Šikovná aplikácia, ktorá značne dokáže zlepšiť workflow, ale aj pridať nejakú tú novú vrásku na čele, ak sa používa neorganizovane. Microsoft Teams. Otvára nám brány do úplne nového levelu digitálnej spolupráce, no aj napriek tomu niektorí pociťujú nechuť s ňou pracovať (ak ste práve potichu pritakali, tento článok si zamilujete). Ako teda najlepšie využiť funkcie tejto appky? Prinášame vám niekoľko tipov a trikov, ktoré vám pomôžu získať plnú kontrolu nad Teams a vytvoriť tak prehľadné a produktívne pracovné prostredie bez chaosu na pracovisku i v mysli.
Obsah
- Highlighty aplikácie
- Nové konverzácie, tímy alebo príspevky?
- Tipy a triky pre prácu v Teams
- DOer – osobný Teams asistent k vašim službám
- Ako vyzerá inovácia vášho biznisu v skratke
- Teams pre váš tím
Highlighty aplikácie
Organizácia zdieľaných súborov
Zabudnite na mätúce štruktúry a organizáciu bez hlavy a päty. S Teams si viete vytvoriť logický systém, ktorý vám uľahčí rýchle vyhľadávanie, udržiavanie prehľadu a jednoduché zdieľanie informácií s tímom.
TIP: Vždy majte len jednu kópiu súboru. Uložte súbor na správne miesto, aby k nemu mali ľudia prístup.
Všetko pod jednou strechou
Prehľadná organizácia súborov je len špička ľadovca výhod Teams. Krása spočíva v jednoduchosti tohto riešenia: stačí vám jediná aplikácia, v ktorej viete nielen zdieľať dokumenty, ale aj komunikovať s kolegami či organizovať meetingy a webináre. E-maily v internej komunikácii nechajte v minulosti. V Teams dokážete vytvárať súkromné konverzácie či konkrétne tematické chaty. Môžete spolupracovať na dokumentoch priamo vo Worde, prezentačných aplikáciách, Figma, Miro, LiveBoard a ďalších nástrojoch priamo v rámci Microsoft Teams. A teda všetko, čo potrebujete pre efektívnu prácu, môžete spravovať v jednom okne za minimálnu investíciu bez nutnosti platiť rôzne ďalšie aplikácie.
Organizácia schôdzí a webinárov
Meetingy sú neoddeliteľnou súčasťou práce v Teams. No tušili ste aj o webinároch? S funkciou pre webináre môžete ľahko zdieľať informácie so širším publikom, interagovať s účastníkmi a využívať výhody, ako je jednoduchá správa a záznamy pre neskoršie prehrávanie. A čo k tomu potrebujete? Iba zdieľať link a pozvať ľudí. Easy.
TIP: Pri vytváraní nezabudnite jasne definovať ciele a agendu pre každý meeting a webinár. Vďaka tomu budú vaše stretnutia oveľa produktívnejšie a efektívnejšie. Štandardný čas stretnutia by mal byť približne 25 minút, kedy sa ľudia dokážu plne sústrediť. S dlhším časom zvyčajne klesá pozornosť, a teda aj efektivita stretnutia.
Nové konverzácie, tímy alebo príspevky?
Príliš veľa tímov, súkromných a zdieľaných kanálov či nezmyselné množstvo konverzácií s viacerými témami zmiešanými dohromady. Každú chvíľu blikne nové (často zbytočné) oznámenie a aj napriek tomu máte pocit, že vám vždy niečo dôležité unikne. Znie vám to príliš povedome?
Nie ste v tom sami. Poďme sa preto pozrieť, ako spraviť Teams miestom, ktoré zvyšuje efektivitu, a nie hladinu kortizolu.
Niekedy stačí namiesto nového tímu vytvoriť nový chat (konverzáciu). Kedy je to vhodné? Ak potrebujete rýchlo komunikovať a zdieľať informácie s menšou skupinou ľudí alebo individuálne, chat je najlepšou voľbou. Je vhodnejší na neformálnu komunikáciu, napríklad na ad hoc diskusie alebo krátke rozhovory. A teda je ideálny na dočasné, nepravidelné a krátkodobé účely.
- Tímy by mali byť vyhradené pre dlhodobejšie projekty alebo väčšie skupiny ľudí pracujúcich na spoločnom cieli. Poslúži tiež, ak potrebujete vytvoriť vhodné kontextové prostredie na spoluprácu.
- Príspevky sú užitočné na zdieľanie informácií, napríklad výsledkov chatu alebo stretnutí. Používajte ich na diskusie o témach, ku ktorým by mal mať možnosť prispieť každý.
Tipy a triky pre prácu v Teams
- Nebojte sa zrušiť alebo skryť tímy a chaty, ktoré už pre vás nie sú relevantné. Sledujte len tie, ktoré sú pre vás dôležité. Ak skryjete tím, stále vám ostáva prístup k jeho obsahu a ani vaši kolegovia z tímu sa nedozvedia, že ste ho skryli.
- Vytvorte nový chat pre tú istú skupinu, ak je potrebné diskutovať o úplne iných témach.
- Nenechajte sa rozptyľovať zbytočnými upozorneniami. Prispôsobte si nastavenia oznámení tak, aby vyhovovali vašim potrebám.
- Pomocou @ (mention) označte tých, ktorí majú na vašu správu odpovedať (to platí ako pre chaty, tak aj pre príspevky a tímy, ak čakáte reakciu od konkrétnych osôb).
- Dbajte na vlastnú prácu a zodpovednosť za ňu – plánujte a ostaňte sústredení. Používajte To-Do list pre osobné úlohy.
- Potiahnite najčastejšie používané tímy a konverzácie nahor v zozname Teams.
- Skupinové chaty vždy relevantne pomenujte. Nebojte sa používať emotikony v názvoch pre lepšie rozlíšenie (aj keď tu platí zlaté pravidlo – menej je viac).
- Používajte reakcie (napr. zdvihnutý palec) na oznámenie, že ste správu videli.
- Pýtajte si reakcie namiesto jednoslovných odpovedí (napr. ,,dajte <3 na správu, ak sa budete môcť zúčastniť“ alebo použite anketu).
- V Microsoft Teams však nejde len o komunikáciu. Máte možnosť pracovať tak, akoby ste boli v internetovom prehliadači, čo vám umožňuje pripojiť si rôzne aplikácie. Tie otvárajú široké možnosti pre organizáciu webinárov a meetingov a posúvajú produktivitu na nový level.
DOer – osobný Teams asistent k vašim službám
Práca v Teamse vie byť ešte jednoduchšia. Organizovanejšia, prehľadnejšia a úplne intuitívna. Vďaka aplikácii DOer sa vám maximálne zefektívni čas, a teda namiesto večného vyhľadávania a organizovania položiek, DOer to spraví za vás.
Pomocou tejto vychytávky, ktorú si viete priamo integrovať do Teams ako vlastnú aplikáciu, môžete jednoducho pracovať s položkami v SharePointe. Dokážete čítať alebo vytvárať dokumenty, vyhľadávať, upravovať, zobrazovať či filtrovať položky.
V neposlednom rade integrácia appky do Teams zabezpečí fungovanie v rámci jedinej aplikácie vďaka čomu sa nebudete musieť preklikávať cez desiatky okien.
Ako vyzerá inovácia vášho biznisu v skratke
U nás v Opium sa nám veľmi páči filozofia ,,všetko pod jednou strechou“. A tiež vieme, že každá spoločnosť má iný príbeh a iné požiadavky. Preto vytvárame firemné systémy na mieru vášmu podnikaniu priamo integrované do aplikácií Microsoft 365.
- Integrujeme a automatizujeme vaše procesy, čím vám uvoľníme čas na dôležitejšie úlohy.
- Stop zahlcovaniu sa dokumentami, priečinkami, konverzáciami. Firemné evidencie spravujete rýchlo a ľahko v Teams, čím zlepšujete spoluprácu s kolegami a v konečnom dôsledku aj vaše duševné zdravie.
- Dokážete digitalizovať doklady, procesy, objednávky a zrýchlite tak tok tovaru aj peňazí.
- Automatizovaním procesov ušetríte čas zamestnancov, odstránite rutinnú prácu a zlepšíte výkonnosť firmy.
Teams pre váš tím
Veríme, že pomocou týchto tipov a trikov budete vedieť využívať aplikáciu Teams naplno a dosiahnuť čo najefektívnejšiu spoluprácu s tímom. Vďaka DOer appke tiež zvládnete ľavou zadnou všetky funkcie aplikácie, a teda začnete pracovať produktívnejšie a organizovanejšie ako kedykoľvek predtým. Spolupráca v digitálnom svete nemusí byť chaotická. My vieme ako na to. A radi vám s tým pomôžeme.
