Trnava je dalším z měst, která se technologických inovací rozhodně nebojí. Když nás město oslovilo s požadavkem, že potřebuje lepší systém pro správu investičních projektů, mělo jednu hlavní podmínku: musí to být rychlé a funkční. Řekněme si to na rovinu – nahradit zavedený Excel není ani snadný, ani jednoduchý úkol, ale když se spojí touha změnit věci k lepšímu s jasnou vizí, lze dokázat zázraky. 

A tak vznikl městský intranet šitý na míru. Zprovozněn za rekordních 2,5 týdne. Ano, čtete správně – necelé tři týdny. 

Obsah   

• Excel už nestačil
• Analýza a workshopy
• Dva a půl týdne, které za to stály
• Co dnes Trnava používá
• Technologie, které město již má – jen lépe využité
• Jak systém hodnotí město
• Trnava dokázala, že digitalizace nemusí trvat roky

Excel už nestačil 

Představte si správu desítek městských investičních projektů, spoustu odpovědných osob, termínů, dokumentace, schvalování… a to vše v Excelu. S rostoucí složitostí však vyvstala potřeba systému, který bude přehledný, bezpečný a použitelný pro všechny zaměstnance města. 

Analýza a workshopy 

Spolupráce s městem Trnava odstartovala v prosinci. Začali jsme sérií tří intenzivních workshopů, které jsme rozložili do tří týdnů – a ano, stihli jsme je i mezi vánočními koláči a punčem. Díky rychlé a věcné spolupráci a pozitivně naladěnému týmu se nám podařilo velmi rychle získat jasnou představu o potřebách města.  

Dva a půl týdne, které za to stály 

Následovala expresní fáze přizpůsobení řešení – za 2,5 týdne jsme upravili a nasadili městský intranet přesně podle individuálních požadavků. Po nasazení proběhla ještě měsíční testovací fáze, během níž byly doladěny poslední detaily. Rychlost neznamenala ústupky v kvalitě – naopak, díky jasně definovaným cílům a skvělé spolupráci šlo vše jako po másle. 

Co dnes Trnava používá? 

Výsledkem je funkční a přehledný intranet, který výrazně zjednodušuje každodenní chod města: 

• Domovská stránka centrálního uzlu – rychlý přístup ke všem důležitým informacím a modulům 
• Manažerský dashboard pro vedení města – přehledy o stavu investic, rozpočtů či úkolů připravené na míru 
• Modul investičních akcií – evidence fáze, stavu, rozpočtu, termínů i dokumentace 
• Automatizovaná správa dokumentů – systém sám vytváří strukturu dokumentů pro každou akci 
• Správa úkolů města – přehledná evidence úkolů u všech zaměstnanců
• Přehled oddělení a jejich zaměstnanců – interní organizační struktura jednoduše a srozumitelně 

Technologie, které město již má – jen lépe využité 

Základem řešení jsou služby Microsoft 365 a SharePoint. Město Trnava tuto platformu již využívalo, chyběla jí však struktura a propojení s procesy města. V rámci projektu jsme proto poskytli také technologické konzultace a doporučení, jak prostředí M365 nastavit a přizpůsobit tak, aby z něj mohli zaměstnanci města plně těžit. 

Jak systém hodnotí město? 

Jaký byl hlavní důvod pro zavedení nového systému? 

Systém pro řízení investičních projektů nahrazuje lokální evidenci zaměstnanců města, kteří plánují, řídí a kontrolují investiční stavební projekty. Tento krok byl nezbytný pro zjednodušení správy a koordinace těchto projektů. 

Jaké výhody přináší nový systém zaměstnancům? 

Toto řešení umožňuje sdílení dokumentů a informací napříč celou organizační strukturou úřadu. Zlepšila se také přehlednost o stavu investičních projektů a zrychlily se procesy schvalování a kontroly projektů. Správa úkolů v systému dále přispívá k efektivnějšímu rozdělení práce. 

Jaké technologie a nástroje jste si pro svůj nový systém vybrali a proč? 

Implementovaný systém je postaven na platformě SharePoint, kterou uživatelé již dobře znají. Díky tomu je práce se systémem intuitivní a nevyžaduje dlouhé a časově náročné zaškolování zaměstnanců. 

 Jak systém hodnotí zaměstnanci, kteří jej používají? 

Zaměstnanci oceňují jednoduchost a přehlednost systému, která jim umožňuje rychlejší přístup k potřebným informacím a úkolům. Systém výrazně zjednodušil každodenní práci, protože vše je nyní centralizováno a dostupné na jednom místě. 

– Radoslav Drobný –  

  oddělení pro inteligentní město města Trnava 

Trnava dokázala, že digitalizace nemusí trvat roky 

Tento projekt je důkazem toho, že i městská samospráva dokáže být rychlá, efektivní a připravená na moderní řešení. Vše závisí na přístupu, důvěře a spolupráci. Nejlepším důkazem je i pozitivní zpětná vazba od města, o které jste si mohli přečíst.