Eine clevere Anwendung, die den Workflow erheblich verbessern kann, aber auch für Stirnrunzeln sorgen kann, wenn sie unorganisiert eingesetzt wird. Microsoft Teams. Es öffnet uns die Türen zu einer völlig neuen Ebene der digitalen Zusammenarbeit, doch trotz allem empfinden einige eine Abneigung, damit zu arbeiten (wenn Sie gerade leise zugestimmt haben, werden Sie diesen Artikel lieben). Wie nutzen wir also am besten die Funktionen dieser App? Wir geben Ihnen einige Tipps und Tricks, die Ihnen helfen, die volle Kontrolle über Teams zu erlangen und so eine übersichtliche und produktive Arbeitsumgebung ohne Chaos am Arbeitsplatz und im Kopf zu schaffen.

Inhalt

• Anwendungs-Highlights
• Neue Unterhaltungen, Teams oder Beiträge?
• Tipps und Tricks für die Arbeit in Teams
• DOer – Ihr persönlicher Teams-Assistent zu Diensten
• Wie Innovation in Ihrem Unternehmen aussieht, kurz gesagt
• Teams für Ihr Team

Anwendungs-Highlights

Organisation von Shared Files

Vergessen Sie verwirrende Strukturen und eine chaotische Organisation. Mit Teams können Sie ein logisches System aufbauen, das Ihnen hilft, Informationen schnell zu finden, den Überblick zu behalten und diese einfach mit Ihrem Team zu teilen.

Alles unter einem Dach

Eine übersichtliche Dateiorganisation ist nur die Spitze des Eisbergs der Vorteile von Teams. Die Schönheit liegt in der Einfachheit dieser Lösung: Sie benötigen nur eine einzige Anwendung, in der Sie nicht nur Dokumente teilen, sondern auch mit Kollegen kommunizieren oder Meetings und Webinare organisieren können. E-Mails in der internen Kommunikation gehören der Vergangenheit an. In Teams können Sie private Unterhaltungen oder spezifische Themen-Chats erstellen. Sie können direkt in Word, Präsentationsanwendungen, Figma, Miro, LiveBoard und anderen Tools direkt in Microsoft Teams an Dokumenten zusammenarbeiten. Somit können Sie alles, was Sie für eine effektive Arbeit benötigen, in einem Fenster mit minimalem Aufwand verwalten, ohne verschiedene zusätzliche Anwendungen bezahlen zu müssen.

Organisation von Besprechungen und Webinaren 

Meetings sind ein fester Bestandteil der Arbeit in Teams. Aber wussten Sie auch von Webinaren? Mit der Webinar-Funktion können Sie ganz einfach Informationen mit einem breiteren Publikum teilen, mit Teilnehmern interagieren und Vorteile wie einfache Verwaltung und Aufzeichnungen zur späteren Wiedergabe nutzen. Und was braucht man dafür? Einfach einen Link teilen und Leute einladen. Ganz einfach.  

Neue Unterhaltungen, Teams oder Beiträge? 

Zu viele Teams, private und geteilte Kanäle oder eine unsinnige Menge an Gesprächen mit mehreren Themen, die miteinander vermischt sind. Überall blinkt eine neue (oft unnötige) Benachrichtigung auf, und trotzdem haben Sie das Gefühl, dass Ihnen immer etwas Wichtiges entgeht. Kommt Ihnen das zu bekannt vor? 

Sie sind nicht allein. Lassen Sie uns also sehen, wie Sie Teams zu einem Ort machen, der die Effizienz steigert und nicht den Cortisolspiegel.

Manchmal reicht es, anstatt eines neuen Teams ein neues zu erstellen Chat (Konversation). Wann ist es geeignet? Wenn Sie schnell mit einer kleineren Gruppe von Personen oder einzeln kommunizieren und Informationen austauschen müssen, ist Chat die beste Wahl. Es eignet sich besser für informelle Kommunikation, z. B. für Ad-hoc-Diskussionen oder kurze Gespräche. Und ist daher ideal für temporäre, unregelmäßige und kurzfristige Zwecke. 

• Teams sollten für längerfristige Projekte oder größere Gruppen von Menschen reserviert sein, die an einem gemeinsamen Ziel arbeiten. Sie eignen sich auch, wenn Sie ein geeignetes kontextbezogenes Umfeld für die Zusammenarbeit schaffen müssen. 
• Beiträge Sie sind nützlich für den Austausch von Informationen, wie z. B. Chat- oder Besprechungsergebnissen. Nutzen Sie sie für Diskussionen über Themen, zu denen jeder einen Beitrag leisten können sollte.  

Tipps und Tricks für die Arbeit in Teams 

• Hab keine Angst Teams und Chats deaktivieren oder ausblenden, die für Sie nicht mehr relevant sind. Folgen Sie nur denen, die Ihnen wichtig sind. Wenn Sie ein Team ausblenden, haben Sie weiterhin Zugriff auf dessen Inhalte und Ihre Teamkollegen erfahren nicht, dass Sie es ausgeblendet haben.  
• Erstellen neuer Chat für dieselbe Gruppe, wenn es nötig ist, über ganz andere Themen zu diskutieren. 
• Lassen Sie sich nicht von unnötigen Benachrichtigungen ablenken. Passen Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen an damit sie Ihren Bedürfnissen entsprechen. 
• Mit @ (Erwähnung) Markieren Sie diejenigen, die auf Ihre Nachricht antworten sollen (dies gilt sowohl für Chats als auch für Beiträge und Teams, wenn Sie eine Antwort von bestimmten Personen erwarten). 
• Achten Sie auf Ihre eigene Arbeit und Verantwortung dafür – planen Sie und bleiben Sie konzentriert. Verwenden Sie eine To-Do-Liste für persönliche Aufgaben.  
• Aufschub die am häufigsten verwendeten Teams und Konversationen nach oben in der Liste der Teams. 
• Benennen Sie Gruppenchats immer relevant. Haben Sie keine Angst, Emojis in Namen zur besseren Unterscheidung zu verwenden (obwohl hier die goldene Regel gilt: weniger ist mehr). 
• Verwenden Sie Reaktionen (z. B. erhobener Daumen), um zu signalisieren, dass Sie die Nachricht gesehen haben. 
• Bitten Sie um Reaktionen anstelle von Ein-Wort-Antworten (z.B. “Gib <3 auf die Nachricht, wenn du teilnehmen kannst“ oder nutze eine Umfrage). 
• Doch in Microsoft Teams geht es nicht nur um Kommunikation. Sie haben die Möglichkeit, wie in einem Webbrowser zu arbeiten, was es Ihnen ermöglicht, verschiedene Anwendungen zu verbinden. Diese eröffnen weitreichende Möglichkeiten für die Organisation von Webinaren und Meetings und heben die Produktivität auf ein neues Niveau.  

DOer – Ihr persönlicher Teams-Assistent zu Diensten 

Die Arbeit in Teams kann noch einfacher sein. Organiserter, übersichtlicher und völlig intuitiv. Dank DOer App damit Sie Ihre Zeit optimal nutzen können, indem DOer sie anstelle des ewigen Suchens und Organisierens von Artikeln für Sie erledigt.  

Mit diesem praktischen Tool, das Sie direkt in Teams als eigene Anwendung integrieren können, können Sie einfach mit Elementen in SharePoint arbeiten. Sie können Dokumente lesen oder erstellen, Elemente suchen, bearbeiten, anzeigen oder filtern.  

Nicht zuletzt wird die Integration der App in Teams die Funktionalität innerhalb einer einzigen Anwendung sicherstellen, wodurch Sie sich nicht durch Dutzende von Fenstern klicken müssen.  

Wie Innovation in Ihrem Unternehmen aussieht, kurz gesagt 

Bei uns bei Opium gefällt uns die Philosophie “alles unter einem Dach“ sehr gut. Und wir wissen auch, dass jedes Unternehmen eine andere Geschichte und andere Anforderungen hat. Wir erstellen maßgeschneiderte Unternehmenssysteme für Ihr Unternehmen, die direkt in Microsoft 365-Anwendungen integriert sind.  

• Wir integrieren und automatisieren Ihre Prozesse, damit Sie mehr Zeit für wichtigere Aufgaben haben. 
• Hören Sie auf, sich mit Dokumenten, Ordnern und Gesprächen zu beschäftigen. Verwalten Sie Unternehmensaufzeichnungen schnell und einfach in Teams, um die Zusammenarbeit mit Kollegen und letztendlich auch Ihr geistiges Wohlbefinden zu verbessern.  
• Sie können Belege, Prozesse und Bestellungen digitalisieren und so den Waren- und Geldfluss beschleunigen. 
• Durch die Automatisierung von Prozessen sparen Sie Mitarbeiterzeit, eliminieren Routinetätigkeiten und verbessern die Unternehmensleistung. 

Teams für Ihr Team

Wir glauben, dass Sie mit diesen Tipps und Tricks die Teams-App optimal nutzen und Ihre Zusammenarbeit im Team so effektiv wie möglich gestalten können. Mit der DOer App können Sie außerdem alle Funktionen der Anwendung mühelos beherrschen und somit produktiver und organisierter als je zuvor arbeiten. Zusammenarbeit in der digitalen Welt muss kein Chaos sein. Wir wissen, wie es geht. Und wir helfen Ihnen gerne dabei.