,“Inovace jsou motorem technologického vývoje.“ A nový rok může být katalyzátorem vašeho pokroku. Tento (doslova) přelomový okamžik představuje ideální příležitost začít znovu. Stanovit si osobní i profesní cíle, načrtnout vize a načerpat novou inspiraci. Nový rok je také ideální příležitostí k zhodnocení výkonnosti vaší firmy a navržení plánů na zlepšení.  

V dnešní době je nezbytné využívat moderní technologie, které vám pomohou zvýšit efektivitu, kvalitu a konkurenceschopnost. Proto jsme pro vás připravili trendy na příští rok, které si nemůžete dovolit ignorovat. Proč? Jejich integrace urychlí rozvoj vaší společnosti, zlepší spokojenost zákazníků i zaměstnanců a pomůže vám dosáhnout podnikatelských cílů pro rok 2024. A to se přece nedá odmítnout.   

Obsah

• První krok – digitalizace evidence
• Podívejte se na své procesy
• Intranet – centrální uzel vaší firmy
• Zaškolování a odchod zaměstnanců
• Automatizace je k nezaplacení 
• Kybernetická bezpečnost
• Integrace umělé inteligence
• Zeptejte se zaměstnanců na jejich názor
• Šetřit na digitalizaci vás přijde draho 
• Závěrečná rada   

Digitalizace evidence 

První předsevzetí je něco (co jste si možná všimli), co opakujeme pořád dokola. Jsme totiž přesvědčeni, že je klíčem k úspěchu. DIGITALIZACE. 

Přechod na digitální evidenci vám umožní ušetřit čas a místo, zajistit lepší ochranu a dostupnost vašich dat, zjednodušit a zrychlit komunikaci a spolupráci a zlepšit transparentnost a přístup k důležitým záznamům vaší firmy.  

Jak na to? K digitalizaci evidence můžete využít cloudová řešení pro správu dokumentů, jako je například Microsoft SharePoint. Pokud s digitalizací teprve začínáte, postačí vám i OneDrive. Digitalizace evidence zakázek, úkolů, dokumentů a seznamů specifických pro vaše podnikání pomůže firmě rychleji se rozvíjet a efektivněji distribuovat informace v rámci týmu.   

Analýza klíčových procesů 

Položili jste si někdy otázku, co je základem vašeho podnikání? Jsou to vaše procesy. Proto je nezbytné, abyste je neustále sledovali a zlepšovali. Analyzujte své klíčové procesy a zjistěte, kde jsou slabá místa firmy, kde dochází k plýtvání, jakých zbytečných chyb se vyvarovat a jak najít příležitosti, které vás posunou dál. Tímto způsobem zvýšíte efektivitu a produktivitu, kvalitu a spokojenost a v neposlední řadě také konkurenceschopnost a inovace.  

K analýze klíčových procesů můžete využít různé metody, jako je mapování procesů a jejich následná integrace do vašich podnikových aplikací. Jak je na tom váš prodejní proces? Jaký proces používáte při realizaci zakázek? Jak se zaměstnanci dostanou k procesním systémům? Jsou jim přístupné z mobilu? Správná analýza vašich procesů a jejich zapracování do pohodlné obchodní aplikace posune vaši firmu o míle vpřed. 

Vytvořte jedno “místo pravdy“

Vše pod jednou střechou. Zbavte se chaosu a poskytněte zaměstnancům přístup k firemním novinkám, dokumentům a možnosti komunikace s ostatními zaměstnanci na jediném místě. Toto “místo pravdy“ vám pomůže zlepšit kvalitu a integritu informací, dostupnost a přístupnost vašich dat a urychlí analytické, rozhodovací a komunikační schopnosti týmů.  

Víte, co je tou nejcennější komoditou? Vaše data. Ta představují cenný zdroj informací, které vám pomáhají při rozhodování a řízení vaší firmy. Proto je důležité, abyste vytvořili jedno “místo pravdy“, tedy jeden intranet nebo zdrojovou databázi, která bude obsahovat všechny vaše důležité údaje a bude neustále aktualizována a synchronizována se všemi vašimi aplikacemi a systémy.  

,“Místem pravdy“ vaší firmy by mohl být například Microsoft Teams. Do Teamsu můžete rychle a snadno integrovat různé aplikace, včetně SharePointu, který je ideální pro informování o novinkách, nařízeních či projektech. Je také perfektním místem pro vyplňování formulářů nebo přehlednou evidenci zakázek, projektů a dokumentů. A to nejlepší na závěr? Zaměstnanci mohou mít okno neustále otevřené, komunikovat nebo hledat informace a soubory, aniž by museli neustále přepínat mezi stránkami. Firemní intranet jako „jediné místo pravdy“ přinese každému ve vaší firmě přehled a eliminuje drby během přestávek na cigaretu. 

Zlepšete procesy zapracování a odchodu zaměstnanců 

Nejprve si ujasněte, co je nejdůležitějším aktivem vaší firmy. Nebo spíše kdo. Jsou to vaši vážení zaměstnanci. Proto je důležité, abyste jim zajistili optimální začátek i konec jejich pracovního poměru. Vylepšete onboarding a offboarding a zvyšte tak motivaci, loajalitu a výkonnost svých zaměstnanců. Snížíte také fluktuaci, náklady a rizika spojená s obměnou personálu. Pomůže vám to také zajistit dodržování právních a etických norem.  

Pro zlepšení procesů zapracování a odchodu zaměstnanců je ideálním řešením HR systém postavený (opět) na platformě SharePoint (ano, tento nástroj milujeme, protože je šikovně multifunkční). 

Pokud se musíte s zaměstnancem rozloučit, systém mu automaticky odebere přístup k interním systémům a zruší jeho uživatelský účet, aniž byste museli čekat na IT oddělení. Snadné! 

Automatizace na maximum  

Tento bod asi nebude úplným překvapením. Žijeme v době, kdy automatizujeme všechny možné procesy na maximum. Automatizace procesů totiž šetří nejen naše peněženky, ale i čas. Zvyšuje také přesnost, zlepšuje bezpečnost a umožňuje lidem soustředit se na kreativnější a hodnotnější úkoly namísto manuální práce a opakujících se činností. Chcete z automatizace vytěžit maximum? Použijte nástroje RPA (robotická automatizace procesů).  

Ptáte se, co lze ve vaší firmě automatizovat? Téměř vše. Digitální oběh dokumentů, skladové procesy, prodejní procesy, automatizaci objednávek, podepisování či schvalování nebo procesy, které jsou specifické pro vaši společnost. Automatizovat můžete i procesy v oblasti lidských zdrojů, finanční procesy, vyhledávání dokumentů či marketingové aktivity. Stačí si jen vybrat správnou platformu a procesy, s nimiž ve vaší firmě začnete. Pokud se vám zdá, že nevíte úplně, kde je sever a kterým směrem vykročit, pomůžeme vám najít nejvhodnější proces pro automatizaci ve vaší společnosti prostřednictvím auditu a analýzy procesů.

Kybernetická bezpečnost je nezbytností“ 

Kybernetické útoky nejsou jen námětem akčních filmů. I právě teď se někde na světě někdo pokouší násilně proniknout do virtuálního prostoru jiné osoby. Jak víte, že příště nebude terčem právě vaše firma? Máte tušení, jak ochránit vaše data, systémy a sítě před útoky, narušením, krádeží nebo poškozením?  

V příštím roce vám doporučujeme zaměřit se na kybernetickou bezpečnost vaší firmy. Počet útoků či případů ztráty a krádeže dat roste a nemusíme být Nostradamus, abychom předpověděli, že rok 2024 přinese ještě více útoků na firemní infrastruktury a informační systémy. Správně nastavené procesy kybernetické bezpečnosti vám umožní zajistit důvěrnost, integritu a dostupnost vašich informací a zabránit finančním ztrátám, poškození reputace nebo právním problémům.  

Co můžete udělat? Zkontrolujte bezpečnostní nastavení ve vaší firmě, od antivirových řešení, firewallů, VPN, šifrování, autentizace a monitorování až po zabezpečení vašich podnikových aplikací, interních systémů a cloudových úložišť dat. Neberte to jako varování ani doporučení. V podstatě se jedná o nutnost, pokud chcete udržet svou firmu při životě.   

Umělá inteligence pro firemní procesy

Co takhle zaměstnat ve vaší firmě zaměstnance, který se dokáže učit sám? Pracuje nepřetržitě? Umí provádět úkony automaticky a dodržuje přesně stanovené postupy a procesy? “Zaměstnejte“ umělou inteligenci a vylepšete své produkty nebo služby, zvyšte svou konkurenceschopnost a vytvořte nové příležitosti a hodnoty.  

Nemluvíme teď o generování textů pomocí Chat GPT. Spíše se zaměřujeme na nasazení umělé inteligence do vašich procesů, evidence a obchodních aplikací. Řešení jako SharePoint Premium se službou Syntex vám umožní extrahovat informace z dokumentů, rozhodovat o postupu procesů nebo psát personalizované marketingové či prodejní zprávy pro vaše zákazníky. Čím dříve integrujete AI zaměstnance, tím dříve předběhnete konkurenci. Jednoduchá rovnice.

Zjistěte spokojenost zaměstnanců s nástroji

,“Šťastní zaměstnanci jsou klíčem ke šťastné společnosti.“ Znáte tento výrok? Určitě na tom něco je. Kdy jste se naposledy zeptali svých zaměstnanců, jak jsou spokojeni s digitalizací ve vaší firmě nebo s nástroji, které používají? Sledování spokojenosti a uživatelské zkušenosti zaměstnanců s vašimi digitálními nástroji je klíčové, protože kromě samotného pohodlí lidí zvyšuje také jejich produktivitu a efektivitu.  

Firmy často poskytují zaměstnancům buď velké množství různých nástrojů (což může vést k zmatku), nebo naopak pouze jeden komplexní nástroj, který kdysi někdo zavedl a dodnes panuje domněnka, že se jím už není třeba zabývat, protože když byl dobrý před rokem, je dobrý pořád. Ani jeden z těchto extrémů však není dobrý. Věnujte pozornost svým digitálním nástrojům a neustále je vylepšujte. Jak vaše firma roste a zlepšují se vaše pracovní postupy, systém se jim musí úměrně přizpůsobovat, ne naopak. Přece se nemůžete přizpůsobovat starému systému a omezovat svůj růst a inovativnost.  

Šetřete na všem kromě digitalizace  

Co podle analýz přinese rok 2024 podnikání? Máme se připravit na řadu výzev, ekonomické ochlazení, inflaci či pokles poptávky a investic. Ach jo. Zoufalství stranou, my vidíme světlo na konci tunelu.  

Chápeme, že v takové situaci je snadné uchýlit se k úsporám. A tak se často pozastavují projekty v oblasti digitalizace, automatizace nebo vývoje podnikových aplikací či zavádění cloudu, a to i přesto, že jsou pro podnikání klíčové a dokážou zmírnit dopady komplikací na trhu a v makroekonomice. V roce 2024 proto šetřete tam, kde již nebudete růst, a ušetřené prostředky investujte do jasné vize digitalizace vaší společnosti. 

Závěrečná rada

Nekupujte nástroje bez rozmyslu jen proto, že by se to mělo. Obraťte se na odborníky (????), proveďte analýzu procesů a nasazujte řešení a nástroje, které jsou ucelené, v budoucnu snadno rozšiřitelné a postavené na jedné platformě. Zvažte SharePoint, za který možná již dnes platíte v rámci Microsoft 365, aniž byste využívali jeho výhody. Pokud chcete vědět, jak na to, ozvěte se nám. Rádi vám představíme možnosti aplikací na míru v této platformě pro vaši firmu.