Trnava: Aufzeichnung der Investitionsmaßnahmen 

Gesamtlösung in Kürze 

Zweig Öffentliche Verwaltung / Selbstverwaltung 
Technologie Microsoft 365, SharePoint Online
Ergebnis Bessere Übersicht, Kontrolle über die Budgets und effizientere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen

Die Stadt Trnava hatte die Notwendigkeit, eine übersichtliche und einheitliche Aufzeichnung der Investitionsmaßnahmen zu haben, die in mehreren Abteilungen entstanden waren. Informationen zu Budgets, Terminen, Verträgen und Lieferanten waren in verschiedenen Anwendungen, Dokumenten, E-Mails und Tabellen gespeichert. 

Dieser Arbeitsstil erschwerte die Kontrolle über die Projekte, erhöhte das Risiko von Fehlern und erschwerte die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen der Stadt, was zu einer Verlängerung der Projektlaufzeiten führte. 

Das Ziel war es, zu schaffen zentraler Ansatz, das sicherstellt Einheitliche Registrierung Mit Investitionen wird die Doppelarbeit beseitigt und ein aktueller Überblick über den Stand jeder Investition gegeben – von der Idee bis hin zur Verwaltung und dem Übergabeprozess. 

Lösung 

Für die Stadt Trnava haben wir eine Anwendung zur Registrierung von Investitionsprojekten entwickelt und implementiert, die: 

• zentralisiert alle Investitionsprojekte an einem Ort, 
• ermöglicht die Überwachung von Budgets, Terminen und Verantwortlichen, 
• verwaltet die Lieferanten und die damit verbundenen Unterlagen für jede Investition, 
• Eliminiert das Verlieren von Dokumenten in der E-Mail-Kommunikation, 
• bietet einen aktuellen Überblick über den Stand der Investitionsmaßnahmen in Echtzeit. 

Die Lösung wurde so konzipiert, dass Es respektierte die bestehenden Prozesse Städte und es gab einfach zu bedienen für verschiedene Abteilungen. 

Technologie und Funktionalitäten 

Die Anwendung basiert auf SharePoint in der Microsoft 365-Plattform und ist mit automatisierten Workflows und einer übersichtlichen Benutzeroberfläche ausgestattet. 

Der Vorteil der Lösung ist: 

• volle Integration in das bestehende Microsoft-Umfeld der Stadt, 
• keine Notwendigkeit externer Anwendungen, 
• Mindestanforderungen an die Schulung der Anwender, 
• Sichere und zentralisierte Speicherung von Daten und Dokumenten. 

Ergebnis 

Durch die Implementierung der Aufzeichnung von Investitionsprojekten konnte die Stadt Trnava Folgendes erreichen: 

• eine zentrale und einheitliche Übersicht über alle Investitionen, 
• eine bessere Kontrolle über die Budgets und Termine, 
• Effizienteres Management von Lieferanten und Verträgen, 
• weniger Verwaltung und manueller Arbeit, 
• Ein transparenterer Investitionsplanungsprozess. 

Die Lösung zeigt deutlich, dass die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen in der öffentlichen Verwaltung möglich ist. die Verwaltung der Investitionen zu vereinfachen ohne unnötige administrative Belastung.