Zefektívnite prácu pracovníkov v prvej línii, vďaka digitalizácii 

Je veľmi dôležité diskutovať o dôsledkoch koronavírusu na celosvetovú pracovnú silu. Počas pandémie, keď sa svet pracujúcich rozdelil na tých, ktorí môžu vykonávať svoju prácu z domu, a tých, ktorí ju vykonávať nemôžu, sa nám otvorili oči. Spomeňte si na hluk počas prvých večerov pandémie, keď ľudia stáli na balkónoch či v oknách a tlieskali na počesť zdravotníckych pracovníkov, ktorí boli v službe a starali sa o chorých. Zároveň sa samotná práca v prvej línii zmenila do takej miery, akú sme dovtedy nezažili. Od vyzdvihovania objednávok na chodníku a virtuálnych konzultácií až po pátracie a záchranné operácie pomocou dronov či odbornú pomoc na diaľku. Pandémia priniesla  flexibilitu v spojení pracovníkov prvej línie so zákazníkmi a pacientmi. Vytvorila tiež nové príležitosti na transformáciu podnikov v každom odvetví. 

Obsah 

• Kto sú pracovníci v prvej línií 
• Microsoft 365 a pracovníci v prvej línií 
• 7 tipov ako zlepšiť manažovanie pracovníkov v prvej línii 
• Opium systems vám môže pomôcť 

Pracovníci v prvej línii 

Veľká časť globálnej pracovnej sily nesedí za pracovným stolom, aby vykonávala svoje povinnosti. Rôzne odvetvia na celom svete, ako napríklad maloobchod, potravinársky priemysel, zdravotníctvo, výroba, stavebníctvo či poľnohospodárstvo, riadia pracovníkov, ktorí nemajú určené pracovné miesta. Táto pracovná sila predstavuje viac ako 2,7 miliardy ľudí z celosvetovej pracujúcej populácie. 

Keďže títo zamestnanci nemajú vyhradený pracovný priestor a prístup k technológiám ako ostatní pracovníci, môže byť veľmi ťažké ich riadiť a motivovať. 

Microsoft 365 a pracovníci v prvej línií 

Medzi pracovníkov v prvej línii patria pracovníci, ktorých hlavnou úlohou je priama práca so zákazníkmi alebo širokou verejnosťou. Sú to zamestnanci priamo zapojení do výroby a distribúcie výrobkov a služieb či poradenstva alebo podpory. Microsoft 365 pracovníkov v prvej línii podporuje, aby mohli čo najlepšie vykonávať svoju prácu a pomáhať vašim zákazníkom 

Nasledujúci obrázok zobrazuje kľúčové skúsenosti zamestnancov v prvej línii, ktoré môže Microsoft 365 zlepšiť: 

Mnohí pracovníci v prvej línii sa už roky obávajú, že technológie, najmä automatizácia a umelá inteligencia, spôsobia, že ich pracovné miesta budú zastarané. 

“Stretávam sa s mnohými ľuďmi, ktorí sa obávajú, že ich nahradí umelá inteligencia, strojové učenie,” hovorí Darryl Willis, podnikový viceprezident spoločnosti Microsoft pre energetiku a udržateľnosť. “Jedna z vecí, ktoré ľuďom hovorím, je, že strojové učenie a umelú inteligenciu musíte vnímať ako pomocníka, nie ako náhradu odborných znalostí.” 

Táto myšlienka sa pomaly presadzuje. Podľa prieskumu je 63 % pracovníkov v prvej línii nadšených z pracovných príležitostí, ktoré technológie vytvárajú. Medzi aspekty práce, s ktorými môže strojové učenie a umelá inteligencia veľmi pomôcť, patrí manažment tímov, zaúčanie nových kolegov, automatizácia opakujúcich sa úloh, poskytovanie aktualizácií úloh v reálnom čase a správa stretnutí. 

Technológie sa tiež umiestnili na popredných miestach v zozname faktorov, ktoré by mohli pomôcť znížiť stres spojený s prácou, hneď za lepším platom a dlhšou dovolenkou. 46 % respondentov uviedlo, že technologické nástroje oceňujú dokonca viac ako podporu duševného zdravia a wellness benefitov. 

7 tipov ako zlepšiť manažovanie zamestnancov v prvej línii 

Rôzne odvetvia čelia rôznym výzvam v súvislosti s pracovníkmi v prvej línii. Existuje niekoľko osvedčených postupov, ktoré platia pre všetky tieto odvetvia. 

Najdôležitejšie je udržiavať spojenie medzi zamestnancami v prvej línii so vzdialenými zamestnancami a poskytovať im bezproblémové, intuitívne a rýchle spôsoby komunikácie medzi sebou a so svojimi manažérmi.  

V nasledujúcej časti sa dozviete viac o tom, ako zabezpečiť pozitívnu skúsenosť zamestnancov v prvej línii a pomôcť im zostať produktívnymi v bezpečnom prostredí. 

Nenechajte vašich zamestnancov v neistote 

Vaši zamestnanci chcú byť informovaní a chcú vedieť, čo sa vo vašej firme deje. Platí to najmä v týchto časoch neistoty a strachu. 

Niektorí sa obávajú, že prídu o prácu, o zdravie a iní sa jednoducho obávajú, čo prinesie budúcnosť. Úprimnosť, transparentnosť a otvorenosť voči zamestnancom je kľúčová. Preto by mali vedúci pracovníci, manažéri a oddelenia internej komunikácie vašej firmy spolupracovať na vytvorení pozitívneho pracovného prostredia a zabezpečenia lepšej skúsenosti zamestnancov s pracoviskom nielen v online ale aj v offline prostredí. 

Poskytnite zamestnancom jednoduchý spôsob akým môžu dať spätnú väzbu 

Pracovníci v prvej línii oceňujú zamestnávateľov, ktorí im načúvajú a podporujú spätnú väzbu smerom k vedeniu firmy. 

Ak sú vo vašej firme zamestnanci vystavení vysokému riziku úrazov, je jedným z najúčinnejších spôsobov zlepšenia kultúry bezpečnosti a prevencie úrazov, optimalizácia komunikácie týkajúcej sa bezpečnosti. Žiaľ, zamestnanci sa často “neozvú”, keď spozorujú rizikové správanie, aj keď vedia, že by mali. Z prieskumu kultúry bezpečnosti zadaného stovkám firiem, vyplýva, že 90 % respondentov sa domnieva, že zamestnanci by mali upozorniť ostatných na rizikové činnosti. Len 60 % však tvrdí, že túto kritickú spätnú väzbu skutočne poskytujú. 

V skutočnosti 74 % respondentov potvrdilo, že vítajú vzájomné pozorovania na účely získania spätnej väzby týkajúcej sa bezpečnosti. Len 28 % z nich však verí, že ostatní zamestnanci to cítia rovnako. 

Okrem toho je spätná väzba smerom nahor dôležitá pre firmy prechádzajúce si iniciatívami digitálnej transformácie. Preto by ste určite nemali podceniť názory vašich zamestnancov. 

Komunikujte s vašimi zamestnancami osobnejšie a relevantnejšie 

Relevantnosť obsahu má veľký vplyv na motiváciu a angažovanosť zamestnancov na pracovisku. 

Ako už bolo spomenuté, plánovaná hromadná komunikácia s pracovníkmi prvej línie na pracovisku nie je dobrým spôsobom. Takáto komunikácia navyše znemožňuje získanie pozornosti zamestnancov kvôli ruchom z pracoviska. 

Pokiaľ vaša firma stále nemá spôsob, ako jednoducho segmentovať svoje interné publikum a urobiť informácie osobnejšími a relevantnejšími pre efektívnu komunikáciu, musíte zvážiť mnoho rôznych aspektov vrátane pracovných úloh a funkcii, zamestnancov hovoriacich rôznymi jazykmi či rozdeľovanie pracovnej sily. 

Umožnite vašim zamestnancom komunikovať cez mobil 

Zamestnanci v prvej línii tvoria veľkú časť globálnej pracovnej sily, no softvérové riešenia internej komunikácie ich ignorujú. Napriek tomu je pre firmu nevyhnutné mať efektívnu formu komunikácie a komunikácia cez mobil je v tomto prípade kľúčová. 

Možno aj vo vašej firme boli alebo aj sú e-maily dlho hlavným spôsobom komunikácie s pracovníkmi v prvej línii, no toto riešenie nie je vôbec praktické a rýchle. Okrem toho sa vám pri e-mailoch môže veľmi často stať, že budú prehliadnuté. Preto sa pracovníci v prvej línii nemôžu spoliehať na spôsob komunikácie, ktorý im nie je kedykoľvek dostupný. 

V nedávnej štúdii zistilo, že viac ako 83 % pracovníkov nemá ani firemnú e-mailovú adresu a 45 % nemá prístup k firemnému intranetu ani vtedy, keď sú v práci. 

Zapojte zamestnancov do dialógov 

Otvorená komunikácia na pracovisku by mala byť súčasťou základných hodnôt vášho podniku. 

Aby ste udržali svojich pracovníkov v prvej línii angažovaných a v súlade so stratégiou firmy, je dôležité zapojiť ich do celopodnikových obojsmerných rozhovorov. Zvážte časté kladenie otázok na uľahčenie diskusie medzi zamestnancami.  

Udržujte celú komunikáciu na jednom mieste 

Máte pocit, že vaši zamestnanci majú zníženú produktivitu? Mali by ste zbystriť, pretože za znížením efektivity môže byť aj zdĺhavé vyhľadávanie potrebných informácií či dokumentov v chaotickom systéme. 

Interné komunikačné systémy navrhnuté na mieru, ako napríklad systém od Opium Systems, umožňujú integrovať rôzne elektronické aj tlačové médiá, a vytvoriť tak nezameniteľné komunikačné prostredie, ktoré vaši zamestnanci na pracovisku spoznajú a budú ho využívať pri hľadaní najrôznejších informácií. 

Microsoft Sharepoint, Teams alebo aj obyčajná stránka na Facebooku či uzavretá skupina môžu byť práve takýmto miestom. Je to skvelý spôsob, ako zaujať vašich zamestnancov, pretože mnohí z nich už tieto platformy dávno používajú alebo o nich počuli od svojich známych. Namiesto toho, aby ste správy tlačili jedným smerom, interné komunikačné systémy od Opium Systems ponúkajú odľahčený kanál na zdieľanie noviniek a podporu spätnej väzby. 

Umožnite svojim pracovníkom v prvej línii dosiahnuť úspech pomocou správnej technológie 

Sila technológií pri udržiavaní bezpečnosti, produktivity a inšpirácie vašich zamestnancov je obrovská. Zatiaľ čo niektoré firmy môžu v aplikáciách na zapojenie zamestnancov hľadať zaujímavé funkcie, spoločnosti s pracovníkmi v prvej línii sa viac zaujímajú o funkcie, ktoré im umožňujú osloviť správnych zamestnancov v správnom čase správnym obsahom. 

Preto by aj vám malo záležať na funkciách, ktoré dokážu prepojiť rôzne komunikačné kanály na pracovisku do jednej platformy slúžiacej ako hlavný zdroj pravdivých a užitočných informácií. Okrem toho musí byť takáto technológia orientovaná na mobilné zariadenia, intuitívna a ľahko použiteľná. 

Na strane administrátora musí komunikačná technológia umožniť manažérom, zástupcom pre bezpečnosť a oddeleniam internej komunikácie segmentovať interné publikum a poskytovať personalizované informácie zamestnancom na základe ich pracovných funkcií. 

Vďaka aplikácii, ktorá podporuje zasielanie notifikácií do smartfónov zamestnancov, môžete zabezpečiť ich okamžité oboznámenie s dôležitými firemnými novinkami, postupmi a bezpečnostnými pokynmi bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú.  

Zefektívnite tímovú a individuálnu komunikáciu v rámci celej firmy 

Pomocou firemnej aplikácie na mieru od Opium Systems môžete obohatiť a rozšíriť firemnú komunikáciu a zabezpečiť, aby sa každý z vašich pracovníkov cítil prepojený s celou firmou a zažíval s ňou príjemne skúsenosti. Zabezpečte svojim zamestnancom bezproblémovú komunikáciu pomocou chatov Teams, oznámení, vysielačiek a ďalších funkcií. 

Zdroje: