Trnava ist eine weitere der Städte, die sich nicht vor technologischen Innovationen scheuen. Als uns die Stadt mit der Bitte kontaktierte, dass sie ein besseres System für die Verwaltung von Investitionsprojekten benötige, hatten sie eine Hauptbedingung:Es muss schnell und funktional sein. Sagen wir es mal ganz offen – das etablierte Excel zu ersetzen ist keine Kleinigkeit und auch nichts Einfaches, aber wenn der Wunsch, Dinge zum Besseren zu verändern, mit einer klaren Vision zusammenkommt, können Wunder geschehen. 

Und so entstand das maßgeschneiderte Stadt-Intranet. Eingeführt in rekordverdächtigen 2,5 Wochen. Ja, Sie haben richtig gelesen – weniger als drei Wochen. 

Inhalt   

• Excel reichte nicht mehr aus
• Analyse und Workshops
• Zweiundeinhalb Wochen, die sich gelohnt haben
• Was benutzt Trnava heute
• Technologien, die die Stadt bereits hat – besser genutzt
• Wie das System die Stadt bewertet
• Trnava zeigte, dass Digitalisierung nicht Jahre dauern muss

Excel reichte nicht mehr aus 

Stellen Sie sich die Verwaltung von Dutzenden städtischen Investitionsprojekten vor, eine Vielzahl von Verantwortlichen, Fristen, Dokumenten, Genehmigungen ... und alles in Excel. Mit zunehmender Komplexität entstand jedoch die Notwendigkeit eines Systems, das für alle Mitarbeiter der Stadt übersichtlich, sicher und nutzbar ist. 

Analyse und Workshops 

Die Zusammenarbeit mit der Stadt Trnava begann im Dezember. Wir starteten mit einer Reihe von drei intensiven Workshops, die wir über drei Wochen verteilten – und ja, wir haben sie auch zwischen Weihnachtskeksen und Punsch geschafft. Dank der schnellen und sachlichen Zusammenarbeit und dem positiv eingestellten Team konnten wir uns ein sehr schnelles und klares Bild von den Bedürfnissen der Stadt verschaffen.  

Zweiundeinhalb Wochen, die sich gelohnt haben 

Es folgte eine schnelle Anpassungsphase der Lösung – innerhalb von 2,5 Wochen haben wir das städtische Intranet genau nach individuellen Anforderungen angepasst und implementiert. Nach der Implementierung gab es noch eine einmonatige Testphase, in der die letzten Details verfeinert wurden. Geschwindigkeit bedeutete keine Kompromisse bei der Qualität – im Gegenteil, dank klar definierter Ziele und großartiger Zusammenarbeit lief alles wie geschmiert. 

Was benutzt Trnava heute? 

Das Ergebnis ist ein funktioneller und übersichtlicher Intranet, der den täglichen Betrieb der Stadt erheblich vereinfacht: 

• Startseite des zentralen Hubs– schneller Zugriff auf alle wichtigen Informationen und Module 
• Management-Dashboard für die Stadtführung – maßgeschneiderte Berichte über den Stand von Investitionen, Budgets oder Aufgaben 
• Modul für Investmentfonds– Nachweise für Phase, Status, Budget, Termine und Dokumentation 
• Automatisierte Dokumentenverwaltung– das System erstellt selbst die Dokumentenstruktur für jede Aktion 
• Aufgabenverwaltung der Stadt– übersichtliche Aufgabenerfassung für alle Mitarbeiter
• Übersicht der Abteilungen und ihrer Mitarbeiter– interne Organisationsstruktur, einfach und verständlich 

Technologien, die die Stadt bereits hat – besser genutzt 

Die Grundlage der Lösung bildet Microsoft 365 und SharePoint. Die Stadt Trnava nutzte diese Plattform bereits, es fehlte ihr jedoch an Struktur und Anbindung an die Prozesse der Stadt. Im Rahmen des Projekts haben wir daher auchTechnologieberatungund Empfehlungen, wie die M365-Umgebung eingerichtet und angepasst werden kann, damit die Mitarbeiter der Stadt maximal davon profitieren können. 

Wie bewertet das System die Stadt? 

Was war der Hauptgrund für die Implementierung des neuen Systems? 

Das System zur Steuerung von Investitionsmaßnahmen ersetzt die lokalen Aufzeichnungen von Stadtmitarbeitern, die Bauprojekte planen, steuern und kontrollieren. Dieser Schritt war notwendig, um die Verwaltung und Koordination dieser Projekte zu vereinfachen. 

Welche Vorteile bringt das neue System für die Mitarbeiter? 

Die Lösung ermöglicht den Austausch von Dokumenten und Informationen über die gesamte Organisationsstruktur der Behörde hinweg. Zudem wurde die Übersicht über den Stand der Investitionsvorhaben verbessert und die Prozesse zur Genehmigung und Kontrolle von Projekten beschleunigt. Das Aufgabenmanagement im System trägt darüber hinaus zu einer effizienteren Arbeitsverteilung bei. 

Welche Technologien und Werkzeuge haben Sie für Ihr neues System ausgewählt und warum? 

Das implementierte System basiert auf der SharePoint-Plattform, die den Benutzern bereits gut bekannt ist. Dies gewährleistet, dass die Arbeit mit dem System intuitiv ist und keine lange und zeitaufwändige Schulung der Mitarbeiter erfordert. 

 Wie bewerten die Mitarbeiter, die das System nutzen, dieses? 

Die Mitarbeiter schätzen die Einfachheit und Übersichtlichkeit des Systems, was ihnen einen schnelleren Zugriff auf benötigte Informationen und Aufgaben ermöglicht. Das System hat die tägliche Arbeit erheblich vereinfacht, da nun alles zentralisiert und an einem Ort verfügbar ist. 

– Radoslav Drobný –  

  Referat für Smart City der Stadt Trnava 

Trnava zeigte, dass Digitalisierung nicht Jahre dauern muss 

Dieses Projekt ist ein Beweis dafür, dass auch die Stadtverwaltung schnell, effizient und bereit für moderne Lösungen sein kann. Alles hängt von der Einstellung, dem Vertrauen und der Zusammenarbeit ab. Der beste Beweis ist auch das positive Feedback der Stadt, über das Sie lesen konnten.