,“Innovationen sind der Herzschlag der technologischen Evolution.“ Und das neue Jahr kann ein Katalysator für Ihren Fortschritt sein. Dieser (buchstäbliche) Wendepunkt bietet die ideale Gelegenheit, neu anzufangen. Persönliche und berufliche Ziele setzen, Visionen entwerfen und neue Inspiration schöpfen. Das neue Jahr ist auch die perfekte Gelegenheit, die Leistung Ihres Unternehmens zu überprüfen und Verbesserungspläne vorzuschlagen.  

In der heutigen Zeit ist es unerlässlich, dass Sie moderne Technologien nutzen, die Ihnen helfen, Effizienz, Qualität und Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Deshalb haben wir für Sie die Trends für das kommende Jahr zusammengestellt, die Sie sich nicht leisten können zu ignorieren. Warum? Ihre Integration wird Ihr Unternehmen beschleunigen, die Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern verbessern und Ihnen helfen, Ihre Geschäftsziele für 2024 zu erreichen. Und das ist doch unschlagbar.

Inhalt

• Erster Schritt – Digitalisierung der Aufzeichnungen
• Schauen Sie sich Ihre Prozesse an
• Intranet – zentraler HUB Ihres Unternehmens
• Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern
• Automatisierung ist Gold wert 
• Cybersicherheit
• Integration künstlicher Intelligenz
• Fragen Sie die Mitarbeiter nach ihrer Meinung
• Sparen bei der Digitalisierung kommt Sie teuer zu stehen 
• Rat zum Schluss   

Digitalisierung der Aufzeichnungen 

Der erste Vorsatz ist etwas, (was Sie vielleicht bemerkt haben), das wir immer wiederholen. Denn wir sind überzeugt, dass es der Schlüssel zum Erfolg ist. DIGITALISIERUNG. 

Der Übergang zur digitalen Erfassung ermöglicht Ihnen Zeit und Platz zu sparen, einen besseren Schutz und höhere Verfügbarkeit Ihrer Daten zu gewährleisten, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu vereinfachen und zu beschleunigen und die Transparenz sowie Zugänglichkeit der wichtigen Aufzeichnungen Ihres Unternehmens zu verbessern.  

Wie macht man das? Sie können Cloud-basierte Dokumentenmanagementlösungen wie Microsoft SharePoint zur Digitalisierung von Aufzeichnungen verwenden. Wenn Sie gerade erst mit der Digitalisierung beginnen, reicht auch OneDrive aus. Die Digitalisierung von Kundenaufträgen, Aufgaben, Dokumenten und unternehmensspezifischen Listen hilft dem Unternehmen, schneller voranzukommen und Informationen im Team effektiver zu verteilen.   

Analyse der Schlüsselprozesse 

Haben Sie sich jemals gefragt, was Ihr Geschäftsbetrieb zugrunde liegt? Es sind Ihre Prozesse. Deshalb ist es unerlässlich, dass Sie diese kontinuierlich überwachen und verbessern. Analysieren Sie Ihre Kernprozesse und identifizieren Sie, wo die Schwachstellen des Unternehmens liegen, wo Verschwendung auftritt, welche unnötigen Fehler vermieden werden können und wie Sie Chancen finden, die Sie voranbringen. So steigern Sie Effizienz und Produktivität, Qualität und Zufriedenheit und nicht zuletzt auch Wettbewerbsfähigkeit und Innovationen.  

Für die Analyse von Schlüsselprozessen können Sie verschiedene Methoden anwenden, wie zum Beispiel die Prozessabbildung und deren anschließende Integration in Ihre Geschäftsanwendungen. Wie steht es um Ihren Verkaufsprozess? Welchen Prozess verwenden Sie bei der Auftragsausführung? Wie greifen Mitarbeiter auf die Prozesssysteme zu? Sind sie vom Handy aus zugänglich? Die richtige Analyse Ihrer Prozesse und deren Integration in eine komfortable Geschäftsanwendung wird Ihr Unternehmen mit großen Schritten voranbringen.

Schaffen Sie einen “Ort der Wahrheit“.“

Alles unter einem Dach. Beseitigen Sie Chaos und bieten Sie Ihren Mitarbeitern Unternehmensnachrichten, Dokumente und die Möglichkeit zur Kommunikation mit anderen Mitarbeitern an einem einzigen Ort. Dieser “Single Source of Truth" hilft Ihnen, die Qualität und Integrität von Informationen, die Verfügbarkeit und Zugänglichkeit Ihrer Daten zu verbessern und die analytischen, Entscheidungs- und Kommunikationsfähigkeiten Ihrer Teams zu beschleunigen.  

Wissen Sie, was die wertvollste Ware ist? Ihre Daten. Sie sind eine wertvolle Informationsquelle, die Ihnen bei Entscheidungen und der Führung Ihres Unternehmens hilft. Deshalb ist es wichtig, dass Sie eine “einzige Quelle der Wahrheit“ erstellen, d. h. ein zentrales Intranet oder eine Datenbank, die alle Ihre wichtigen Daten enthält und stets aktuell und mit all Ihren Anwendungen und Systemen synchronisiert ist.  

,Der “Ort der Wahrheit“ für Ihr Unternehmen könnte beispielsweise Microsoft Teams sein. In Teams können Sie schnell und einfach verschiedene Anwendungen integrieren, darunter auch SharePoint, das sich ideal zur Information über Neuigkeiten, Verordnungen oder Projekte eignet. Es ist auch der perfekte Ort, um Formulare auszufüllen oder Aufträge, Projekte und Dokumente übersichtlich zu verwalten. Und das Beste zum Schluss? Mitarbeiter können ein Fenster geöffnet lassen, kommunizieren oder nach Informationen und Dateien suchen, ohne ständig hin- und herschalten zu müssen. Ein Firmenintranet als „Ort der Wahrheit“ verschafft jedem in Ihrem Unternehmen Überblick und eliminiert das Getuschel in den Rauchpausen.

Verbessern Sie das Mitarbeiter-Onboarding und -Offboarding 

Machen Sie sich zunächst klar, was das wichtigste Kapital Ihres Unternehmens ist. Genauer gesagt, wer es ist. Das sind Ihre wertvollen Mitarbeiter. Deshalb ist es wichtig, dass Sie ihnen einen optimalen Start und Abschluss ihres Arbeitsverhältnisses ermöglichen. Verbessern Sie Onboarding und Offboarding und steigern Sie so die Motivation, Loyalität und Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter. Sie reduzieren auch die Fluktuation, Kosten und Risiken, die mit dem Personalwechsel verbunden sind. Es wird Ihnen auch helfen, die Einhaltung rechtlicher und ethischer Standards sicherzustellen.  

Zur Verbesserung des Onboardings und Offboardings von Mitarbeitern ist eine ideale HR-Lösung (wieder einmal) auf der SharePoint-Plattform aufgebaut (ja, wir lieben dieses Tool, weil es clever multifunktional ist). 

Im Falle einer Trennung von einem Mitarbeiter wird dessen Zugang zu internen Systemen automatisch gesperrt und das Benutzerkonto ohne Wartezeit auf die IT-Abteilung beendet. Einfach! 

Automatisierung auf Maximum  

Dieser Punkt wird wahrscheinlich keine völlige Überraschung sein. Wir leben in einer Ära, in der wir alle möglichen Prozesse maximal automatisieren. Die Prozessautomatisierung spart nicht nur unsere Geldbörsen, sondern auch Zeit. Sie erhöht auch die Genauigkeit, verbessert die Sicherheit und ermöglicht es den Menschen, sich auf kreativere und wertvollere Aufgaben zu konzentrieren, anstatt auf manuelle Arbeit und wiederholte Abläufe. Möchten Sie das Maximum aus der Automatisierung herausholen? Nutzen Sie RPA-Tools (Robotic Process Automation).  

Sie fragen sich, was in Ihrem Unternehmen automatisiert werden kann? Fast alles. Digitaler Dokumentenfluss, Lagerprozesse, Verkaufsprozesse, Automatisierung von Bestellungen, Unterschriften oder Genehmigungen oder unternehmensspezifische Prozesse. Sie können auch HR-Prozesse, Finanzprozesse, Dokumentenverarbeitung oder Marketingaktivitäten automatisieren. Sie müssen nur die richtige Plattform und die Prozesse auswählen, mit denen Sie in Ihrem Unternehmen beginnen. Wenn Sie das Gefühl haben, nicht ganz zu wissen, wo Norden ist und in welche Richtung Sie gehen sollen, helfen wir Ihnen durch Audit und Prozessanalyse, den am besten geeigneten Prozess für die Automatisierung in Ihrem Unternehmen zu finden.

Cybersicherheit ist ein Muss“ 

Cyberangriffe sind nicht nur ein Thema in Actionfilmen. Schon jetzt versucht jemand auf der Welt, gewaltsam in den virtuellen Raum einer anderen Person einzudringen. Woher wissen Sie, dass Ihr Unternehmen nicht als Nächstes ins Visier gerät? Haben Sie eine Ahnung, wie Sie Ihre Daten, Systeme und Netzwerke vor Angriffen, Kompromittierung, Diebstahl oder Beschädigung schützen können?  

Im nächsten Jahr empfehlen wir Ihnen, sich auf die Cybersicherheit Ihres Unternehmens zu konzentrieren. Die Anzahl der Angriffe oder Datenverluste und -diebstähle nimmt zu, und man muss kein Nostradamus sein, um vorherzusagen, dass das Jahr 2024 noch mehr Angriffe auf Unternehmensinfrastrukturen und -informationssysteme bringen wird. Richtig eingerichtete Cybersicherheitsprozesse ermöglichen es Ihnen, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Informationen zu gewährleisten und finanzielle Verluste, Reputationsschäden oder rechtliche Probleme zu vermeiden.  

Was können Sie tun? Überprüfen Sie die Sicherheitseinstellungen in Ihrem Unternehmen, von Antivirenprogrammen, Firewalls, VPNs, Verschlüsselung, Authentifizierung und Überwachung bis hin zur Sicherheit Ihrer Geschäftsanwendungen, internen Systeme und Cloud-Datenspeicher. Betrachten Sie dies nicht als Warnung oder Empfehlung. Es handelt sich eher um eine Pflichtübung, wenn Sie Ihr Unternehmen am Leben erhalten wollen. 

Künstliche Intelligenz für Geschäftsprozesse

Wie wäre es, wenn Sie in Ihrem Unternehmen einen Mitarbeiter einstellen, der sich selbst weiterbilden kann? Arbeitet er rund um die Uhr? Kann er Aufgaben automatisch ausführen und sich strikt an vorgegebene Abläufe und Prozesse halten? “Stellen Sie“ künstliche Intelligenz ein und verbessern Sie Ihre Produkte oder Dienstleistungen, steigern Sie Ihre Wettbewerbsfähigkeit und schaffen Sie neue Möglichkeiten und Werte.  

Wir sprechen jetzt nicht über die Generierung von Texten über Chat GPT. Vielmehr geht es uns um den Einsatz von künstlicher Intelligenz für Ihre Prozesse, Ihre Aufzeichnungen und Ihre Geschäftsapplikationen. Lösungen wie SharePoint Premium mit Syntex erlauben es Ihnen, Dokumente zu extrahieren, über den Prozessablauf zu entscheiden oder personalisierte Marketing- oder Verkaufsberichte für Ihre Kunden zu verfassen. Je früher Sie einen KI-Mitarbeiter integrieren, desto eher werden Sie die Konkurrenz überholen. Eine einfache Gleichung.

Untersuchen Sie die Mitarbeiterzufriedenheit mit den Tools

,“Glückliche Mitarbeiter sind der Schlüssel zu einer glücklichen Gesellschaft.“ Kennen Sie dieses Zitat? Da wird wohl etwas dran sein. Wann haben Sie Ihre Mitarbeiter das letzte Mal gefragt, wie zufrieden sie mit der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen oder mit den Tools, die sie verwenden, sind? Die Überwachung der Zufriedenheit und des Nutzererlebnisses der Mitarbeiter mit Ihren digitalen Tools ist entscheidend, da dies nicht nur den Komfort der Menschen erhöht, sondern auch ihre Produktivität und Effizienz steigert.  

Unternehmen bieten Mitarbeitern oft entweder eine große Anzahl verschiedener Tools (was zu Verwirrung führen kann) oder umgekehrt nur ein einziges, komplexes Tool, das irgendwann einmal eingeführt wurde und von dem man bis heute annimmt, dass man es nicht mehr anrühren muss, denn wenn es letztes Jahr gut war, ist es auch heute noch gut. Aber keiner dieser Extreme ist gut. Achten Sie auf Ihre digitalen Werkzeuge und verbessern Sie sie ständig. Wenn Ihr Unternehmen wächst und sich Ihre Arbeitsabläufe verbessern, muss sich das System entsprechend anpassen, nicht umgekehrt. Sie können sich ja nicht an ein altes System anpassen und Ihr Wachstum und Ihre Innovationskraft einschränken. 

Sparen Sie bei allem außer der Digitalisierung  

Was bringt das Jahr 2024 laut Analysen für Unternehmen? Müssen wir uns auf viele Herausforderungen, eine wirtschaftliche Abkühlung, Inflation oder einen Rückgang der Nachfrage und Investitionen gefasst machen. Autsch. Verzweiflung beiseite, wir sehen ein Licht am Ende des Tunnels.  

Wir verstehen, dass es in einer solchen Situation leicht ist, zu Einsparungen zu greifen. Und so werden Digitalisierungs-, Automatisierungs- oder Geschäftsanwendungsentwicklungsprojekte oder Cloud-Implementierungen oft eingestellt, obwohl diese für das Geschäft entscheidend sind und Markt- und makroökonomische Komplikationen unterdrücken können. Sparen Sie daher im Jahr 2024 dort, wo Sie nicht mehr wachsen werden, und investieren Sie die eingesparten Ressourcen in eine klare Vision für die Digitalisierung Ihres Unternehmens. 

Rat zum Schluss

Kaufen Sie keine Werkzeuge kopflos, nur weil es sein sollte. Wenden Sie sich an Experten (????), führen Sie eine Prozessanalyse durch und setzen Sie Lösungen und Werkzeuge ein, die kohärent, in Zukunft leicht erweiterbar und auf einer Plattform aufgebaut sind. Denken Sie über SharePoint nach, das Sie vielleicht bereits in Microsoft 365 bezahlen und dessen Vorteile Sie noch nicht nutzen. Wenn Sie wissen möchten, wie das geht, kontaktieren Sie uns. Gerne stellen wir Ihnen die Möglichkeiten von maßgeschneiderten Anwendungen auf dieser Plattform für Ihr Unternehmen vor.