Trnava: Evidencia investičných akcií 

Celé riešenie v skratke 

Odvetvie: Verejná správa / samospráva 
Technológia: Microsoft 365, SharePoint Online
Výsledok: Lepší prehľad, kontrola nad rozpočtami a efektívnejšia spolupráca oddelení

Mesto Trnava riešilo potrebu mať prehľadnú a jednotnú evidenciu investičných akcií, ktoré vznikali naprieč viacerými oddeleniami. Informácie o rozpočtoch, termínoch, zmluvách a dodávateľoch sa nachádzali v rôznych aplikáciách, dokumentoch, emailoch a tabuľkách. 

Tento spôsob práce sťažoval kontrolu nad projektmi, zvyšoval riziko chýb a komplikoval spoluprácu medzi jednotlivými útvarmi mesta, čo spôsobovalo predlžovanie realizácie projektov. 

Cieľom bolo vytvoriť centrálne riešenie, ktoré zabezpečí jednotnú evidenciu investícií, odstráni duplicity a poskytne aktuálny prehľad o stave každej investičnej akcie – od nápadu až po jej udržiavanie po jej odovzdaní. 

Riešenie 

Pre Mesto Trnava sme navrhli a implementovali aplikáciu na evidenciu investičných akcií, ktorá: 

• centralizuje všetky investičné projekty na jednom mieste, 
• umožňuje sledovanie rozpočtov, termínov a zodpovedných osôb, 
• eviduje dodávateľov a súvisiacu dokumentáciu ku každej investícii, 
• eliminuje strácanie dokumentov v e‑mailovej komunikácii, 
• poskytuje aktuálny prehľad o stave investičných akcií v reálnom čase. 

Riešenie je navrhnuté tak, aby rešpektovalo existujúce procesy mesta a bolo jednoducho použiteľné pre rôzne oddelenia. 

Technológia a funkcionality 

Aplikácia je postavená na SharePointe v rámci Microsoft 365, doplnená o automatizované workflow a prehľadné používateľské rozhranie. 

Výhodou riešenia je: 

• plná integrácia do existujúceho Microsoft prostredia mesta, 
• žiadna potreba externých aplikácií, 
• minimálne nároky na zaškolenie používateľov, 
• bezpečné a centralizované ukladanie dát a dokumentov. 

Výsledok 

PVďaka implementácii evidencie investičných akcií získalo Mesto Trnava: 

• centrálny a jednotný prehľad nad všetkými investíciami, 
• lepšiu kontrolu nad rozpočtami a termínmi, 
• efektívnejšie riadenie dodávateľov a zmlúv, 
• menej administratívy a manuálnej práce, 
• transparentnejší proces investičného plánovania. 

Riešenie jasne ukazuje, že digitalizácia a automatizácia procesov vo verejnej správe dokáže zjednodušiť riadenie investícií bez zbytočnej administratívnej záťaže.