Gesamtlösung in Kürze 

Zweig Gemeinnütziger Sektor 
Technologie Microsoft 365, SharePoint Online, Entra, OK Dokument, AutoForm 
Lösung: Internes System für Projektmanagement, Vertragsverwaltung, Bestellungen und Budgets 
Ergebnis Bessere Kontrolle, weniger Verwaltung und höhere Transparenz 

Die Pontis Foundation realisiert eine Reihe von Förder-, Entwicklungs- und internen Projekten, darunter Verträge, Budgets, Genehmigungen und Berichte. Diese Bereiche wurden ursprünglich getrennt in verschiedenen Systemen, Dokumenten, Tabellen und per E-Mail-Kommunikation verwaltet. 

Diese Art der Arbeit: 

• schwächte und zerbrach den Überblick über den Projektstatus, 
• erschwerte die Überprüfung von Budgets und Verpflichtungen, 
• erhöhte das Risiko von Fehlern und Duplikaten, 

Das Ziel war es, zu schaffen Einheitliches internes System, das die Projekt-, Vertrags- und Finanzagenden miteinander verbindet und dem Management sowie den Projektteams einen aktuellen Überblick verschafft. 

Lösung 

Das Ergebnis der Zusammenarbeit war komplexes internes System, das alle Schlüsselbereiche der Stiftungsarbeit integriert: 

• Zentrale Projektübersicht einschließlich Status und Verantwortlichkeiten, 
• Verknüpfung von Projekten mit Verträgen und zugehöriger Dokumentation, 
• Budgetüberwachung, Inanspruchnahme und finanzielle Verpflichtungen, 
• automatisierte Genehmigungsprozesse, 
• klar definierte rollenbasierte Zugriffsrechte. 

Das System ermöglicht die Verfolgung des gesamten Projektlebenszyklus – von der Genehmigung über die Durchführung bis hin zur Auswertung und Duplizierung wiederkehrender Projekte zwischen den Jahren. 

Technologie 

Die Lösung basiert auf Microsoft SharePoint in der MS 365-Umgebung, haben wir die Umgebung um automatisierte Workflows und benutzerdefinierte Anwendungslogik erweitert. Wir haben AutoForm in SharePoint implementiert, das eine schnelle und fehlerfreie Erfassung von natürlichen und juristischen Personen im ORSR (Handelsregister) ermöglicht. Gleichzeitig haben wir die automatisierte digitale Unterzeichnung von Verträgen, die einem umfangreichen Genehmigungsprozess unterliegen, in die Prozesse integriert. 

Hauptvorteile der Technologie: 

• vollständige Integration in das bestehende Microsoft-Ökosystem, 
• sichere und zentrale Datenspeicherung, 
• Flexibilität bei Prozessanpassungen, 
• intuitive Benutzeroberfläche ohne komplizierte Schulung, 
• Umfassende Sicherheitsrichtlinien auf Basis von Microsoft Entra. 

Die Technologie wurde so gewählt, dass sie die langfristige Entwicklung des Systems und das Wachstum der organisatorischen Bedürfnisse unterstützt. Gleichzeitig erfüllt das System alle notwendigen rechtlichen Anforderungen an die Sicherheit und Speicherung sensibler Daten. 

Ergebnis 

Durch die Implementierung der Lösung erhielt die Pontis-Stiftung: 

• einheitlicher Überblick über Projekte, Verträge und Budgets, 
• deutliche Reduzierung der manuellen Administration, 
• bessere Kontrolle über Finanzströme und Verbindlichkeiten, 
• schnellere und transparentere Genehmigungen, 
• effizientere Zusammenarbeit zwischen Teams. 

Die Lösung wurde zu einem beliebten zentralen Werkzeug, das unterstützt Projektmanagement, finanzielle Disziplin und strategische Entscheidungsfindung innerhalb der gesamten Stiftung.