Celé riešenie v skratke 

Odvetvie: Neziskový sektor 
Technológia: Microsoft 365, SharePoint Online, automatizované workflow 
Riešenie: Systém na evidenciu klientov, pozemkov a aktivít  
Výsledok: Priehľadnejší a efektívnejší manažment klientskych prípadov 

Projekt domov pracuje s klientmi, ktorým pomáha s riešením bývania, vlastníctva pozemkov a postupných krokov smerujúcich k stabilnému domovu. Pôvodný spôsob evidencie zahŕňal kombináciu excelových tabuliek, dokumentov aj emailovej komunikácie. 

Informácie o klientoch, ich pozemkoch a realizovaných aktivitách boli roztrúsené na viacerých miestach, čo komplikovalo: udržanie aktuálnych dát, prehľad o stave jednotlivých prípadov či kontinuitu práce pri zmene zodpovedných osôb. 

Cieľom bolo vytvoriť jednotné interné riešenie, ktoré zjednoduší evidenciu, zníži chybovosť a umožní tímu sústrediť sa viac na priamu prácu s klientmi. 

Riešenie 

Pre Projekt domov sme navrhli a implementovali aplikáciu na evidenciu klientov, pozemkov a súvisiacich aktivít, ktorá: 

• centralizuje údaje o klientoch a ich pozemkoch na jednom mieste,  
• prepája klientov s konkrétnymi aktivitami, úkonmi a míľnikmi projektu, 
• eliminuje manuálne prepisovanie dát a duplicity, 
• poskytuje jasný prehľad o stave každého klientského prípadu, 
• umožňuje bezpečné ukladanie a správu súvisiacej dokumentácie. 

Celé riešenie je navrhnuté tak, aby prirodzene zapadlo do práce projektového tímu a podporovalo jeho každodenné procesy. 

Technológia 

Riešenie je postavené na SharePoint Online v rámci Microsoft 365, doplnené o automatizované workflow, aplikačnú logiku a prehľadné používateľské rozhranie. 

Výhodou riešenia je: 

• plná integrácia do existujúceho Microsoft prostredia, 
• centrálne a bezpečné ukladanie dát a dokumentov, 
• jednoduché používanie bez potreby externých nástrojov, 
• minimálne nároky na zaškolenie používateľov. 

Výsledok 

Vďaka implementácii riešenia Projekt domov dosiahol: 

• výraznú úsporu času pri evidencii a správe údajov, 
• lepšiu konzistentnosť a aktuálnosť dát, 
• prehľadný pohľad na klientov, pozemky a ich aktivity, 
• jednoduchší reporting a plánovanie ďalších krokov, 
• vyššiu efektivitu práce projektového tímu. 

Riešenie ukazuje, že správne nastavená digitalizácia dokáže výrazne zjednodušiť aj komplexné sociálne projekty bez zvyšovania administratívnej záťaže.