugflotten. 

Die Lösung hat sich zu einem praktischen Werkzeug für die tägliche Arbeit entwickelt und gezeigt, dass auch kleine interne Anwendungen einen großen Einfluss auf die Effizienz der Stadtverwaltung haben können.