Január 2027 sa blíži a s ním aj povinná e-faktúra. Väčšina firiem ju berie ako ďalšiu starosť pre účtovníctvo. Strach z e-faktúry? Nonsens. Ukážeme vám, prečo ju môžete mať tam, kde už dnes pracujete a to v Microsoft 365 a SharePointe. 

Čo je e-faktúra a digitálny poštár?

Od 1. januára 2027 musia platitelia DPH na Slovensku pri tuzemských obchodoch vystavovať faktúry ako štruktúrované XML. Faktúru neposielate sami, ale cez digitálneho poštára, teda certifikovaného poskytovateľa, ktorý ju doručí odberateľovi a zároveň automaticky oznámi jej údaje finančnej správe. Jedným z takýchto poštárov je aj Opium. Prijímať e-faktúry musí vedieť každá firma, aj neplatiteľ DPH, a archivovať ich treba 10 rokov v pôvodnom formáte.  

A teraz to podstatné. Väčšina firiem si povie: „To vyrieši naša účtovníčka Katka.“ A e-faktúra skončí zamknutá v ďalšom portáli, do ktorého vidí len jeden človek. Ako vyzerá faktúra, určuje zákon. Kde s ňou pracujete, je však už na vás. S Opium. poštárom si e-faktúru zabezpečíte u nás a máte ju vo svojom Microsoft 365. 

Prečo by e-faktúra nemala žiť len v účtovníctve?  

Toto je najdrahšia veta vo firme: „Tú faktúru má Katka.“ Katka ju má u seba, vedúci ju má schváliť, ale je mimo kancelárie, a konateľ sa pýta, prečo dodávateľ volá kvôli neuhradenej splatnosti. Excel s prehľadom faktúr je aktuálny presne do chvíle, kým Katka odíde na obed. Nonsens. Riešenie: jedno miesto, kam faktúra príde, kde ju správny človek schváli a kde ju o päť rokov nájdete skôr, ako by ste našli zaprášený šanón.  
 

Ako vyzerá e-faktúra s Opium. poštárom v Microsoft 365? 

Princíp je jednoduchý. Opium. poštár je digitálny poštár, ktorý nežije v ďalšom samostatnom portáli, ale priamo vo vašom Microsoft 365. Doručenie e-faktúry cez sieť Peppol aj oznámenie údajov finančnej správe vybaví za vás a každú faktúru uloží rovno do vášho SharePointu. Cesta prijatej faktúry potom vyzerá takto: 

• Príjem: Opium. poštár prijme e-faktúru, prečíta z nej dodávateľa, sumu, splatnosť či číslo objednávky a uloží ju do vašej knižnice v SharePointe, ako originálne XML, PDF aj čitateľný náhľad. Zároveň odovzdá údaje z faktúry finančnej správe. 
• Schválenie: faktúra podľa pravidiel príde správnemu človeku, ktorý ju schváli v Teams, v Outlooku alebo v mobile. Účtovníčka vidí stav faktúry priamo v SharePointe a schválenú faktúru si prevezme do účtovného programu. 
• Archív: faktúra ostáva vo vašom SharePointe v pôvodnom XML a dá sa vyhľadať podľa dodávateľa, sumy, projektu či strediska. 

A rovnako to funguje aj opačným smerom. Faktúru, ktorú vystavíte, Opium. poštár doručí odberateľovi, nahlási finančnej správe a jej kópiu uloží k zákazke v SharePointe. 

Ako to vyzerá v praxi ? 

Niekoľko modelových situácií, ako môže náš Opium. poštár fungovať aj u vo vašej firme či na úrade: 

• Stavbyvedúci na stavbe. Subdodávateľ pošle e-faktúru za betón. Opium. poštár ju prijme, priradí k zákazke a stavbyvedúci dostane notifikáciu v Teams. Schváli ju v mobile priamo na stavbe.  
• Faktúra s objednávkou. Opium. poštár prečíta z XML číslo objednávky a automaticky ho spáruje s objednávkou v SharePointe. Ak suma nesedí, systém upozorní skôr, ako faktúru niekto zaplatí. 
• Kontrola alebo audit. Príde otázka na všetky faktúry od jedného dodávateľa za posledné tri roky. Keďže Opium. poštár ukladá každú faktúru v pôvodnom XML do SharePointu, stačí filter a export za pár minút. 
• Samospráva. Mesto musí niektoré faktúry aj zverejňovať. Keď Opium. poštár uloží údaje rovno v štruktúrovanej podobe, zverejnenie sa dá z veľkej časti zautomatizovať. 

Ako získať Opium.poštára do svojej firmy? 

Opium. poštára si zabezpečíte priamo u nás a my vám ho radi nasadíme do vášho Microsoft 365. Nemusíte nič inštalovať ani hľadať ďalšieho dodávateľa. Postup je jednoduchý: 

• Stretnutie: pozrieme sa spolu, ako dnes faktúry vo vašej firme putujú a kto ich schvaľuje. 
• Registrácia: zaregistrujeme vás do siete Peppol cez Opium. poštára.  
• Nastavenie v Microsoft 365: pripravíme knižnicu v SharePointe, pravidlá schvaľovania a napojenie na Teams a Outlook. 
• Spustenie a podpora: prvé faktúry prejdeme spolu a ostávame vám k dispozícii aj potom.  

Prečo je lepšie mať e-faktúru a digitálneho poštára priamo v Microsoft 365?  

Väčšina digitálnych poštárov je ďalší samostatný portál s ďalším heslom, do ktorého sa prihlasuje len jeden človek. Opium. poštár ide opačnou cestou: e-faktúru prinesie tam, kde vaši ľudia už pracujú každý deň. Čo tým získate: 

• Jeden partner na všetko. Opium. poštára, nastavenie SharePointu aj schvaľovacích procesov máte od nás, s jedným kontaktom na podporu. 
• Žiadny nový systém. Poštára, schvaľovanie aj archív máte v jednom prostredí. Ľudia sa nemusia učiť nový softvér a všetky faktúry vidia na jednom mieste.  
• Schvaľovanie odkiaľkoľvek. Hneď ako Opium. poštár faktúru prijme, príde schvaľovateľovi notifikácia do mobilu. Faktúry sa tak vybavia jedným klikom a už nemusia ležať na stole x dní.  
• Bezpečnosť a prístup podľa rolí. Faktúry vidí len ten, kto ich vidieť má. História verzií ukáže, kto faktúru schválil alebo upravil. 
• Pripravené na AI. Nad faktúrami v Microsoft 365 sa dá využiť aj Copilot, napríklad na otázku „Koľko sme minulý kvartál zaplatili za IT služby?“ 

Zaujalo vás to ? 

Opium. poštára si zabezpečíte priamo u nás a my vám ho radi nasadíme do vášho Microsoft 365. Nemusíte nič iAk vás e-faktúra v Microsoft 365 zaujala a chcete ju mať vo firme skôr, ako príde január, neváhajte si s nami zarezervovať stretnutie. Ukážeme vám, ako môže cesta faktúry vyzerať u vás, a radi vám ju implementujeme. 

Chcem stretnutie 

Časté otázky o e-faktúre v Microsoft 365 

Nahradí SharePoint digitálneho poštára? 

Nie. Doručenie e-faktúry a oznámenie údajov finančnej správe robí certifikovaný digitálny poštár. SharePoint a Microsoft 365 riešia schvaľovanie, prehľad a firemný archív. 

Musím mať digitálneho poštára, aj keď nie som platiteľ DPH? 

Áno, ak chcete e-faktúry prijímať. Od 1. januára 2027 ich musí vedieť prijať každá firma. Neplatiteľ DPH ich však nemusí vystavovať. 

Stačí archivovať faktúry ako PDF? 

Nie. E-faktúry treba uchovávať 10 rokov v pôvodnom XML formáte. PDF môže byť uložené popri XML ako pohodlný náhľad pre ľudí. 

Môžem e-faktúry archivovať v SharePointe? 

Zákon nepredpisuje konkrétny systém, požaduje uchovanie XML po dobu 10 rokov. SharePoint s nastaveným uchovávaním a riadeným prístupom na to môže slúžiť. 

Potrebujem na to nové licencie? 

Základ tvorí Microsoft 365 so SharePointom, ktorý má mnoho firiem už dnes. Či treba niečo doplniť, napríklad pre pokročilú automatizáciu alebo uchovávanie, závisí od konkrétneho riešenia. 

Dokedy sa treba pripraviť? 

Povinnosť platí od 1. januára 2027. Poštára aj interný proces je rozumné nastaviť ešte v roku 2026, aby ste v januári neriešili prvé faktúry narýchlo.