Tiež máte niekedy pocit, že denne venujete priveľa času rutinným úlohám? Viete si predstaviť svet, v ktorom by ste sa spolu s vašimi zamestnancami venovali iba skutočne dôležitým procesom? Pokiaľ je vaša odpoveď áno, zoznámte sa s modernou cloudovou automatizáciou.
Obsah článku:
- Automatizácia šetrí peniaze aj čas
- Zoznámte sa s Microsoft Power Automate
- Ako Microsoft Power Automate funguje?
- Ako fungujú a na čo slúžia cloudové flow?
- Ako fungujú a na čo slúžia desktopové flow?
- Ako fungujú a na čo slúžia flow obchodných procesov?
- Pre koho je Microsoft Power Automate vhodný?
- Automatizáciu neodkladajte, neoplatí sa to
- Pracujte efektívnejšie s Microsoft 365
Automatizácia šetrí peniaze aj čas
Automatizácia nie je moderný výraz či trend dnešnej doby. Zoberme si napríklad automobilku Ford, ktorá v minulosti ako prvá na svete nahradila ľudský kapitál pásovou výrobou. V tých časoch išlo o absolútnu revolúciu. Časť výrobného procesu firma zautomatizovala, nadbytočnú pracovnú silu preškolila alebo prepustila a výsledky na seba nenechali dlho čakať. Ford automatizáciou ušetril milióny dolárov a čas, ktorý mohol investovať do ďalšieho rozvoja.
Vráťme sa však do súčasnosti. Kvôli pandémii muselo množstvo firiem prepúšťať alebo prejsť na home office či hybridnú prácu. Moderné cloudové nástroje, ako Microsoft Teams či Microsoft 365 síce prispeli k riešeniu, no otázka, ako optimalizovať obchodné procesy s minimom zamestnancov je a bude na stole vždy. A tak spoločnosti z rôznych odvetví hľadajú cesty k ešte efektívnejšej práci. Odpoveďou môže byť strašiak slovenskej ekonomiky a miláčik pokrokových podnikateľov: automatizácia. Len si predstavte, koľko času, energie a peňazí vám dokáže ušetriť.
Zoznámte sa s Microsoft Power Automate
Zautomatizovať dnes viete takmer každú činnosť, ktorú vo vašej firme vykonávate. Vďaka unikátnemu cloudovému riešeniu Microsoft Power Automate to teraz zvládnete bez znalosti programovania. Zjednodušte si upload a triedenie dát, schvaľovacie procesy (napríklad na dovolenku či sick day), odovzdávanie dokumentov, zasielanie informačných či notifikačných e-mailov, remarketing, systém newsletterov či analýzu ukončenej online kampane.
Microsoft Power Automate predstavuje ucelenú a inteligentnú infraštruktúru, ktorá umožňuje automatizovať obchodné a pracovné procesy. Táto cloudová služba zjednodušuje pracovné postupy tak, aby mohli vaši zamestnanci tráviť viac času nad dôležitejšími úlohami. Služba je dostupná pre počítače, mobilné zariadenia, web aj v rámci platformy Microsoft Teams.
Čo všetko Microsoft Power Automate dokáže?
- Automatizuje pracovné postupy medzi aplikáciami a službami
- Synchronizuje súbory
- Spravuje notifikácie a automatizuje e-maily
- Zhromažďuje, ukladá a triedi dáta
- Pomocou API sa dokáže pripojiť k viac než 100 rôznym zdrojom a rozhraniam
- Funguje s aplikáciami od Microsoftu, ale aj so všetkými relevantnými službami, ako Dropbox, Slack či Google a mnohými ďalšími
Microsoft Power Automate zvláda aj posielanie automatických pripomienok pre úlohy po termíne, presúvanie obchodných dát medzi systémami podľa plánu a dokonca aj automatizáciu výpočtu dát na vašom počítači v Exceli.
Ako Microsoft Power Automate funguje?
Program využíva technológiu tokov (flows), ktoré automaticky prepájajú udalosti a na ne nadväzujúce aktivity. Zdrojom a vykonávateľom týchto aktivít sú vami používané služby a aplikácie. Na základe získaných informácií sa najužitočnejšie toky ukladajú vo forme šablón a sprístupňujú ostatným užívateľom ako automatizované. Takéto automatizované pracovné postupy môže vytvárať, používať a zdieľať každý užívateľ.
V programe určujete východiskové podmienky a ich varianty, prevedené akcie, opakovania, časovanie a ďalšie okolnosti realizácie požadovanej úlohy. Zároveň môžete vytvárať aj makrá. Vtedy Microsoft Power Automate zaznamená vašu prácu tak, aby ju bolo následne možné automaticky opakovať. Hoci to môže znieť komplikovane, vďaka príjemnému a logicky navrhnutému užívateľskému rozhraniu si na program rýchlo zvyknete.
Ako fungujú a na čo slúžia cloudové flow?
Cloudové flow umožňujú vytváranie takých automatizácií, ktoré sa spúšťajú automaticky, okamžite, alebo prostredníctvom plánu. Vytvárate nimi akciu, ktorá je vyvolaná udalosťou, napríklad doručením e-mailu od konkrétnej osoby, alebo zmienkou o vašej firme na sociálnych sieťach. Ich cieľom je prepojiť viaceré cloudové či miestne služby s vaším účtom tak, aby spolu mohli komunikovať.
Predstavujú efektívne riešenie opakujúcich sa úloh. Napríklad okamžité odoslanie pripomienky meškajúcemu tímu, žiadosť o schválenie dovolenky, akciu v riešeniach Teams alebo SharePoint a množstvo iných. Naplánované flow zvládajú automatizovať úlohy podľa harmonogramu, napríklad každodenné nahrávanie dát do služby SharePoint či vašej databázy.
Ako fungujú a na čo slúžia desktopové flow?
Desktopové flow automatizujú úlohy na webe či ploche pomocou aplikácie Power Automate Desktop. Umožňujú rýchlu organizáciu dokumentov, presnú extrakciu dát z webstránok a ich ukladanie do aplikácie Excel alebo SharePoint. Pomôžu tiež s automatizáciou plochy, ktorá sa môže pre nového zamestnanca stať autopilotom.
Ako fungujú a na čo slúžia flow obchodných procesov?
Vytvorením flow pre obchodné procesy môžete zaistiť, aby zamestnanci postupovali rovnakým spôsobom vždy, keď pracujú so zákazníkom. V skratke môžete užívateľom definovať sadu krokov, ktorých dodržiavanie vedie k požadovanému výsledku. Ušetríte tak čas venovaný drahým školeniam, rýchlejšie uvediete zamestnancov do pozície a vyhnete sa chybám a nespokojným zákazníkom. Obchodné tímy môžu vďaka flow navyše zdieľať svoje predajné metódy za účelom lepších obchodných výsledkov.
Pre koho je Microsoft Power Automate vhodný?
Automatizované procesy môže vďaka platforme vytvárať ktokoľvek – od bežného používateľa po IT profesionálov. Na obsluhu Microsoft Power Automate nepotrebujete žiadne programátorské znalosti. Iba tie najkomplikovanejšie operácie si vyžadujú minimum kódu. Služba je vhodná napríklad pre firmy podnikajúce v odvetviach, ako bankovníctvo, retail, výroba, poisťovníctvo či zdravotná starostlivosť.
Automatizáciu neodkladajte, neoplatí sa to
Podľa nedávnej štúdie sa podnikom pomocou služby Microsoft Power Automate podarilo znížiť náklady na vývoj a zvýšiť celkovú efektívnosť. Štúdia konštatuje v priebehu 3 rokov:
- Celkovú návratnosť investícií o 199 %
- Úsporu času zamestnancov po zaistení 50-percentnej produktivity v hodnote 1,41 milióna dolárov
- O 27,4 % menej chýb v dôsledku automatizácie
Čo zo štúdie vyplýva? Riešte podstatné a zvyšok automatizujte s Microsoft Power Automate. Zjednodušte opakujúce sa úlohy a procesy vo firme a sústreďte pozornosť tam, kde je potrebná najviac.
Pracujte efektívnejšie s Microsoft 365
Majte svoju prácu ešte viac pod kontrolou a stavte na ucelený ekosystém Microsoft 365. Je ideálnym riešením pre moderné biznisy, ktoré si potrpia na bezpečnú a zrozumiteľnú evidenciu. V Opium Systems sa špecializujeme na vývoj aplikácií pre všetky súčasti Microsoft 365, vrátane SharePoint.
Zo zmeny systému nemajte obavy. Pomôžeme vám pri prechode na Microsoft 365, vrátane migrácie a prípravy adopcie. Zaškolíme nových užívateľov vo vašej firme, prípadne navrhneme a zrealizujeme riešenia presne podľa vašich potrieb. Možností je celé more, stačí do neho skočiť po hlave!
