Máte také někdy pocit, že každý den věnujete příliš mnoho času rutinním úkolům? Dokážete si představit svět, ve kterém byste se spolu se svými zaměstnanci věnovali pouze skutečně důležitým procesům? Pokud je vaše odpověď ano, seznamte se s moderní cloudovou automatizací.
Obsah článku:
Automatizace šetří peníze i čas
Automatizace není jen módní výraz nebo trend dnešní doby. Vezměme si například automobilku Ford, která v minulosti jako první na světě nahradila lidský kapitál pásovou výrobou. V té době šlo o naprostou revoluci. Firma část výrobního procesu automatizovala, nadbytečnou pracovní sílu přeškolila nebo propustila a výsledky na sebe nenechaly dlouho čekat. Díky automatizaci ušetřil Ford miliony dolarů a čas, který mohl investovat do dalšího rozvoje.
Vraťme se však do současnosti. Kvůli pandemii muselo mnoho firem propouštět nebo přejít na práci z domova či hybridní práci. Moderní cloudové nástroje, jako jsou Microsoft Teams nebo Microsoft 365, sice přispěly k řešení této situace, otázka, jak optimalizovat obchodní procesy s minimálním počtem zaměstnanců, však zůstává a vždy zůstane aktuální. A tak společnosti z různých odvětví hledají cesty k ještě efektivnější práci. Odpovědí může být strašák slovenské ekonomiky a miláček pokrokových podnikatelů: automatizace. Jen si představte, kolik času, energie a peněz vám to může ušetřit.
Seznamte se s Microsoft Power Automate
Dnes můžete automatizovat téměř každou činnost, kterou ve vaší firmě provádíte. Díky jedinečnému cloudovému řešení Microsoft Power Automate to nyní zvládnete i bez znalostí programování. Zjednodušte si nahrávání a třídění dat, schvalovací procesy (například dovolené či nemocenské), předávání dokumentů, zasílání informačních či oznamovacích e-mailů, remarketing, systém newsletterů či analýzu ukončené online kampaně.
Microsoft Power Automate představuje komplexní a inteligentní infrastrukturu, která umožňuje automatizovat obchodní a pracovní procesy. Tato cloudová služba zjednodušuje pracovní postupy, takže vaši zaměstnanci mohou věnovat více času důležitějším úkolům. Služba je dostupná pro počítače, mobilní zařízení, web i v rámci platformy Microsoft Teams.
Co všechno dokáže Microsoft Power Automate?
- Automatizuje pracovní postupy mezi aplikacemi a službami
- Synchronizuje soubory
- Spravuje oznámení a automatizuje e-maily
- Shromažďuje, ukládá a třídí data
- Pomocí API se dokáže připojit k více než 100 různým zdrojům a rozhraním
- Funguje s aplikacemi od Microsoftu, ale také se všemi relevantními službami, jako jsou Dropbox, Slack nebo Google a mnoha dalšími
Microsoft Power Automate zvládá i zasílání automatických připomínek k úkolům po uplynutí termínu, přesun obchodních dat mezi systémy podle plánu a dokonce i automatizaci výpočtů dat ve vašem počítači v aplikaci Excel.
Jak funguje Microsoft Power Automate?
Program využívá technologii toků (flows), které automaticky propojují události a na ně navazující činnosti. Zdrojem a vykonavatelem těchto činností jsou služby a aplikace, které používáte. Na základě získaných informací se nejužitečnější toky ukládají ve formě šablon a zpřístupňují ostatním uživatelům jako automatizované. Takové automatizované pracovní postupy může vytvářet, používat a sdílet každý uživatel.
V programu nastavujete výchozí podmínky a jejich varianty, prováděné akce, opakování, časování a další parametry provedení požadovaného úkolu. Zároveň můžete vytvářet i makra. V takovém případě Microsoft Power Automate zaznamená vaši práci tak, aby ji bylo možné následně automaticky opakovat. I když to může znít složitě, díky příjemnému a logicky navrženému uživatelskému rozhraní si na program rychle zvyknete.
Jak fungují cloudové toky a k čemu slouží?
Cloudové toky umožňují vytvářet automatizace, které se spouštějí automaticky, okamžitě nebo podle plánu. Vytváříte jimi akci, která je vyvolána určitou událostí, například doručením e-mailu od konkrétní osoby nebo zmínkou o vaší firmě na sociálních sítích. Jejich cílem je propojit více cloudových či lokálních služeb s vaším účtem tak, aby mohly mezi sebou komunikovat.
Představují efektivní řešení opakujících se úkolů. Například okamžité zaslání připomenutí zpožděnému týmu, žádost o schválení dovolené, akce v aplikacích Teams nebo SharePoint a mnoho dalších. Naplánované pracovní postupy dokážou automatizovat úkoly podle harmonogramu, například každodenní nahrávání dat do služby SharePoint nebo do vaší databáze.
Jak fungují desktopové toky a k čemu slouží?
Desktopové toky automatizují úkoly na webu nebo na ploše pomocí aplikace Power Automate Desktop. Umožňují rychlou organizaci dokumentů, přesné extrahování dat z webových stránek a jejich ukládání do aplikace Excel nebo SharePoint. Pomohou také s automatizací pracovní plochy, která se pro nového zaměstnance může stát jakousi „autopilotem“.
Jak fungují a k čemu slouží toky obchodních procesů?
Vytvořením pracovního postupu pro obchodní procesy můžete zajistit, aby zaměstnanci postupovali vždy stejným způsobem při práci se zákazníkem. Stručně řečeno, můžete uživatelům definovat sadu kroků, jejichž dodržování vede k požadovanému výsledku. Ušetříte tak čas, který byste jinak věnovali nákladným školením, rychleji zapracujete nové zaměstnance a předejdete chybám i nespokojenosti zákazníků. Díky Flow mohou navíc obchodní týmy sdílet své prodejní metody s cílem dosáhnout lepších obchodních výsledků.
Pro koho je Microsoft Power Automate vhodný?
Díky této platformě může automatizované procesy vytvářet kdokoli – od běžných uživatelů až po IT odborníky. K používání služby Microsoft Power Automate nepotřebujete žádné programátorské znalosti. I ty nejsložitější operace vyžadují minimum kódu. Služba je vhodná například pro firmy působící v odvětvích, jako je bankovnictví, maloobchod, výroba, pojišťovnictví nebo zdravotnictví.
S automatizací neotálejte, nevyplatí se to
Podle nedávné studie Pomocí služby Microsoft Power Automate se podnikům podařilo snížit náklady na vývoj a zvýšit celkovou efektivitu. Studie uvádí, že za tři roky:
- Celková návratnost investic o 199 %
- Úspora času zaměstnanců při zajištění 50% produktivity v hodnotě 1,41 milionu dolarů
- O 27,4 % méně chyb díky automatizaci
Co vyplývá ze studie? Věnujte se podstatným věcem a zbytek automatizujte pomocí Microsoft Power Automate. Zjednodušte opakující se úkoly a procesy ve firmě a soustřeďte se na to, co je nejdůležitější.
Pracujte efektivněji s Microsoft 365
Získejte ještě větší kontrolu nad svou prací a sázejte na ucelený ekosystém Microsoft 365. Je ideálním řešením pro moderní firmy, které kladou důraz na bezpečné a přehledné vedení evidence. V Opium Systems Specializujeme se na vývoj aplikací pro všechny součásti Microsoft 365, včetně SharePointu.
Změny systému se nemusíte obávat. Pomůžeme vám s přechodem na Microsoft 365, včetně migrace a přípravy na zavedení. Zaškolíme nové uživatele ve vaší firmě, případně navrhneme a zrealizujeme řešení přesně podle vašich potřeb. Možností je spousta, stačí se do toho vrhnout po hlavě!
ZJISTIT VÍCE
