Je středa, tři hodiny odpoledne, venku je 33 stupňů. V kanceláři jsou tři lidé a jedna klimatizace, která to vzdala. Přijde e-mail od klienta: potřebuje potvrzení, které může vystavit pouze Janka. Janka je momentálně na dovolené, a tak se jí, pochopitelně, nechce zvedat telefon. A vy najednou řešíte, zda je slušné napsat kolegyni na dovolené, nebo nechat klienta čekat až do září. 

Znáte to? Většina firem ano. Léto totiž není přestávka. Léto je zkouška. A odhalí přesně to, co se vám během roku dařilo elegantně skrývat. 

Proč léto odhalí to, co během roku skrýváte? 

Po celý rok firma funguje na základě tiché dohody, že „někdo to ví„. Kde je poslední verze smlouvy, to ví kolega. Jak se schvaluje objednávka, to ví vedoucí. Kdo má přístup do systému, to ví ten jeden člověk z IT. Funguje to, protože ti lidé sedí za stolem vedle vás. V létě však za stolem nikdo nesedí. A ta tichá dohoda se úplně rozpadne. 

Není to jen pocit. Léto je patrné i z konkrétních čísel. V červenci 2023 klesla průmyslová výroba na Slovensku meziročně o 5,3 procenta, přičemž část tohoto poklesu souvisela právě s hromadným čerpáním dovolených ve velkých závodech (Statistický úřad Slovenské republiky). Ve výrobě se to dá naplánovat, celý závod stojí a všichni o tom vědí. V kanceláři to nikdo nenaplánuje. Firma funguje dál, jen na poloviční výkon a s dvojnásobným chaosem. 

Dobrou zprávou je, že nejde o počet lidí. Jde o to, kde máte uložené informace. A to se dá změnit. 

Kdo vlastně ví, kdo je kdy kde? 

Zkuste si hned teď otevřít přehled a zjistit, kdo z týmu bude příští týden na dovolené a kdo ho bude zastupovat. Pokud vám to trvalo déle než minutu, máte první problém. 

Většina firem to řeší pomocí Outlooku. Jenže Outlook vám u kolegy zobrazí nanejvýš stav „zaneprázdněný„, což v praxi nic neznamená. Je na dovolené? Na poradě? Na obědě? Abyste zjistili, kdo skutečně kdy chybí, museli byste postupně otevírat kalendáře všech lidí, což přehledně nezvládnete (pokud to zvládnete, pošlete nám prosím screenshot). Jak z firemního kalendáře vytvořit místo, kde stačí tři kliknutí a hned je vidět, kdo kde je, o tom jsme psali samostatně v v tomto článku. 

Že to dává smysl, dokazuje i praxe. Ve společnosti Marius Pedersen jsme zavedli přehled dovolených a pracovní neschopností tak, že dnes vyřešíme zhruba 35 opakujících se dotazů měsíčně zcela bez e-mailů a telefonátů. Nikdo se nemusí nikoho ptát, kdo kde je. Informace jsou jednoduše k nahlédnutí. Podrobnosti najdete v případová studie Marius Pedersen. 

Co se stane, když odejde jediný člověk, který „to umí“? 

Toto je nejdražší věta ve firmě: „To ví jen Peter.“ Během roku je Peter pojistkou. V létě je Peter jediným slabým článkem. 

Když jsou veškeré znalosti firmy uloženy v hlavě jediného člověka, odejde s jeho dovolenou i část provozu. Podklady k zakázce má ve svém e-mailu. Postup má v hlavě. Přístupy zná nazpaměť. A vy k tomu nemáte přístup, dokud se za tři týdny nevrátí opálený a odpočatý. 

Řešením není zamknout Petra v kanceláři. Řešením je shromáždit vše, co Peter ví, na jednom místě, kam se dostane i jeho kolega. Jedno centrální úložiště, kde jsou dokumenty, postupy a rozhodnutí, a ne patnáct složek a jedna přeplněná e-mailová schránka. Proč právě tento jediný zdroj pravdy dokáže zachránit firmu nejen přes léto, jsme rozebrali v tomto článku. 

Jak připravit firmu na léto za pár dní, a ne za měsíce? 

Nyní zaznívá námitka: „To je sice hezké, ale nemáme čas půl roku rozjíždět nějakou digitalizaci, vždyť léto už je tady.“ Férova námitka. Proto se tu nemluví o půlročním projektu. Mluví se tu o pár dnech pořádku. 

Pro představu: v jedné společnosti jsme vytvořili moderní přehled, který nahradil dosavadní Excel, a zavedli jsme ho zhruba za 2 týdny. A to šlo o organizaci s přísnými požadavky. Ve firmě lze základní letní řád vypracovat ještě rychleji.

Nic z toho není žádná věda. Je to jen rozdíl mezi firmou, která přes léto zamrzne, a firmou, která si toho ani nevšimne. 

Co automatizovat, aby léto fungovalo i bez vás? 

Část letní zátěže tvoří věci, které člověk nemusí dělat. Schválení dovolené. Upozornění, že se blíží termín. Žádost, která má být doručena příslušné osobě. Odpověď na otázku, kterou se někdo ptá už podesáté. 

Právě to jsou úkoly pro automatizaci. Když se schvalování a upozornění provádějí automaticky, je jedno, zda je schvalovatel v kanceláři nebo u moře. Proces pokračuje dál. Jak automatizace rutinních úkonů šetří firmám čas i peníze, jsme popsali v v tomto článku. A pokud chcete jít ještě o krok dál, část opakujících se dotazů dnes zvládne vyřídit i firemní AI agent, samozřejmě nastavený tak, aby zasahoval pouze tam, kam má. 

Co digitalizace během léta nevyřeší? 

Buďme upřímní, protože slibovat zázraky je také nesmysl. Pořádek v dostupnosti a dokumentech nenahradí lidský úsudek. Když nastane nestandardní situace, výjimka u klienta nebo rozhodnutí, které nikdo nepředvídal, systém to za vás nevyřeší. Stále budete potřebovat člověka, který umí zvážit situaci a rozhodnout. 

Stejně tak platí, že jedno léto nevymaže roky chaosu. Pokud celý rok házíte dokumenty do e-mailu, tři dny před dovolenou z toho pořádek rozhodně neuděláte. A systém, který si jednou nastavíte, je třeba také udržovat, jinak se do roka vrátí původní nepořádek. 

Proto má smysl začít v malém a s jednou věcí. Nejprve přehled dostupnosti. Potom dokumenty. Potom automatizace. Ne všechno najednou, ale konečně něco. 

Shrnutí 

Léto vám odhalí pravdu o vaší firmě. Pokud se systém zasekne pokaždé, když je polovina týmu pryč, problém není v dovolených. Problém spočívá v tom, že firma funguje na základě toho, kdo zrovna sedí za stolem, a ne na základě toho, co má zaznamenáno a k dispozici. To se dá změnit, a to ne za půl roku, ale za pár dní soustředěného úklidu. 

Chcete-li zjistit, kolik času vám dnes zabírá shánění informací a operativní činnosti, které by mohly probíhat samy, vyzkoušejte náš Nonsensový skener. Za pár minut uvidíte, kde vaše firma skutečně ztrácí čas. A možná zjistíte, že příští léto zvládnete i s polovičním týmem na pláži. 

Často kladené otázky

Jak zajistit zastupitelnost během dovolených? 

Zastupitelnost spočívá ve třech věcech: v přehledu – kdo je kdy nepřítomen, v jasném přiřazení – kdo koho zastupuje, a v tom, aby zastupující kolega měl snadný přístup k dokumentům a postupům. Pokud jsou tyto informace zaznamenány a dostupné na jednom místě, dovolená jednoho člena týmu neznamená výpadek ve fungování firmy. 

Jak mít přehled o tom, kdo je kdy na dovolené? 

Samotný Outlook obvykle nestačí, zobrazí pouze stav „zaneprázdněný“bez kontextu. Přehlednější je mít jedno místo, kde celý tým vidí dovolené, pracovní neschopnosti a zástupy najednou. Podle toho pak systém umožní přidat dovolenou.“. 

Je možné firmu rychle připravit na období dovolených? 

Ano. Nejde o půlroční projekt, ale o pár dní pořádku: přehled o dostupnosti, předání agendy, jasné zastoupení a dokumenty na jednom místě.  

Co se vyplatí automatizovat před létem? 

Nejvíce pomůže automatizace rutinních úkonů, které by jinak musel provádět konkrétní člověk: schvalování dovolených, připomínání termínů, předávání žádostí příslušné osobě a odpovídání na opakující se dotazy. Když tyto kroky probíhají samy, nezáleží na tom, zda je schvalovatel v práci nebo na dovolené. 

Vyplatí se to i malé firmě? 

Ano, v malé firmě je závislost na jedné osobě často ještě větší než ve velké, protože jeden zaměstnanec má na starosti více oblastí najednou. Právě proto se i malé firmě vyplatí mít dostupnost a znalosti na jednom místě, a ne výhradně v hlavách lidí.