Když se města rozhodnou pro digitální transformaci, jde o velký krok, který může změnit celý způsob jejich fungování a komunikace. Naše hlavní město bylo dosud vnímáno jako epicentrum technologického rozvoje a digitalizace. Košice však nezůstávají pozadu a toto malebné město se tak rychle mění v digitální a moderní místo k životu. Jak se jim to konkrétně podařilo? 

S radostí vám představujeme nejnovější přírůstek v oblasti městských technologií – nový městský intranet. Tento inovativní nástroj, vyvinutý v digitální dílně Opium Systems, přináší řadu užitečných funkcí a aplikací, které výrazně zlepší život zaměstnanců a občanů Košic. Intranet není jen dalším korporátním nástrojem. Je to nová éra pro město, které se každým dnem stává progresivnějším místem k životu.

Jeden hub na všechno

Pro Košice jsme vytvořili jeden centrální portál, kde zaměstnanci města najdou vše pod jednou střechou, od směrnic a dokumentů až po kontakty na kolegy a živý přenos z jednání městského zastupitelstva. Jak jinak, ani tento nový městský lifehack se neobešel bez digitalizace a automatizace. Nahrazuje tak procesy, které se dosud daly vyřídit pouze osobně a s hromadou papírů. Eliminací prohrabávání se hromadou dokumentů a stání ve frontách se ušetří obrovské množství času i nervů.  

Abychom zvýšili efektivitu práce a zlepšili život zaměstnanců, vyvinuli jsme pro ně hned několik užitečných digitálních aplikací, jako je například aplikace pro rezervaci vozidel.

Výběrová řízení bez papírování

Nový Městský hub nabízí možnost požádat o výběrové řízení zcela online. Personální oddělení se může rozloučit s hromadami papírů a obálkami s životopisy – nyní je vše digitalizováno. Platforma umožňuje rychle a snadno procházet všechny aktuální výběrová řízení a umožňuje zaměstnancům podávat žádosti o nová výběrová řízení přímo přes intranet. Aplikace je také propojena s webovými stránkami města a připravena na integraci dalších pracovních portálů, jako je například Profesia.  

Požadavky občanů nezůstanou bez odezvy

Naším společným cílem je vytvořit prostředí, které skutečně odráží potřeby a přání občanů města. Toho lze dosáhnout pouze prostřednictvím aktivního přístupu a zpětné vazby. Do intranetu jsme proto integrovali také funkci pro přijímání požadavků, nápadů a stížností od občanů. Zaměstnanci tak mohou podněty snadno a bezproblémově sdílet s městskými úředníky v jednotlivých odborech. Každý se může zapojit a podílet se na změně k lepšímu, žádný hlas nezůstane nevyslyšen. Nápady a postřehy pomohou zlepšit infrastrukturu, služby a komunikaci ve městě, zatímco konstruktivní kritika a stížnosti pomáhají rychleji řešit problémy a zvyšovat kvalitu života obyvatel Košic. 

Rezervace vozů: pohodlně a ekologicky

Město Košice disponuje vozovým parkem, který je podle potřeby k dispozici zaměstnancům při plnění pracovních úkolů. Dosud byl celý proces rezervace řešen individuálně prostřednictvím e-mailů. Ani správce, ani zaměstnanci tak neměli přesné informace o tom, kdy a kým jsou vozidla využívána. To byl jeden z důvodů, proč jsme vytvořili jednoduchý a přehledný rezervační systém, který kromě efektivnějšího využití vozového parku nabídne také mnohem lepší přehled pro uživatele i správce.  

Nová rezervační aplikace poskytuje podrobný přehled o vozidlech a jejich využití, čímž snižuje administrativní zátěž. Nabízí více funkcí a rychlejší vyřízení požadavků. Aplikace umožňuje rychle a snadno vyhledat volná vozidla a rezervovat si je v případě potřeby. Dalšími užitečnými funkcemi aplikace je sledování aktuálního technického stavu vozidla, jeho dokumentů nebo dokonce evidence STK, EK a platnosti dálniční známky.

Snadný výběr vozu podle individuálních potřeb

Každé vozidlo je v systému evidováno včetně jednotlivých parametrů výbavy a dalších vlastností. Pokud zaměstnanec potřebuje auto na cestu po dálnici nebo třeba v horkém letním dni auto s klimatizací, systém mu při rezervaci nabídne na výběr právě ta vozidla, která tyto požadavky splňují. 

Výpůjčky a vrácení vozidel se zaznamenávají v reálném čase, což zajišťuje přehled o dostupnosti vozidel. Stejné vozidlo tak může být během jednoho dne zapůjčeno více zaměstnancům.  

Díky dostupnosti podrobných informací o rezervaci mohou správci sledovat historii jízd, záznamy o poruchách, doklady a platnost jednotlivých prohlídek. Uživatel si zase může zobrazit svou historii jízd a zaznamenávat potřebné informace. 

Aplikace je plně integrována do Microsoft Teams, takže v případě potřeby rezervace již nemusíte volat ani psát e-mail. Samotný proces je velmi intuitivní. Přímo přes městský hub stačí v aplikaci kliknout na tlačítko Rezervovat auto a průvodce vás provede jednoduchým procesem, který za vás vytvoří rezervaci a odešle oznámení vám i správci. Vám už stačí jen zastavit se pro klíče od auta. 

Společně k digitálnímu městu

Nový Městský hub není jen technologickou vychytávkou. Je to nástroj, který mění pravidla hry. Pomáhá zaměstnancům magistrátu efektivněji spolupracovat a aktivně se podílet na vytváření lepšího města. Jeho užitečné nástroje, jako je rezervace aut, výběrová řízení a možnost podávat požadavky, jsou jen začátkem potenciálu, který tato novinka představuje.  

Tento krok posouvá Košice směrem k modernějšímu a inkluzivnějšímu městu, připravenému na budoucnost. S více než 1 500 uživateli napříč různými odděleními můžeme s jistotou říci – Košice nyní září jasným digitálním světlem. A my jsme vděční, že můžeme být součástí této revoluční transformace. 

Technologický stack