Pokud sledujete vývoj umělé inteligence stejně dlouho jako my a zaregistrujete si Copilota již v našem v předchozím článku podívali jsme se na to, jak může fungovat jako každodenní pomocník při práci s obsahem. Od té doby se však situace posunula, a to ne jen o kousek funkce „wow“, ale o řadu praktických vylepšení, která se začínají projevovat zejména v běžných pracovních dnech. Představíme vám 5 užitečných funkcí, které představují zásadní změnu v každodenním pracovním životě. 

Jinými slovy: Copilot už není jen asistent, kterého si tu a tam zavoláte. Stává se vaším vzorovým kolegou, který sedí vedle vás, nikdy vás nepřerušuje a hlavně si všechno pamatuje. 

1. Tvorba stránek v SharePointu bez klikání 

Začněme něčím, co marketingové, personální nebo interní týmy znají velmi dobře. Zveřejnění článku na intranetu. Máte jasnou představu, jen se vám do toho nechce a upřímně řečeno ani nemáte čas řešit celý ten proces kolem toho. 

Dosud to vypadalo klasicky: otevřete SharePoint, vyberete šablonu, upravujete sekce, přemýšlíte nad nadpisy, píšete text, přesouváte bloky, upravujete rozvržení… a po hodině či dvou konečně publikujete. 

S Copilotem to začíná úplně jinak. Napíšete mu: „Připrav interní článek o nových benefitech pro zaměstnance.“A za chvíli máte před sebou návrh, který již má strukturu, logiku i užitečný obsah. Stačí už jen doladit detaily, jako je tón sdělení, formulace, případně doplnit konkrétní informace.“. 

V praxi to znamená, že tým, který potřebuje rychle oznámit změnu, to zvládne za pár desítek minut, a ne za hodiny. Ne proto, že by Copilot udělal všechno za ně, ale proto, že odstranil tu nejpomalejší část a související mechaniku.Díky tomu strávíte méně času klikáním a více času tím, co opravdu chcete sdělit.  

2. Seznamy SharePointu jako zdroj odpovědí, nikoli pouze soubor dokumentů 

Seznamy v SharePointu byly vždy tak trochu dvojsečnou zbraní. Na jedné straně bylo vše pěkně uloženo, strukturované a přehledné. Na druhou stranu, pokud jste z nich potřebovali zjistit něco konkrétního, začalo klasické dobrodružství s klikáním. Filtrování, třídění, kombinování podmínek a tiché doufání, že jste na nic nezapomněli. Protože právě ten jeden filtr navíc dokázal celý výsledek úplně změnit. 

Copilot to však mění a začíná tyto seznamy vnímat jako plnohodnotný zdroj odpovědí, nikoli pouze jako dokument s daty. Místo toho, abyste postupovali klasickým způsobem: kliknutí, filtr, datum, vlastník… zkuste to jinak – které projekty mají zpoždění a co je příčinou? Odpověď dostanete okamžitě, aniž byste si museli hrát na analytika. 

V praxi to vypadá velmi jednoduše. Představte si pondělní standup meeting, kde má manažer pár minut před začátkem schůzky. Dříve by otevřel seznam, rychle ho prošel, zkontroloval, zda je vše v pořádku… a trochu doufal, že se ho nikdo nezeptá na něco mimo to, co právě stihl připravit. Dnes se však může zeptat Copilota, získá rychlý přehled a jde rovnou k věci. Bez stresu, bez improvizace. 

A jaký je ten největší rozdíl? Méně času stráveného přípravou a více času věnovaného řešení. A hlavně konečně méně situací, kdy si pár minut před schůzkou říkáte, že „to nějak zvládnu“… zatímco se prohrabujete seznamem a doufáte, že vás nikdo nepřistihne nepřipraveného. 

3. Méně chaosu v informacích díky důvěryhodným zdrojům 

Každá firma zažívá ten okamžik, kdy si u nějakého dokumentu položí otázku – je to opravdu aktuální? Nebo je to něco, co tu straší ještě z roku 2020? Odpověď bývá často ve stylu: asi je to aktuální, ale raději se ještě zeptám Janky. 

Copilot sice dokázal informace najít i dříve, ale narážel přesně na to samé, na co vy a vaši kolegové – chaos v datech. Více verzí, staré dokumenty, podobné názvy… a výsledek byl někdy spíše otázkou štěstí než jistoty. V tomto ohledu přichází velmi praktická změna. Možnost označit důvěryhodné zdroje, z nichž Copilot primárně čerpá.  

Představte si, že se zaměstnanec ptá na proces schvalování dovolených. Dříve mohl Copilot vyhledat starý dokument, který sice vypadal relevantně, ale už dávno neplatil. Nyní se opírá o aktuální směrnici personálního oddělení, tedy o to, co firma skutečně používá. Na první pohled je to detail. V praxi však jde o velmi znatelnou změnu. Najednou odpadá to věčné – „raději si to ověř u kolegy“. 

Méně chyb, méně nedorozumění = větší jistota, že to, co děláte, je správné. Postupně mizí ten pocit, že firma funguje na principu – nějak to zvládneme, snad to dopadne dobře. Místo toho začínáte mít obsah s jasnými pravidly Copilota, který je dodržuje. 

4. Snadné propojování informací napříč dokumenty 

K velkému posunu došlo také v tom, jak Copilot pracuje s informacemi napříč celou firmou. Dosud šlo často o jeden dokument, jednu knihovnu, jeden zdroj. A všechno ostatní bylo na vás – sedm otevřených záložek, tři verze dokumentů, jeden chat v Teams s kolegou a jen propojovat, vyhledávat a kombinovat. 

Copilot nyní dokáže pracovat s více zdroji najednou a sestavit z nich ucelený přehled.  

Představte si obchodníka, který připravuje nabídku pro klienta. Dosud by: 

• hledal staré nabídky 

• kontroloval zprávy 

• vzpomínal, co podobného se už kdysi dělalo  

• zavolal kolegovi, jestli si to pamatuje 

Dnes zadáte kontext a Copilot: projde stávající materiály, vybere relevantní části, zohlední zkušenosti z minulých projektů a připraví návrh, který už dává smysl. Najednou nezačínáte s prázdnou stránkou, ale s firemním know-how. 

Z pohledu běžného dne to znamená méně hledání, méně přepínání mezi dokumenty a hlavně méně toho pocitu, že si všechno musíte dávat dohromady sami. Pokud vám někdy chyběl ten kolega, který ví všechno, protože tu pracuje už 10 let, tak tohle je okamžik, kdy ho začínáte mít. A to bez toho, abyste ho museli honit po pracovišti nebo mu neustále volat. 

5. SharePoint jako místo, kde obsah vzniká (a nezmizí) 

Tato změna je možná na první pohled nejméně patrná, ale o to více ji pocítíte v každodenní práci. SharePoint se postupně přestává chovat jako archiv, kam se něco uloží a (možná) se k tomu někdo jednou vrátí. Začíná fungovat jako místo, kde se věci skutečně vytvářejí. 

Dosud to vypadalo poměrně klasicky. Potřebujete vytvořit nabídku, zprávu nebo interní dokument. Co uděláte? Otevřete starý soubor, kliknete na „Uložit jako“, začnete přepisovat názvy, data, jméno klienta… a přitom dáváte pozor, aby tam nezůstaly nějaké staré údaje, kterých si nikdo nevšimne… až dokud není pozdě. Je to rutina, kterou zná každý. A zároveň typ práce, kterou nikdo nemá rád. 

S Copilotem se tento model začíná měnit. Místo kopírování starých dokumentů a jejich ruční úpravy zadáte vstupní údaje se základními informacemi a kontextem. A hle, vznikne vám nový dokument. Ale ne úplně od nuly, vychází totiž z toho, co ve firmě již existuje, ze standardů, které máte nastavené. 

A právě tady dochází k největší změně. Ne v tom, že to jde rychleji, ale v tom, že odpadá opakovaná práce, kterou jste dělali pořád dokola. Výsledkem je méně kopírování, méně opravování, méně kontrolování, zda jste na něco nezapomněli. A více času na rozhodování, úpravy a přemýšlení o tom, zda to dává smysl. 

Závěr: malé změny, které zásadně mění každodenní práci 

Když se na tyto novinky podíváme jako na celek, nejde o jednu zásadní funkci, která by všechno změnila ze dne na den. Jde o něco mnohem praktičtějšího. O postupnou změnu způsobu, jakým pracujete. Copilot totiž nedělá velké věci, ale ty malé, otravné věci za vás. 

Odstraňuje věci, kterých jsme si léta ani nevšímali, ale které nás přitom každý den brzdily: hledání správného dokumentu, prohrabávání se daty, kopírování starých souborů, nejistotu, zda pracujeme s aktuální verzí. 

Teprve až tyto věci zmizí, zjistíte, kolik času a energie vám ve skutečnosti braly. SharePoint se tak postupně mění. Už to není jen místo, kam něco uložíte a možná to jednou najdete. Začíná fungovat jako aktivní pomocník, který umí odpovědět, pomoci, připravit podklady nebo rovnou vytvořit obsah.  

Chcete vidět, jak tyto scénáře fungují v praxi a jak je využít ve vaší firmě? Zveme vás na náš webinář, kde vám představíme konkrétní tipy a triky, ale i reálné případové studie. Více informací nebo možnost přihlášení najdete zde.