V dnešním dynamickém pracovním světě se správa dokumentů může proměnit v opravdovou noční můru. Přidáme-li k tomu smlouvy plné právních složitostí a složitých termínů, vzniká ideální prostor pro zmatek a stres. Existuje nástroj jako SharePoint, který vás zbaví zbytečných starostí a udělá ze zpracování smluv hračku.  

Pokud jsi dosud nevyzkoušel jeho potenciál, připrav se na revoluci. Microsoft SharePoint nejde jen o nahrávání dokumentů, ale především o zjednodušení celého procesu. Nejenže „to půjde rychle“, ale hlavně smysluplně. Firmy tak sníží náklady a úroveň stresu zaměstnanců a navíc zvýší efektivitu práce. 

Na základě studie Na LAB University of Applied Sciences můžeme s jistotou říci, že SharePoint není jen skvělý nástroj, ale také výhodná investice pro každou firmu. To, že se vám bude líbit jeho přehlednost a jednoduchost, je jen třešničkou na dortu. Podívejme se, co všechno SharePoint dokáže a proč se možná stane vaším novým favoritem (nejen) při správě smluv. 

Obsah  

• Šablony a přednastavené formátování  
• Verze dokumentů 
• Vše na jednom místě 
• Přístup k dokumentům kdekoli a kdykoli 
• Automatické připomenutí 
• Schvalování v reálném čase 
• Bezpečnost jako v CIA 
• Úspora času a peněz 
• SharePoint a smlouvy – dokonalá kombinace 

Šablony a přednastavené formátování – tvorba smluv bez stresu 

Vytváření smluv už nemusí být nikdy zdrojem stresu. Díky přednastaveným šablonám a automatickému formátování v SharePointu se jedním kliknutím staneš odborníkem na smlouvy. Pokud jste se někdy trápili neustálým nastavováním formátů, zarovnáváním textu nebo hledáním správných šablon, máme pro vás jediné doporučení – SharePoint. Správně nastavené šablony a automatizace formátování mohou výrazně zjednodušit proces tvorby dokumentů. Nejenže tím ušetříte spoustu času, ale zároveň eliminujete lidské chyby, ke kterým může docházet při ručním zpracování. Zapomeňte tedy na starosti s formátováním a nechte SharePoint, ať se o vše postará.  

Verze dokumentů – žádné obavy ze ztracených nebo neaktuálních smluv 

Konečně se ti podařilo smlouvu najít, ale stále máš dilema: je tato verze smlouvy opravdu ta aktuální? Co když upravím nebo odešlu tu nesprávnou? SharePoint má na to jednoduchou odpověď: žádné obavy. Tento šikovný nástroj automaticky sleduje všechny verze dokumentů. Můžeš se tak kdykoli vrátit ke starším verzím, opravit překlep a přitom se nemusíš bát, že něco zmizí. Zkrátka máš všechny smlouvy pod kontrolou a to s minimálním rizikem chyb.  
 
47 % firem potvrdilo, že právě aktualizace verzí v SharePointu jim pomohla udržet smlouvy v pořádku a vyhnout se právním problémům. Takže žádné další otázky typu „Kde je ta správná verze?“ nebo zda už na ušetřené výdaje za právníka nemusí čekat. 

Vše na jednom místě – sbohem chaosu a nepořádku 

Pokud se někdy cítíš jako detektiv, který hledá smlouvu mezi milionem příloh, věř, že v tom nejsi sám. Tradiční způsoby správy dokumentů obvykle znamenají, že jsou roztroušeny po různých systémech, serverech nebo e-mailech. A to vede jen k jedné věci – chaosu. Chaos = ztracený čas, frustrace a spousta zbytečných kliknutí.  
 
SharePoint vstupuje na scénu jako uklízeč či organizátor, který vrátí všechny smlouvy na jejich místo, a pokud tam žádné není, vytvoří ho. Už nikdy nebudete muset trávit hodiny hledáním důležitých dokumentů. A co je na tom nejlepší? Díky Díky centralizaci v SharePointu lze ušetřit až 30 % času stráveného hledáním. 

Přístup k dokumentům kdekoli a kdykoli 

Práce na dálku je součástí našich životů a díky SharePointu máme smlouvy a dokumenty vždy po ruce. Zajímavost: studie dokazují, že flexibilita a mobilita zvyšují produktivitu. Zjednodušeně řečeno – čím více času strávíte prací v pohodlí, tím méně času budete věnovat chaosu spojenému se správou dokumentů.  
 
SharePoint rovněž poukazuje na to, že firmy, které se rozhodly pro vzdálený přístup, zvýšily svou efektivitu o 30 %. Pokud tedy potřebujete reagovat na požadavky zákazníků nebo obchodních partnerů, stačí pár kliknutí a celý proces proběhne rychle a hladce. Nezáleží na tom, zda sedíte v kavárně, na pláži nebo čekáte na vlak.  

Automatické připomenutí – zapomeň na nesplněné termíny 

Kdy jste naposledy zapomněli na termín prodloužení smlouvy nebo revize dokumentu? Všichni víme, jaké to je, když nám v noci v hlavě vrtá nedodržený termín. S pomocí SharePointu se to už nemusí opakovat. Zároveň slouží jako připomenutí důležitých termínů, které by se jinak mohly stát skutečnou noční můrou.  
 
Automatické připomenutí jsou pro firmy skutečným zachráncem – díky nim se už nemusíte obávat, že zmeškáte jakýkoli termín. SharePoint je digitální budík, který ve firmě zajistí, že všechny revize a obnovy smluv budou vždy pod kontrolou. Konečně si všichni budou moci oddechnout a spát bez obav z nečekaných termínů. 

Schvalování v reálném čase – bez zpoždění a bez nutnosti sledovat hodiny 

Schvalování smluv je jako hra na schovávanou s e-maily a čekáním na potvrzení. Řekněme si upřímně, kdo by nechtěl tento proces trochu zjednodušit? SharePoint to zvládne hravě. Umožní schvalovat dokumenty v reálném čase, čímž eliminuje zasílání e-mailů nebo vyhledávání podpisů.  
 
Pokud ve firmě zavedete automatizované schvalování přes SharePoint, zkrátí se doba schvalování o celých 40 minut. To znamená méně stresu a více času na věci, které skutečně vyžadují pozornost. Zjednodušením procesu se nejen zvýší produktivita celého týmu, ale také se zrychlí reakce na změny a obchodní příležitosti. 

Bezpečnost jako v CIA – ochrana dokumentů a citlivých informací 

Kdo by nechtěl, aby jeho dokumenty byly tak dobře zabezpečené jako tajné zprávy CIA. Při správě smluv je bezpečnost klíčová. SharePoint využívá šifrování, které zajistí, že všechny dokumenty budou chráněny před neoprávněným přístupem stejně jako nejtajnější operace agentury.  
 
56 % firem považuje bezpečnost za největší problém při správě smluv, zejména pokud jde o citlivé údaje. SharePoint funguje jako strážce, který šifruje data a umožňuje přístup pouze oprávněným osobám. Tím se minimalizuje riziko interních i externích hrozeb a vy můžete klidně spát s vědomím, že vaše tajemství jsou v bezpečí. 

Úspora času a peněz – efektivní správa nákladů 

Pokud se ve firmě rozhodnete investovat do nástrojů jako Microsoft 365 nebo SharePoint, může se to na první pohled jevit jako velký a rozhodně významný krok. Jako strážce u vchodu stojí SharePoint, který firmu uchrání před chaosem a zbytečným stresem.  
 
Pro firmy, které se rozhodly zavést SharePoint pro správu smluv, to znamenalo až 25% snížení administrativních nákladů. Takto ušetřené prostředky lze investovat do něčeho produktivnějšího – například do automatizace procesů, připomínek nebo centralizace…  

SharePoint a smlouvy – dokonalá kombinace 

Pro mnohé z nás jsou smlouvy spíše noční můrou než produktivní prací. Hory papírů, nekonečné verze dokumentů a neustále se opakující problémy s připomínkami a schvalováním. Naštěstí se díky SharePointu celý proces promění v něco efektivní, přehledné a zábavné. Podíváme-li se na to, co všechno Microsoft SharePoint nabízí, zjistíme, že se jedná o neocenitelného pomocníka v oblasti správy smluv.  
 
Na závěr krátké shrnutí:  

• Všechny dokumenty jsou přehledně soustředěny na na jednom místě.   
• Využití automatizovaná schvalování a systémů pro řízení pracovních postupů.  
• Šifrování dokumentů, přístupová práva zda jsou k dispozici nejnovější verze dokumentů na dosah ruky. 
• Díky automatickým připomínkám SharePoint nezapomene na žádný termín.  

Zjednodušte si správu smluv a rozlučte se s chaosem a nepořádkem. SharePoint vám nabízí nástroje, které nejen ušetří čas a peníze, ale také usnadní život. Tak proč ještě váhat? Pokud se o tomto tématu chceš dozvědět ještě více, doporučujeme ti podívat se na náš webinář.