Šikovná aplikace, která dokáže výrazně zlepšit pracovní postupy, ale také přidat pár nových vrásek na čele, pokud se používá neorganizovaně. Microsoft Teams. Otevírá nám brány do zcela nové úrovně digitální spolupráce, ale i přesto někteří z nás pociťují nechuť s ní pracovat (pokud jste právě tiše přikývli, tento článek si zamilujete). Jak tedy co nejlépe využít funkce této aplikace? Přinášíme vám několik tipů a triků, které vám pomohou získat plnou kontrolu nad Teams a vytvořit tak přehledné a produktivní pracovní prostředí bez chaosu na pracovišti i v hlavě.

Obsah

• Hlavní přednosti aplikace
• Nové konverzace, týmy nebo příspěvky?
• Tipy a triky pro práci v Teams
• DOer – osobní asistent pro Teams k vašim službám
• Jak vypadá inovace vašeho podnikání ve zkratce
• Teams pro váš tým

Hlavní přednosti aplikace

Správa sdílených souborů

Zapomeňte na nepřehledné struktury a chaotickou organizaci. S aplikací Teams si můžete vytvořit logický systém, který vám usnadní rychlé vyhledávání, udržení přehledu a snadné sdílení informací s týmem.

Vše pod jednou střechou

Přehledná organizace souborů je jen špičkou ledovce výhod aplikace Teams. Krása spočívá v jednoduchosti tohoto řešení: stačí vám jediná aplikace, ve které můžete nejen sdílet dokumenty, ale také komunikovat s kolegy nebo organizovat schůzky a webináře. E-maily v interní komunikaci nechte minulostí. V Teams můžete vytvářet soukromé konverzace nebo konkrétní tematické chaty. Můžete spolupracovat na dokumentech přímo ve Wordu, prezentačních aplikacích, Figma, Miro, LiveBoard a dalších nástrojích přímo v rámci Microsoft Teams. A tak vše, co potřebujete pro efektivní práci, můžete spravovat v jednom okně za minimální investici, aniž byste museli platit za různé další aplikace.

Organizace schůzek a webinářů 

Schůzky jsou nedílnou součástí práce v Teams. Věděli jste ale také o webinářích? Díky funkci pro webináře můžete snadno sdílet informace s širším publikem, komunikovat s účastníky a využívat výhody, jako je snadná správa a záznamy pro pozdější přehrání. A co k tomu potřebujete? Stačí sdílet odkaz a pozvat lidi. Snadné.  

Nové konverzace, týmy nebo příspěvky? 

Příliš mnoho týmů, soukromých i sdílených kanálů nebo nesmyslné množství konverzací, v nichž se mísí několik témat dohromady. Každou chvíli se objeví nové (často zbytečné) oznámení, a přesto máte pocit, že vám vždy něco důležitého unikne. Zní vám to povědomě? 

Nejste v tom sami. Pojďme se proto podívat, jak udělat z Teams místo, které zvyšuje efektivitu, a ne hladinu kortizolu.

Někdy stačí místo nového týmu vytvořit nový chat (konverzace). Kdy je to vhodné? Pokud potřebujete rychle komunikovat a sdílet informace s menší skupinou lidí nebo s jednotlivci, je chat tou nejlepší volbou. Hodí se spíše pro neformální komunikaci, například pro ad hoc diskuse nebo krátké rozhovory. Je tedy ideální pro dočasné, nepravidelné a krátkodobé účely. 

• Týmy by měly být vyhrazeny pro dlouhodobější projekty nebo větší skupiny lidí, které pracují na společném cíli. Hodí se také v případě, že potřebujete vytvořit vhodné prostředí pro spolupráci. 
• Příspěvky jsou užitečné pro sdílení informací, například výsledků chatu nebo schůzky. Využijte je k diskuzím o tématech, ke kterým by měl mít možnost přispět každý.  

Tipy a triky pro práci v Teams 

• Nebojte se odstranit nebo skrýt týmy a chaty, které pro vás již nejsou relevantní. Sledujte pouze ty, které jsou pro vás důležité. Pokud tým skryjete, budete mít k jeho obsahu i nadále přístup a ani vaši kolegové z týmu se nedozví, že jste jej skryli.  
• Vytvořte nový chat pro stejnou skupinu, pokud je třeba diskutovat o zcela jiných tématech. 
• Nenechte se rozptylovat zbytečnými upozorněními. Přizpůsobte si nastavení oznámení tak, aby vyhovovaly vašim potřebám. 
• Pomocí @ (zmínka) označte ty, kteří mají na vaši zprávu odpovědět (to platí jak pro chaty, tak i pro příspěvky a týmy, pokud očekáváte reakci od konkrétních osob). 
• Dbejte na svou práci a přebírejte za ni odpovědnost – plánujte a zůstaňte soustředění. Seznam úkolů používejte pro osobní úkoly.  
• Přejeďte Nejčastěji používané týmy a konverzace nahoru v seznamu Teams. 
• Skupinové chaty vždy pojmenujte výstižně. Nebojte se používat v názvech emotikony, aby se lépe rozlišovaly (i když i zde platí zlaté pravidlo – méně je více). 
• Používejte reakce (např. zvednutý palec) jako potvrzení, že jste zprávu viděli. 
• Žádejte o reakce místo jednoslovných odpovědí (např. “Dejte <3 u příspěvku, pokud se budete moci zúčastnit“ nebo použijte anketu). 
• Microsoft Teams však není jen o komunikaci. Máte možnost pracovat tak, jako byste byli v internetovém prohlížeči, což vám umožňuje připojit různé aplikace. Ty otevírají široké možnosti pro pořádání webinářů a schůzek a posouvají produktivitu na novou úroveň.  

DOer – osobní asistent pro Teams k vašim službám 

Práce v Teamsu může být ještě jednodušší. Přehlednější, organizovanější a zcela intuitivní. Díky v aplikaci DOer tak maximálně zefektivníte svůj čas, a místo věčného hledání a třídění položek to za vás udělá DOer.  

Díky této vychytávce, kterou si můžete přímo integrovat do aplikace Teams jako vlastní aplikaci, můžete snadno pracovat s položkami v SharePointu. Můžete číst nebo vytvářet dokumenty, vyhledávat, upravovat, zobrazovat či filtrovat položky.  

V neposlední řadě integrace aplikace do Teams zajistí, že vše bude fungovat v rámci jediné aplikace, díky čemuž nebudete muset přepínat mezi desítkami oken.  

Jak vypadá inovace vašeho podnikání ve zkratce 

U nás v Opium se nám velmi líbí filozofie “vše pod jednou střechou“. A také víme, že každá společnost má svůj vlastní příběh a jiné požadavky. Proto vytváříme firemní systémy šité na míru vašemu podnikání, které jsou přímo integrovány do aplikací Microsoft 365.  

• Integrujeme a automatizujeme vaše procesy, čímž vám uvolníme čas na důležitější úkoly. 
• Přestaňte se zahlcovat dokumenty, složkami a konverzacemi. Firemní záznamy spravujete rychle a snadno v aplikaci Teams, čímž zlepšujete spolupráci s kolegy a v konečném důsledku i své duševní zdraví.  
• Dokážete digitalizovat dokumenty, procesy a objednávky, a tím urychlit tok zboží i peněz. 
• Automatizací procesů ušetříte zaměstnancům čas, odstraníte rutinní práci a zlepšíte výkonnost firmy. 

Teams pro váš tým

Věříme, že díky těmto tipům a trikům budete umět aplikaci Teams využívat na maximum a dosáhnete co nejefektivnější spolupráce s týmem. Díky aplikaci DOer navíc zvládnete všechny funkce aplikace hravě, a tak začnete pracovat produktivněji a organizovaněji než kdykoli předtím. Spolupráce v digitálním světě nemusí být chaotická. My víme, jak na to. A rádi vám s tím pomůžeme.