Celé riešenie v skratke 

Odvetvie: Neziskový sektor 
Technológia: Microsoft 365, SharePoint Online, Entra, OK Dokument, AutoForm 
Riešenie: Interný systém pre riadenie projektov, zmluvnej agendy, objednávok a rozpočtov 
Výsledok: Lepšia kontrola, menej administratívy a vyššia transparentnosť 

Nadácia Pontis realizuje množstvo grantových, rozvojových a interných projektov, ku ktorým patria zmluvy, rozpočty, schvaľovania a reporting. Tieto oblasti boli pôvodne spravované oddelene v rôznych systémoch, dokumentoch, tabuľkách a emailovej komunikácii. 

Takýto spôsob práce: 

• znižoval a trieštil prehľad nad stavom projektov, 
• komplikoval kontrolu rozpočtov a záväzkov, 
• zvyšoval riziko chýb a duplicít, 

Cieľom bolo vytvoriť jednotný interný systém, ktorý prepojí projektovú, zmluvnú a finančnú agendu a poskytne aktuálny prehľad manažmentu aj projektovým tímom. 

Riešenie 

Výsledkom spolupráce bol komplexný interný systém, ktorý integruje všetky kľúčové oblasti fungovania nadácie: 

• centrálna evidencia projektov vrátane ich stavu a zodpovedností, 
• prepojenie projektov so zmluvami a súvisiacou dokumentáciou, 
• sledovanie rozpočtov, čerpania a finančných záväzkov, 
• automatizované schvaľovacie procesy, 
• jasne definované prístupové práva podľa rolí. 

Systém umožňuje sledovať celý životný cyklus projektu – od schválenia, cez realizáciu až po vyhodnotenie a duplikáciu opakovaných projektov medzi rokmi. 

Technológia 

Riešenie je postavené na Microsoft SharePoint v prostredí MS 365, prostredie sme rozšírili o automatizované workflowy a vlastnú aplikačnú logiku. Do SharePointu sme implementovali AutoForm, ktorý poskytuje rýchlu a bezchybnú evidenciu fyzických a právnických osôb v ORSR. Zároveň sme do procesov integrovali automatizované digitálne podpisovanie zmlúv podliehajúce rozsiahlemu schvaľovaciemu procesu. 

Hlavné technologické výhody: 

• plná integrácia do existujúceho Microsoft ekosystému, 
• bezpečné a centralizované ukladanie dát, 
• flexibilita pri úpravách procesov, 
• intuitívne používateľské rozhranie bez zložitého školenia, 
• komplexná bezpečnostná politika založená na Microsoft Entra. 

Technológia bola zvolená tak, aby podporovala dlhodobý rozvoj systému a rast potrieb organizácie. Systém zároveň spĺňa všetky potrebné právne náležitosti na bezpečnosť a ukladanie citlivých dát. 

Výsledok 

Implementáciou riešenia Nadácia Pontis získala: 

• jednotný prehľad nad projektmi, zmluvami a rozpočtami, 
• výrazné zníženie manuálnej administratívy, 
• lepšiu kontrolu nad finančnými tokmi a záväzkami, 
• rýchlejšie a transparentnejšie schvaľovanie, 
• efektívnejšiu spoluprácu naprieč tímami. 

Riešenie sa stalo obľúbeným centrálnym pracovným nástrojom, ktorý podporuje riadenie projektov, finančnú disciplínu a strategické rozhodovanie v rámci celej nadácie.