Jak nastavit firemní kalendář, aby skutečně fungoval?
20. května 2026
Čtení trvá 3 minuty
Představte si, že váš firemní kalendář je jedna velká místnost plná lepících papírků. Na jednom je dovolená, na druhém nemocenská a na dalším služební cesta nebo práce z domova. Outlook vám pouze ukáže stav „zaneprázdněn“ případně „autobusy“, ale co to vlastně znamená?
Ve skutečnosti však nikdo neví, kdo vlastně je a kde se nachází, ani zda pracuje, nebo ne. Z plánování se stává dohadování, při kterém se jen hromadí otázky, avšak bez jasných odpovědí.
Pokud se chcete zbavit zdlouhavého hledání kolegů, Uspořádejte si kalendář pomocí SharePointu.
Kalendář v Outlooku funguje skvěle, pokud si schůzky plánujete sami pro sebe. Pokud však má kalendář sloužit celé firmě, začnou se objevovat komplikace.
Sdílení s každým uživatelem zvlášť – namísto centrálního přístupu ke kalendáři je nutné nastavit oprávnění pro každého uživatele zvlášť, jednoho po druhém.
Žádné typy událostí – Outlook nerozlišuje, zda se jedná o dovolenou, služební cestu nebo návštěvu u lékaře.
Kopilot/AIbez využití– pokud v kalendáři je uvedeno pouze „autobusy“, Copilot nedokáže přečíst nic víc.
Nelze vložit přímo upravený kalendář do intranetu nebo do aplikace Teams.
Pokud hledáte přehlednost, automatizaci a spolupráci, potřebujete něco víc.
SharePoint a kalendář
SharePoint má speciální funkce, které běžné kalendáře nenabízejí. Ukáže víc než jen to, že někdo je “autobusy”. Snadno zjistíte, jak dlouho se kdo kde zdržuje. S přehledem zorganizuje celý tým.
Co je na kalendáři v SharePointu tak skvělého?
Centrální správa – vytváření více kalendářů na jednom místě. Personální oddělení, management nebo servis – každý má svůj vlastní obsah, ale díky překryvné zobrazení je možné je přehledně sledovat najednou.
Metadata, schválení a verze – Kalendář je inteligentní seznam – seznam SharePoint. Umožňuje používat vlastní pole (typ události), automatické schvalování nebo historii změn.
Synchronizace s Outlookem – Kalendář lze snadno propojit s Outlookem. Jakékoli změny provedené v SharePointu se automaticky synchronizují i do Outlooku.
Přehledy, filtry, barvy – je to hračka Je možné filtrovat typy událostí, týmy nebo rozlišovat události podle barvy.
Přístupová práva – Oprávnění na úrovni týmu, oddělení a vedení. Nikdo neuvidí víc, než by měl. Bezpečné a transparentní nastavení oprávnění.
Závěr
Pokud potřebujete mít pořádek v dovolených, nemocenských a služebních cestách, Outlook to nezvládne. Ne jako hlavní platforma. Outlook je vhodný pro osobní kalendáře a úkoly, ale pro firemní kalendář je vhodnější jiný systém.
SharePoint tyto požadavky hravě zvládne. Jednotné zobrazení, rychlé schvalování nebo bezpečný přístuppouze oprávněným osobám. Nejde jen o evidenci a docházku, ale o systém, který šetří čas, minimalizuje chyby a udělá z automatizovaný proces plánování místo detektivní práce.
Toto řešení vám nabídne všechny informace na jednom místě – bez zbytečného klikání, duplicit nebo zmatku. Podrobněji jsme si kalendář SharePointu ukázali na našem webináře.
Matúš Izakovič
Sdílet příspěvek
Obsah článku
Nevíte, kde přesně ztrácíte čas a peníze?
Spusťte náš NONSENS SKENER. Za 3 minuty zjistíte, kolik drahocenného času a peněz ve skutečnosti promarníte zbytečnými operativními činnostmi.
Abychom vám mohli nabídnout co nejlepší uživatelský zážitek, využíváme technologie, jako jsou soubory cookie, k ukládání a/nebo získávání informací o vašem zařízení. Váš souhlas s těmito technologiemi nám umožní zpracovávat údaje, jako je chování při prohlížení stránek nebo jedinečné identifikační číslo na této stránce. Nesouhlas nebo odvolání souhlasu může mít negativní dopad na některé vlastnosti a funkce.
Funkční
Always on
Technické ukládání nebo přístup jsou nezbytně nutné k legitimnímu účelu umožnění využívání konkrétní služby, o kterou účastník nebo uživatel výslovně požádal, nebo výhradně k účelu přenosu komunikace prostřednictvím elektronické komunikační sítě.
Nastavení
Technické ukládání nebo přístup je nezbytný pro oprávněný účel, kterým je ukládání předvoleb, o které předplatitel ani uživatel nepožádal.
Statistiky
Technické ukládání nebo přístup, které se používají výhradně pro statistické účely.Technické úložiště nebo přístup, který se používá výhradně pro anonymní statistické účely. Bez předvolání, dobrovolného poskytnutí údajů ze strany vašeho poskytovatele internetových služeb nebo dodatečných záznamů od třetí strany nelze informace uložené nebo získané pouze pro tento účel obvykle použít k vaší identifikaci.
Marketing
Technické úložiště nebo přístup jsou nezbytné k vytvoření uživatelských profilů za účelem zasílání reklamy nebo sledování uživatele na webové stránce či na více webových stránkách pro podobné marketingové účely.
