Celé řešení ve zkratce 

Odvětví: Neziskový sektor 
Technologie: Microsoft 365, SharePoint Online, Entra, OK Dokument, AutoForm 
Řešení: Interní systém pro řízení projektů, smluvní agendy, objednávek a rozpočtů 
Výsledek: Lepší kontrola, méně administrativy a větší transparentnost 

Nadace Pontis realizuje řadu grantových, rozvojových a interních projektů, k nimž patří smlouvy, rozpočty, schvalování a podávání zpráv. Tyto oblasti byly původně spravovány odděleně v různých systémech, dokumentech, tabulkách a e-mailové komunikaci. 

Takovýto způsob práce: 

• zhoršoval a narušoval přehled o stavu projektů, 
• ztěžoval kontrolu rozpočtů a závazků, 
• zvýšilo riziko chyb a duplicit, 

Cílem bylo vytvořit jednotný interní systém, který propojí projektovou, smluvní a finanční agendu a poskytne aktuální přehled jak vedení, tak projektovým týmům. 

Řešení 

Výsledkem spolupráce bylo komplexní interní systém, který integruje všechny klíčové oblasti fungování nadace: 

• centrální evidence projektů včetně jejich stavu a odpovědností, 
• propojení projektů se smlouvami a související dokumentací, 
• sledování rozpočtů, čerpání prostředků a finančních závazků, 
• automatizované schvalovací procesy, 
• jasně definovaná přístupová práva podle rolí. 

Systém umožňuje sledovat celý životní cyklus projektu – od schválení přes realizaci až po vyhodnocení a opakování podobných projektů v jednotlivých letech. 

Technologie 

Řešení je založeno na Microsoft SharePoint v prostředí MS 365, prostředí jsme rozšířili o automatizované pracovní postupy a vlastní aplikační logiku. Do SharePointu jsme implementovali nástroj AutoForm, který zajišťuje rychlou a bezchybnou evidenci fyzických a právnických osob v ORSR. Zároveň jsme do procesů integrovali automatizované digitální podepisování smluv, které podléhají rozsáhlému schvalovacímu procesu. 

Hlavní technologické výhody: 

• plná integrace do stávajícího ekosystému Microsoftu, 
• bezpečné a centralizované ukládání dat, 
• flexibilita při úpravách procesů, 
• intuitivní uživatelské rozhraní bez nutnosti složitého zaškolení, 
• komplexní bezpečnostní politika založená na Microsoft Entra. 

Technologie byla zvolena tak, aby podporovala dlouhodobý rozvoj systému a rostoucí potřeby organizace. Systém zároveň splňuje všechny nezbytné právní požadavky na bezpečnost a ukládání citlivých údajů. 

Výsledek 

Díky zavedení tohoto řešení získala Nadace Pontis: 

• jednotný přehled nad projekty, smlouvami a rozpočty, 
• výrazné snížení manuální administrativy, 
• lepší kontrolu nad finančními toky a závazky, 
• rychlejší a transparentnější schvalování, 
• efektivnější spolupráci napříč týmy. 

Toto řešení se stalo oblíbeným ústředním pracovním nástrojem, který podporuje řízení projektů, finanční disciplínu a strategické rozhodování v rámci celé nadace.