Celé riešenie v skratke
Odvetvie: Verejná správa
Technológia: Microsoft 365, SharePoint Online
Výsledok: Jednoduchý systém pre zber, správu a vyhodnocovanie spätnej väzby od občanov
Samospráva na východe Slovenska hľadala spôsob, ako lepšie pracovať s podnetmi od občanov. Dovtedy prichádzali cez rôzne kanály: emaily, formuláre, sociálne siete či osobne. Bez jednotnej evidencie a jasného procesu spracovania.
sapCieľom bolo vytvoriť centralizované riešenie, ktoré zabezpečí, že každý podnet bude zaznamenaný, priradený zodpovednej osobe a dotiahnutý do vyriešenia.
Riešenie
Súčasťou interného systému samosprávy sa stal modul pre zber spätnej väzby od občanov, ktorý umožňuje:
- prijímať nápady, podnety a sťažnosti na jednom mieste,
- jednoducho ich zdieľať s príslušnými referátmi,
- sledovať stav riešenia každého podnetu,
- vytvoriť prehľad o najčastejších témach a problémoch.
Celý proces je prehľadný, transparentný a výrazne znižuje riziko, že podnet „zapadne prachom“.
Technológia a funkcionality
Riešenie je postavené na SharePoint Online v rámci Microsoft 365 a je integrované do interného pracovného prostredia samosprávy.
Medzi hlavné funkcionality patria:
- evidencia podnetov s kategorizáciou,
- priraďovanie zodpovedným pracovníkom,
- sledovanie stavu riešenia,
- možnosť spätnej analýzy a reportingu.
Používateľské rozhranie je jednoduché a intuitívne, aby s ním vedeli pracovať zamestnanci naprieč oddeleniami bez potreby rozsiahleho školenia.
Výsledok
Zavedenie systému pre spätnú väzbu od občanov prinieslo:
- lepšiu komunikáciu medzi občanmi a úradom,
- vyššiu transparentnosť riešenia podnetov,
- rýchlejšie reakcie na problémy v území,
- cenné dáta pre zlepšovanie služieb a infraštruktúry.
Riešenie pomáha samospráve aktívne počúvať občanov a meniť spätnú väzbu na reálne zlepšenia.
