Pandémia núti firmy po celom svete hľadať nové cesty v organizácii práce a zamestnancov. Pre množstvo z nich je ideálnym riešením nový model, ktorý kombinuje prácu v kancelárii s home office režimom. Ako vyzerá takáto hybridná práca v praxi, čo očakávať a aký môže mať vplyv na vaše fungovanie?
Obsah článku:
Na striedačku doma a v kancelárii
Posledné mesiace boli pre pracovný trh plné turbulentných zmien. Zamestnanci sa zo dňa na deň ocitli na home office bez toho, aby s ním mali skúsenosť, alebo naň boli pripravení. Otázky, či neklesne produktivita, morálka, alebo dôvera zamestnávateľov voči svojmu tímu sa medzičasom podarilo vyvrátiť. Návrat do predpandemickej doby, ktorej dominoval tradičný pracovný model v kancelárii však už nečakajme.
Ideálnym riešením ale nie je ani čistý home office. Mnohí zamestnanci potrebujú z času na čas prístup do spoločných priestorov, k špeciálnemu hardvéru, alebo pracovať vo väčšom tíme. Odpoveďou na kombináciu práce z domova a kancelárie je hybridný režim. Náklonnosť k tomuto modelu potvrdzuje aj nedávna štúdia zo Stanfordu. Ukazuje, že až 55 % amerických zamestnancov chce striedať prácu doma a v kancelárii. Aké aspekty tento model zahŕňa?
Vyššia kreativita, produktivita, aj kvalita vzťahov
Hybridný model kombinuje to najlepšie z oboch svetov – nezávislosť a flexibilitu home office, verzus štruktúru a socializáciu v kancelárii. Tí, ktorí v hybridnom modeli už pracujú, ako výhody uvádzajú pocit zvýšenej kreativity, produktivity, aj kvality vzťahov.
Za jednoznačné výhody hybridného prostredia experti označujú:
- Zníženie prevádzkových nákladov – menšie kancelárie s menším počtom pracovných miest znamenajú nielen nižšie náklady, ale aj vyššiu kvalitu kancelárskych priestorov, ktorá súvisí napríklad aj s udržateľnosťou.
- Zvýšenie produktivity – jednou zo základných vlastností hybridnej práce je autonómia v rozhodovaní, s kým, kedy a odkiaľ chce zamestnanec pracovať, čo priamo ovplyvňuje jeho produktivitu. Hybridná práca tak rozhodne nie je synonymom absolútnej voľnosti.
- Možnosť fyzického pracoviska – na základe skúseností z minulosti vedia firmy identifikovať reálne potreby zamestnancov, založené na efektívnom využívaní kancelárie.
- Odstránenie negatív home office – hybridná práca zároveň odstraňuje množstvo negatívnych aspektov spôsobených výhradnou prácou z domu, ako izolácia, frustrácia a osamelosť.
Zrušia sa kancelárie nadobro?
Počas pandémie sa pre množstvo firiem stali kancelárie zbytočnou a nákladnou položkou. Napríklad firma Dropbox priestory v podstate úplne zrušila. Podobný scenár čaká väčšinu firiem, ktoré si budú chcieť zamestnancov udržať. Kancelárie z našich pracovných životov nevymiznú, budú sa však musieť prispôsobiť novej dobe. Zostanú vhodným miestom na nábor nových členov, budovanie tímu, schôdzky či na zahájenie a ukončenie projektu.
Moderné firmy už chápu, že pracovný režim od 9:00 do 17:00 nie je jediným univerzálnym riešením. Viac ako 80 % manažérov v prieskumoch uvádza, že po skončení pandémie očakávajú flexibilnejšiu prácu z domova. Pričom viac ako 70 % zamestnancov uvádza, že sa túto možnosť chystajú využívať. Firmy si tak budú musieť osvojiť flexibilitu zamestnancov v rozhodovaní, kedy a kde budú pracovať.
Veľkí hráči už hybridne pracujú
Firmy po celom svete hľadajú spôsoby, ako môžu ich zamestnanci pracovať nielen kedykoľvek, ale aj kdekoľvek. Tieto zmeny predstavujú priam revolúciu. Twitter vyhlásil, že jeho zamestnanci budú môcť pracovať na diaľku už navždy. Spotify dúfa, že inovatívne mozgy priláka platmi na úrovni New Yorku a San Francisca, pre firmu budú môcť navyše pracovať na diaľku prakticky odkiaľkoľvek. Microsoft zase zaviedol možnosť stráviť až 50 % pracovného času doma.
Zvládnite prechod v pár krokoch
Kombinácia práce v kancelárii a home office predstavuje úplnú organizačnú zmenu a prehodnotenie práce. Od IT, cez personalistiku, prevádzku, marketing, až po výrobu. Okrem úpravy priestorov treba brať do úvahy legálne aspekty, ako aj aspekty digitalizácie a bezpečnosti. Toto všetko sa už dnes firmy učia, takpovediac, za pochodu. Ako teda vytvoriť ideálne podmienky flexibilného sveta práce?
Vymyslite zásady, ktoré ľuďom poskytujú flexibilitu
Rozhodnutia, ktoré urobíte dnes, budú firmu ovplyvňovať nasledujúce roky. Potrebujete preto jasnú víziu s konkrétnym plánom a zásadami. Plánom na prechod k hybridnej práci si skúste zodpovedať nasledujúce otázky. Kto bude môcť pracovať na diaľku? Kto bude musieť dochádzať do kancelárie a na ako dlho? Kde sa budú môcť zamestnanci venovať sústredenej práci? Ako bude prebiehať práca vyžadujúca spoluprácu?
Pripravte sa na nové využitie fyzických priestorov firmy
Kancelárie zostanú naďalej dôležité, avšak čakajte zmeny. Pri spolupráci už nebudete odkázaný iba na fyzické priestory. V budúcnosti budú firemné kancelárie efektívne prepájať fyzický a digitálny svet a spĺňať jedinečné potreby každého tímu. Dôležité je pritom vymyslieť, ako prepojiť komunikáciu ľudí, ktorí sú fyzicky na mieste a tých, ktorí sa k stretnutiu pripájajú virtuálne.
Investujte do technológií, ktoré prepájajú ľudí
Videokonferencie sa stali kvôli pandémii primárnym spojením tímu, pričom zrejme už navždy zostanú efektívnym komunikačným nástrojom. Stavte na moderné cloudové technológie. Microsoft Teams či Microsoft 365 umožňujú tímovú prácu na diaľku už dnes. Zatiaľ čo jedna je inteligentným riešením pre stretávanie sa fyzického a virtuálneho tímu, tá druhá poskytuje zamestnancom digitálne pracovné prostredie, dostupné kedykoľvek a odkiaľkoľvek.
Nehľadajte viac ľudí, objavte robotov a automatizáciu
Hybridná spolupráca prináša doteraz nepoznané možnosti spolupráce. Vďaka digitalizácii procesov a jednoduchšiemu spojeniu na diaľku vedia zamestnanci spolupracovať s nástrojmi RPA (Robotic Process Automation). Tie umožňujú automatizovať opakované činnosti, ako vypĺňanie formulárov, XLS tabuliek a generovanie dokumentov. Na množstvo činností tak v spoločnosti nepotrebujete viac ľudí, iba dobre naučený proces a automatické vykonávanie jeho krokov. Zamestnanci sa vďaka tomu môžu sústrediť na kreatívnejšiu prácu a vylepšovanie firemných procesov.
Pracujte hybridne s Microsoft 365
Majte svoju prácu ešte viac pod kontrolou a stavte na ucelený ekosystém Microsoft 365. Je ideálnym riešením pre moderné biznisy, ktoré si potrpia na bezpečnú a zrozumiteľnú evidenciu. V Opium Systems sa špecializujeme na vývoj aplikácií pre všetky súčasti Microsoft 365, vrátane SharePoint a vývoj aplikácií pre Microsoft Teams.
Zo zmeny systému nemajte obavy. Pomôžeme vám pri prechode na Microsoft 365, vrátane migrácie a prípravy adopcie. Zaškolíme nových užívateľov vo vašej firme, prípadne navrhneme a zrealizujeme riešenia presne podľa vašich potrieb. Možností je celé more, stačí do neho skočiť po hlave!
