Der Januar 2027 rückt näher und mit ihm auch die verpflichtende elektronische Rechnung. Die meisten Firmen nehmen sie als weitere Belastung für die Buchhaltung wahr. Angst vor der elektronischen Rechnung? Nonsens. Wir zeigen Ihnen, warum Sie sie dort nutzen können, wo Sie heute bereits arbeiten – in Microsoft 365 und SharePoint. 

Was ist eine E-Rechnung und ein Digitaler Postfachdienst?

Ab dem 1. Januar 2027 müssen die Mehrwertsteuereinleger in der Slowakei bei inländischen Geschäften Rechnungen als strukturierte XML-Datei ausstellen. Sie senden die Rechnung nicht selbst, sondern über Digitaler Postbote, Also einem zertifizierten Anbieter, der sie dem Abnehmer liefert und gleichzeitig automatisch seine Daten an die Finanzverwaltung meldet. Einer derartigen Postämter ist auch Opium. Jede Firma muss e-Rechnungen akzeptieren können, auch Nicht-Mehrwertsteuersatzzahlende, und sie müssen 10 Jahre lang in Originalform archiviert werden.  

Und jetzt das Wichtige. Die meisten Firmen werden sich sagen: „Unsere Buchhalterin Katka wird das lösen.“Eine E-Rechnung wird in einem weiteren Portal gesperrt, das nur ein einziger Mensch sehen kann. Wie sie aussieht, bestimmt das Gesetz. Wo Sie mit ihr arbeiten, liegt jedoch an Ihnen. Mit Opium. Posten sichert Ihnen die E-Rechnung bei uns und Sie haben sie in Ihrem Microsoft 365. 

Warum sollte die elektronische Rechnung nicht nur im Buchhaltungssystem verwendet werden?  

Das ist der teuerste Satz im Unternehmen: „Die Rechnung hat Katka tatsächlich.. “Katka hat sie bei sich, der Leiter muss sie genehmigen, aber sie ist außer Büro und der Geschäftsführer fragt sich, warum der Lieferant wegen einer unbezahlten Rechnungsstellung anruft. Der Excel-Bericht mit den Rechnungsübersichten ist genau so aktuell, wie Katka zum Mittagessen abreist.“. Nonsens. Lösung: Ein Ort, an dem die Rechnung eintreffen wird, wo sie vom richtigen Mitarbeiter genehmigt wird und an dem sie fünf Jahre später gefunden wird, bevor man einen verschütteten Schrott finden würde.  
 

Ako Sehen Sie sich eine E-Rechnung mit Opium im Posteingang in Microsoft 365 an? 

Der Grundsatz ist einfach. Opium. poštár ist ein digitales Postamt, das nicht in einer separaten Plattform lebt, sondern direkt in Ihrem Microsoft 365. Die Übermittlung der E-Rechnung über das Peppol-Netzwerk sowie die Meldung der Daten an die Finanzverwaltung erledigt es für Sie und speichert jede Rechnung direkt in Ihrem SharePoint. Die empfangene Rechnungsadresse sieht dann folgendermaßen aus: 

• Einnahmen: Opium. der Postbeamter nimmt die E-Rechnung entgegen, liest sie vom Lieferanten nach, die Summe, die Fälligkeit und die Bestellnummer und speichert sie in Ihrer SharePoint-Bibliothek als Originaldatei in XML, PDF und als lesbarer Vorschau. Gleichzeitig übermittelt er die Daten aus der Rechnung an die Finanzabteilung. 
• Genehmigung: Die Rechnung wird gemäß den Richtlinien an die richtige Person gesendet, die sie in Teams, Outlook oder mobil prüft. Die Buchhalterin kann den Status der Rechnung direkt in SharePoint einsehen und die genehmigte Rechnung in die Buchhaltungsumgebung übernehmen. 
• Archiv: Die Rechnung bleibt in Ihrem SharePoint-System in der ursprünglichen XML-Datei gespeichert und kann nach Lieferant, Summe, Projekt oder Standort gesucht werden. 

Und in umgekehrter Richtung funktioniert es ebenfalls. Die Rechnung, die Sie ausstellen, wird von Opium Postlieferant an den Abnehmer liefern, der eine Kopie der Rechnung an die Finanzverwaltung übermittelt und diese in SharePoint als Teil der Bestellung hinterlegt. 

Wie sieht es in der Praxis aus? 

Einige mögliche Szenarien, wie unser Opium-Postbote auch in Ihrem Unternehmen oder in der Behörde funktionieren kann: 

• Bauleiter auf Baustelle. Der Subunternehmer sendet eine E-Rechnung für den Beton. Opium. Der Postbote nimmt sie entgegen, ordnet sie der Bestellung zu und der Bauleiter erhält eine Benachrichtigung in Teams. Er bestätigt sie direkt auf der Baustelle mit seinem Mobiltelefon.  
• Rechnung mit der Bestellung. Opium. Der Postbeamter liest die Bestellnummer aus XML aus und koppelt sie automatisch mit der Bestellung in SharePoint. Wenn die Summe nicht stimmt, warnt das System bereits, bevor jemand die Rechnung bezahlt. 
• Kontrolle oder Audit. Es wird eine Frage zu allen Rechnungen eines einzelnen Lieferanten in den letzten drei Jahren geben. Da Opium. Post die Rechnungen in XML-Format in SharePoint speichert, genügt ein Filter und eine Exportfunktion in wenigen Minuten. 
• Gemeindeverwaltung. Die Stadt muss einige Rechnungen auch veröffentlichen. Wenn Opium. die Daten direkt in einer strukturierten Form hinterlegt, lässt sich die Veröffentlichung weitgehend automatisieren. 

Wie kann man Opium.Post zum eigenen Unternehmen gewinnen? 

Opium. Sie erhalten den Postboten direkt bei uns und wir installieren ihn gerne in Ihrem Microsoft 365. Sie müssen nichts installieren oder einen anderen Anbieter suchen. Der Ablauf ist einfach: 

• Treffen: Wir werden gemeinsam sehen, wie die Rechnungen in Ihrem Unternehmen heute verschickt werden und wer sie genehmigt. 
• Registrierung: Wir registrieren Sie über Opium in der Peppol-Netzwerk. Postbote.  
• Einstellungen in Microsoft 365: Wir erstellen eine Bibliothek in SharePoint, genehmigen die Regeln und verbinden Teams und Outlook. 
• Start und Unterstützung: Wir gehen gemeinsam über die ersten Rechnungen hin und stehen Ihnen auch danach weiterhin zur Verfügung.  

Warum ist es besser, eine E-Rechnung und einen digitalen Postboten direkt in Microsoft 365 zu haben?  

Die meisten digitalen Postadressen sind eine weitere separate Website mit einem weiteren Passwort, auf das nur eine Person zugreifen kann. Opium. Der Postbote geht die andere Richtung: Er bringt die E-Rechnung dorthin, wo Ihre Mitarbeiter bereits jeden Tag arbeiten. Was Sie davon erhalten: 

• Ein Partner für alles. Opium. Postfach, die Einrichtung von SharePoint und die Genehmigungsprozesse stehen Ihnen von uns zur Verfügung – mit nur einem Ansprechpartner für Support. 
• Kein neues System. Der Postbote, die Genehmigung und das Archiv sind in einer einzigen Umgebung verfügbar. Die Mitarbeiter müssen keine neue Software erlernen und alle Rechnungen können an einem Ort angezeigt werden.  
• Genehmigung von überall aus. Sobald Opium. der Postbote die Rechnung entgegennimmt, erhält der Beauftragte eine Benachrichtigung auf sein Handy. Die Rechnungen können somit mit einem Klick bearbeitet werden und müssen nicht noch x Tage auf dem Schreibtisch liegen.  
• Sicherheit und Zugriff nach Rollen. Nur derjenige sieht die Rechnungen, der sie sehen darf. Die Versionsgeschichte zeigt, wer die Rechnung genehmigt oder bearbeitet hat. 
• Bereit für KI. Copilot kann auch auf Microsoft 365-Rechnungen angewendet werden, zum Beispiel zur Frage „Wie viel haben wir im letzten Quartal für IT-Services ausgegeben?“ 

Interessiert das Sie? 

Opium. Sie erhalten den Postfachdienst direkt bei uns und wir installieren ihn gerne in Ihrem Microsoft 365. Sie müssen nichts tun, wenn Ihnen die E-Rechnung in Microsoft 365 gefällt und Sie sie in Ihrem Unternehmen haben möchten, bevor der Januar kommt., Zögern Sie nicht, ein Meeting mit uns zu vereinbaren. Wir zeigen Ihnen, wie der Rechnungsbetrag bei Ihnen aussehen kann und implementieren ihn gerne für Sie. 

Ich möchte ein Treffen 

Allgemeine Fragen zu E-Rechnungen in Microsoft 365 

Ersetzt SharePoint den digitalen Postfachdienst? 

Nein. Die Zustellung der E-Rechnung und die Meldung der Daten an die Finanzabteilung werden von einem zertifizierten digitalen Postboten durchgeführt. SharePoint und Microsoft 365 sorgen für die Genehmigung, Übersicht und das Unternehmensarchiv. 

Muss ich einen digitalen Briefkäfer haben, auch wenn ich keine Mehrwertsteuerzahler bin? 

Ja, wenn Sie E-Rechnungen erhalten möchten. Ab dem 1. Januar 2027 muss jede Firma diese empfangen können. Die Nichtzahler der Mehrwertsteuer müssen sie jedoch nicht ausstellen. 

Ist es ausreichend, Rechnungen als PDF zu archivieren? 

Nein. E-Rechnungen müssen 10 Jahre lang in der ursprünglichen XML-Format gespeichert werden. PDF-Dateien können neben der XML-Datei als komfortable Vorschau für die Benutzer gespeichert werden. 

Kann ich E-Rechnungen in SharePoint archivieren? 

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes System vor; es wird verlangt, dass die XML-Daten für 10 Jahre gespeichert werden. SharePoint kann dazu mit einer festgelegten Speicherdauer und einem verwalteten Zugriff dienen. 

Brauche ich dazu neue Lizenzen? 

Das Fundament bildet Microsoft 365 mit SharePoint, das bereits heute von vielen Unternehmen genutzt wird. Ob man etwas ergänzen muss, zum Beispiel für eine erweiterte Automatisierung oder Datenspeicherung, hängt von der jeweiligen Lösung ab. 

Bis wann muss man sich vorbereiten? 

Die Pflicht gilt ab dem 1. Januar 2027. Es ist sinnvoll, den Postdienst und den internen Prozess bereits im Jahr 2026 zu planen, damit Sie im Januar die ersten Rechnungen nicht schnell bearbeiten müssen.