Je streda, tri hodiny popoludní, vonku 33 stupňov. V kancelárii sú traja ľudia a jedna klimatizácia, ktorá to vzdala. Príde e-mail od klienta: potrebuje potvrdenie, ktoré vie vystaviť jedine Janka. Janka je momentálne na dovolenke a tak sa Janke, pochopiteľne, nechce dvíhať telefón. A vy zrazu riešite, či je slušné napísať kolegyni na dovolenke, alebo necháte klienta čakať do septembra. 

Poznáte to? Väčšina firiem áno. Leto totiž nie je pauza. Leto je test. A odhalí presne to, čo sa vám cez rok darilo elegantne schovávať. 

Prečo leto odhalí to, čo počas roka schováte? 

Cez rok firma funguje na tichej dohode, že „niekto to vie„. Kde je posledná verzia zmluvy, vie kolega. Ako sa schvaľuje objednávka, vie vedúca. Kto má prístup do systému, vie ten jeden človek z IT. Funguje to, lebo tí ľudia sedia za stolom vedľa vás. Avšak v lete za stolom nesedí nikto. A tá tichá dohoda sa úplne rozpadne. 

Nie je to len pocit. Leto vidno aj v tvrdých číslach. V júli 2023 klesla priemyselná produkcia na Slovensku medziročne o 5,3 percenta, pričom časť tohto prepadu súvisela práve s hromadným čerpaním dovoleniek vo veľkých závodoch (Štatistický úrad SR). Vo výrobe sa to dá naplánovať, celý závod stojí a všetci to vedia. V kancelárii to nikto nenaplánuje. Firma beží ďalej, len na polovičný výkon a s dvojnásobným chaosom. 

Dobrá správa je, že to nie je o počte ľudí. Je to o tom, kde máte uložené informácie. A to sa dá zmeniť. 

Kto vlastne vie, kto je kedy kde? 

Skúste si teraz, hneď, otvoriť prehľad a zistiť, kto z tímu je budúci týždeň na dovolenke a kto ho zastupuje. Ak vám to zabralo viac ako minútu, máte prvý problém. 

Väčšina firiem to rieši Outlookom. Lenže Outlook vám pri kolegovi ukáže nanajvýš stav „zaneprázdnený„, čo v praxi neznamená nič. Je na dovolenke? Na porade? Na obede? Aby ste zistili, kto reálne kedy chýba, museli by ste si postupne otvoriť kalendáre všetkých ľudí, a to prehľadne nezvládnete (ak to zvládnete, poprosíme o screenshot). O tom, ako z firemného kalendára spraviť miesto, kde na tri kliky vidno, kto kde je, sme písali samostatne v tomto článku. 

Že to má zmysel, ukazuje aj prax. V spoločnosti Marius Pedersen sme nasadili prehľad dovoleniek a práceneschopnosti tak, že dnes vyriešia zhruba 35 opakovaných dotazov mesačne úplne bez e-mailov a telefonátov. Nikto sa nemusí nikoho pýtať, kto je kde. Informácia je jednoducho vidieť. Detaily nájdete v prípadovej štúdii Marius Pedersen. 

Čo sa stane, keď odíde jediný človek, ktorý „to vie“? 

Toto je najdrahšia veta vo firme: „To vie iba Peter.“ Cez rok je Peter poistka. V lete je Peter jediný bod zlyhania. 

Keď je celá znalosť firmy uložená v hlave jedného človeka, tak s jeho dovolenkou odchádza aj kus prevádzky. Podklady k zákazke sú v jeho e-maile. Postup má v hlave. Prístupy pozná naspamäť. A vy nemáte ako sa k tomu dostať, kým sa nevráti opálený a oddýchnutý o tri týždne. 

Riešenie nie je Petra zamknúť v kancelárii. Riešenie je dostať to, čo Peter vie, na jedno miesto, kam sa dostane aj jeho kolega. Jeden centrálny priestor, kde sú dokumenty, postupy a rozhodnutia, a nie pätnásť priečinkov a jeden preplnený e-mail. Prečo takýto jediný zdroj pravdy zvládne zachrániť firmu nielen cez leto, sme rozobrali v tomto článku. 

Ako pripraviť firmu na leto za pár dní, nie mesiacov? 

Teraz počujeme námietku: „To je síce pekné, ale my nemáme čas rozbiehať pol roka nejakú digitalizáciu, veď leto je už tu.“ Férova námietka. Preto tu nie je reč o polročnom projekte. Tu je reč o pár dňoch poriadku. 

Pre predstavu, v jednej spoločnosti sme vytvorili moderný prehľad, ktorý nahradil zaužívaný Excel, nasadili sme ho približne za 2 týždne. A to bola organizácia s prísnymi požiadavkami. Vo firme sa základný letný poriadok dá spraviť ešte rýchlejšie.

Nič z toho nie je raketová veda. Je to len rozdiel medzi firmou, ktorá cez leto zamrzne, a firmou, ktorá si to ani nevšimne. 

Čo automatizovať, aby leto bežalo aj bez vás? 

Časť letnej záťaže tvoria veci, ktoré nemusí robiť človek. Schvaľovanie dovolenky. Pripomienka, že sa blíži termín. Prihláška, ktorá má prísť správnej osobe. Odpoveď na otázku, ktorú sa niekto pýta po desiaty raz. 

Presne toto sú úlohy pre automatizáciu. Keď sa schvaľovanie a upozornenia dejú samy, je jedno, či je schvaľovateľ v kancelárii alebo pri mori. Proces beží naďalej. Ako automatizácia rutiny šetrí firmám čas aj peniaze, sme rozpísali v tomto článku. A ak chcete ísť o krok ďalej, časť opakovaných otázok dnes zvládne odbaviť aj firemný AI agent, samozrejme nastavený tak, aby siahal len na to, na čo má. 

Čo digitalizácia cez leto nevyrieši? 

Buďme féroví, lebo sľubovať zázraky je tiež nonsens. Poriadok v dostupnosti a dokumentoch nenahradí úsudok. Keď príde neštandardná situácia, klient s výnimkou alebo rozhodnutie, ktoré nikto nepredvídal, systém ho za vás neurobí. Stále budete potrebovať človeka, ktorý vie zvážiť a rozhodnúť. 

Rovnako platí, že jedno leto nezmaže roky chaosu. Ak celý rok hádžete dokumenty do e-mailu, tri dni pred dovolenkami z toho poriadok veru nespravíte. A systém, ktorý si raz nastavíte, treba aj udržiavať, inak sa do roka vráti pôvodný bordel. 

Preto má zmysel začať v malom a pri jednej veci. Najprv prehľad dostupnosti. Potom dokumenty. Potom automatizácia. Nie všetko naraz, ale konečne niečo. 

Zhrnutie 

Leto vám ukáže pravdu o vašej firme. Ak zamrzne vždy, keď je pol tímu preč, problém nie je v dovolenkách. Problém je v tom, že firma beží na tom, kto práve sedí za stolom, a nie na tom, čo má zapísané a dostupné. To sa dá zmeniť, a nie za pol roka, ale za pár dní sústredeného poriadku. 

Ak chcete zistiť, koľko času vám dnes zožiera zháňanie informácií a operatíva, ktorá by mohla bežať sama, skúste náš Nonsens Skener. Za pár minút uvidíte, kde vaša firma reálne páli čas. A možno zistíte, že najbližšie leto zvládnete aj s polovicou tímu na pláži. 

Časté otázky

Ako zabezpečiť zastupiteľnosť počas dovoleniek? 

Zastupiteľnosť stojí na troch veciach: na prehľade – kto je kedy preč, na jasnom priradení – kto koho kryje, a na tom, aby mal zastupujúci kolega jednoduchý prístup k dokumentom a postupom. Keď je toto zapísané a dostupné na jednom mieste, dovolenka jedného člena tímu neznamená výpadok firmy. 

Ako mať prehľad, kto je kedy na dovolenke? 

Samotný Outlook zvyčajne nestačí, ukáže len stav „zaneprázdnený“ bez kontextu. Prehľadnejšie je jedno miesto, kde celý tím vidí dovolenky, práceneschopnosti a zastupovanie naraz. Podľa toho systém potom dovolí pridať dovolenku. 

Dá sa firma pripraviť na dovolenkové obdobie rýchlo? 

Áno. Nejde o polročný projekt, ale o niekoľko dní poriadku: prehľad dostupnosti, odovzdanie agendy, jasná zastupiteľnosť a dokumenty na jednom mieste.  

Čo sa oplatí zautomatizovať pred letom? 

Najviac pomôže automatizovať rutinu, ktorá inak čaká na konkrétneho človeka: schvaľovanie dovoleniek, pripomienky termínov, smerovanie žiadostí správnej osobe a odpovede na opakované otázky. Keď tieto kroky bežia samy, nezáleží na tom, či je schvaľovateľ v práci alebo na dovolenke. 

Oplatí sa to aj malej firme? 

Áno, v malej firme je závislosť na jednom človeku často ešte väčšia než vo veľkej, lebo jeden zamestnanec drží viac agend naraz. Práve preto sa aj malej firme oplatí mať dostupnosť a znalosti na jednom mieste, a nie výhradne v hlavách ľudí.