Es ist Mittwoch, drei Uhr nachmittags, draußen 33 Grad. Im Büro sind drei Personen und eine Klimaanlage, die aufgegeben hat. Eine E-Mail vom Kunden kommt: Er braucht eine Bestätigung, die nur Janka ausstellen kann. Janka ist momentan im Urlaub und deshalb möchte Janka verständlicherweise nicht ans Telefon gehen. Und plötzlich überlegen Sie, ob es höflich ist, einer Kollegin im Urlaub zu schreiben, oder ob Sie den Kunden bis September warten lassen. 

Kennen Sie das? Die meisten Firmen schon. Der Sommer ist nämlich keine Pause. Der Sommer ist ein Test. Und er offenbart genau das, was es Ihnen das Jahr über gelungen ist, elegant zu verstecken. 

Warum enthüllt der Sommer, was man das Jahr über versteckt? 

Seit einem Jahr arbeitet die Firma auf Basis einer stillschweigenden Vereinbarung, dass „Jemand weiß das.„Wo die letzte Version des Vertrags ist, weiß der Kollege. Wie eine Bestellung genehmigt wird, weiß die Abteilungsleiterin. Wer Zugriff auf das System hat, weiß diese eine Person aus der IT. Es funktioniert, weil diese Leute am Tisch neben Ihnen sitzen. Im Sommer sitzt jedoch niemand am Tisch. Und diese stille Vereinbarung bricht völlig zusammen. 

Es ist nicht nur ein Gefühl. Der Sommer zeigt sich auch in harten Zahlen. Im Juli 2023 sank die Industrieproduktion in der Slowakei im Jahresvergleich um 5,3 Prozent, wobei ein Teil dieses Rückgangs genau mit dem massenhaften Nehmen von Urlauben in großen Betrieben zusammenhing (Statistisches Amt der SRIn der Produktion lässt sich das planen, das ganze Werk steht still und alle wissen es. Im Büro plant das niemand. Das Unternehmen läuft einfach weiter, nur mit halber Leistung und doppeltem Chaos. 

Die gute Nachricht ist, dass es nicht auf die Anzahl der Personen ankommt. Es geht darum, wo Sie Ihre Informationen gespeichert haben. Und das lässt sich ändern. 

Wer weiß eigentlich, wer wann wo ist? 

Versuchen Sie jetzt sofort, die Übersicht zu öffnen und herauszufinden, wer aus dem Team nächste Woche im Urlaub ist und wer ihn vertritt. Wenn Sie dafür länger als eine Minute gebraucht haben, haben Sie Ihr erstes Problem. 

Die meisten Unternehmen lösen das mit Outlook. Nur zeigt Ihnen Outlook beim Kollegen höchstens den Status „beschäftigt„, was in der Praxis überhaupt nichts bedeutet. Ist er im Urlaub? In einem Meeting? Beim Mittagessen? Um herauszufinden, wer tatsächlich wann fehlt, müssten Sie nacheinander die Kalender aller Personen öffnen, was Sie nicht übersichtlich hinbekommen (falls Sie es hinbekommen, bitten wir um einen Screenshot). Wie man aus dem Firmenkalender einen Ort macht, an dem man mit drei Klicks sieht, wer wo ist, wir haben separat geschrieben indiesem Artikel. 

Dass das einen Sinn ergibt, zeigt auch die Praxis. Bei Marius Pedersen haben wir eine Übersicht über Urlaub und Arbeitsunfähigkeit eingeführt, sodass heute etwa 35 wiederkehrende Anfragen pro Monat ganz ohne E-Mails und Telefonate geklärt werden können. Niemand muss mehr nachfragen, wer gerade wo ist. Die Informationen sind einfach einsehbar. Details finden Sie unter Fallstudie Marius Pedersen. 

Was passiert, wenn der einzige Mensch, der „es weiß“, geht? 

Das ist der teuerste Satz im Unternehmen: „Das weiß nur Peter.Seit einem Jahr ist Peter die Versicherung. Im Sommer ist Peter der einzige Single Point of Failure. 

Wenn das gesamte Wissen eines Unternehmens im Kopf einer einzigen Person gespeichert ist, geht mit deren Urlaub auch ein Stück des Betriebsbetriebs verloren. Die Auftragsunterlagen sind in ihrer E-Mail. Den Ablauf hat sie im Kopf. Die Zugänge kennt sie auswendig. Und Sie haben keine Möglichkeit, daran zu heranzukommen, bis sie in drei Wochen gebräunt und erholt zurückkehrt. 

Die Lösung besteht nicht darin, Peter im Büro einzusperren. Die Lösung besteht darin, das Wissen von Peter an einem Ort zusammenzufassen, auf den auch sein Kollege Zugriff hat. Ein zentraler Ort, an dem Dokumente, Vorgehensweisen und Entscheidungen gespeichert sind, statt fünfzehn Ordnern und einem überfüllten E-Mail-Postfach. Warum eine solche einzige Quelle der Wahrheit das Unternehmen nicht nur über den Sommer hinweg retten kann, haben wir in diesem Artikel analysiert Artikel. 

Wie bereitet man ein Unternehmen in wenigen Tagen – und nicht erst nach Monaten – auf den Sommer vor? 

Jetzt hören wir den Einwand: „Das ist zwar schön und gut, aber wir haben keine Zeit, ein halbes Jahr lang eine Digitalisierung auf die Beine zu stellen – schließlich ist der Sommer schon da..Berechtigter Einwand. Deshalb ist hier nicht von einem halbjährlichen Projekt die Rede. Hier ist die Rede von ein paar Tagen Ordnung. 

Um Ihnen eine Vorstellung zu geben: In einem Unternehmen haben wir eine moderne Übersicht entwickelt, die das bisher verwendete Excel-Programm ersetzt hat, und diese innerhalb von etwa zwei Wochen eingeführt. Dabei handelte es sich um ein Unternehmen mit strengen Anforderungen. Im Unternehmen lässt sich die grundlegende Sommerregelung noch schneller umsetzen.

Das ist alles keine Raketenwissenschaft. Das ist einfach der Unterschied zwischen einem Unternehmen, das im Sommer ins Stocken gerät, und einem Unternehmen, das davon gar nichts mitbekommt. 

Was sollte man automatisieren, damit der Sommer auch ohne Sie reibungslos verläuft? 

Ein Teil der sommerlichen Belastung besteht aus Dingen, die man nicht tun muss. Urlaubsgenehmigung. Erinnerung daran, dass der Termin näher rückt. Ein Antrag, der an die zuständige Person weitergeleitet werden soll. Antwort auf eine Frage, die jemand schon zum zehnten Mal stellt. 

Genau das sind Aufgaben für die Automatisierung. Wenn Genehmigungen und Benachrichtigungen automatisch erfolgen, spielt es keine Rolle, ob sich der Genehmigende im Büro oder am Meer befindet. Der Prozess läuft einfach weiter. Wie die Automatisierung von Routineaufgaben Unternehmen Zeit und Geld spart, haben wir in in diesem Artikel. Und wenn Sie einen Schritt weiter gehen möchten, kann einen Teil der häufig gestellten Fragen heute auch erledigen Unternehmens-KI-Agent, natürlich so eingestellt, dass er nur das erfasst, was er erfassen soll. 

Was wird die Digitalisierung über den Sommer nicht lösen? 

Seien wir ehrlich, denn Wunder zu versprechen, ist ebenfalls Unsinn. Ordnung in der Verfügbarkeit und in den Unterlagen kann das eigene Urteilsvermögen nicht ersetzen. Wenn eine Ausnahmesituation eintritt, ein Sonderfall auftritt oder eine Entscheidung getroffen werden muss, die niemand vorhergesehen hat, wird das System diese Aufgabe nicht für Sie übernehmen. Sie werden weiterhin einen Menschen brauchen, der abwägen und entscheiden kann. 

Ebenso gilt, dass ein Sommer jahrelanges Chaos nicht auslöscht. Wenn man das ganze Jahr über Dokumente in das E-Mail wirft, wird man drei Tage vor dem Urlaub wahrlich keine Ordnung daraus machen. Und ein System, das man einmal einrichtet, muss auch aufrechterhalten werden, sonst kehrt das ursprüngliche Durcheinander innerhalb eines Jahres zurück. 

Deshalb macht es Sinn, im Kleinem und bei einer Sache zu beginnen. Zuerst die Verfügbarkeitsübersicht. Dann die Dokumente. Dann die Automatisierung. Nicht alles auf einmal, aber endlich etwas. 

Zusammenfassung 

Der Sommer wird Ihnen die Wahrheit über Ihr Unternehmen zeigen. Wenn es jedes Mal einfriert, wenn die Hälfte des Teams weg ist, liegt das Problem nicht an den Urlauben. Das Problem ist, dass das Unternehmen von demjenigen abhängt, der gerade am Tisch sitzt, und nicht von dem, was dokumentiert und verfügbar ist. Das lässt sich ändern, und zwar nicht in einem halben Jahr, sondern in ein paar Tagen konzentrierter Ordnung. 

Um herauszufinden, wie viel Zeit Ihnen heute die Informationsbeschaffung und das operative Geschäft rauben, die auch von alleine laufen könnten, testen Sie unser Nonsens-Scanner. In wenigen Minuten sehen Sie, wo Ihr Unternehmen tatsächlich Zeit verschwendet. Und vielleicht stellen Sie fest, dass Sie den nächsten Sommer auch mit der Hälfte des Teams am Strand bewältigen können. 

Häufige Fragen

Wie stellt man die Vertretung während des Urlaubs sicher? 

Die Vertretbarkeit beruht auf drei Dingen: auf der Übersicht – wer wann weg ist, auf der klaren Zuweisung – wer wen vertritt, und darauf, dass der vertretende Kollege einfachen Zugriff auf Dokumente und Abläufe hat. Wenn dies aufgeschrieben und an einem Ort verfügbar ist, bedeutet der Urlaub eines Teammitglieds keinen Betriebsausfall. 

Wie behält man den Überblick, wer wann im Urlaub ist? 

Outlook allein reicht normalerweise nicht aus, er zeigt nur den Status „beschäftigt“ohne Kontext. Übersichtlicher ist ein zentraler Ort, an dem das gesamte Team Urlaub, Krankheitsausfälle und Vertretungen auf einmal sieht. Basierend darauf erlaubt das System dann das Hinzufügen von Urlaub. 

Lässt sich ein Unternehmen schnell auf die Urlaubszeit vorbereiten? 

Ja. Es handelt sich hierbei nicht um ein sechsmonatiges Projekt, sondern um ein paar Tage Ordnung: Verfügbarkeitsübersicht, Übergabe der Agenden, klare Vertretungsregelung und Dokumente an einem Ort.  

Was lohnt es sich vor dem Sommer zu automatisieren? 

Am meisten hilft es, die Routine zu automatisieren, die sonst auf eine bestimmte Person wartet: die Genehmigung von Urlaub, Fristenerinnerungen, die Weiterleitung von Anfragen an die richtige Person und Antworten auf wiederkehrende Fragen. Wenn diese Schritte von alleine ablaufen, spielt es keine Rolle, ob der Genehmigender bei der Arbeit oder im Urlaub ist. 

Lohnt sich das auch für ein kleines Unternehmen? 

Ja, in einem kleinen Unternehmen ist die Abhängigkeit von einer Person oft noch größer als in einem großen, da ein Mitarbeiter mehrere Aufgabenbereiche gleichzeitig betreut. Genau deshalb lohnt es sich auch für ein kleines Unternehmen, Verfügbarkeit und Wissen an einem Ort zu haben und nicht ausschließlich in den Köpfen von Menschen.