Mestský lifehack, ktorý mení hru: Digitalizácia Magistrátu mesta Košice

Keď sa mestá rozhodnú pre digitálnu transformáciu, ide o veľký krok, ktorý môže zmeniť celý spôsob ich fungovania a komunikácie. Naše hlavné mesto bolo doteraz vnímané ako epicentrum technologického rozvoja a digitalizácie. Avšak Košice nezaostávajú a toto malebné mesto sa tak rýchlo mení na digitálne a moderné miesto na život. Ako konkrétne sa im to podarilo? 

S radosťou vám predstavujeme najnovší prírastok v oblasti mestských technológií – Nový Mestský Intranet. Tento inovatívny nástroj, uvarený v digitálnej kuchyni Opium Systems, prináša množstvo užitočných funkcií a aplikácií, ktoré výrazne zlepšia život zamestnancov a občanov Košíc. Intranet nie je len ďalší korporátny nástroj. Je to nová éra pre mesto, ktoré sa každým dňom stáva pokrokovejším miestom na život.

Jeden hub na všetko

Pre Košice sme vytvorili jeden centrálny hub, kde zamestnanci mesta nájdu všetko pod jednou strechou, od smerníc a dokumentov až po kontakty na kolegov a stream z mestského zastupiteľstva. Ako inak, tento nový mestský lifehack sa nezaobišiel bez digitalizácie a automatizácie. Nahrádza tak procesy, ktoré sa doteraz dali vybaviť iba tvárou v tvár a papierovačkami. Eliminovaním hrabania sa v kope dokumentov a státia v rade sa ušetrí obrovské množstvo času i nervov.  

Pre zlepšenie efektivity i života zamestnancov sme pre nich navarili hneď niekoľko šikovných digitálnych appiek, ako napríklad aplikácia na rezerváciu áut.

Výberové konania bez papierovačiek

Nový Mestský hub poskytuje možnosť požiadať o výberové konanie plne online. HR oddelenie môže zabudnúť na haldy papiera a obálky s CVs – teraz je všetko digitalizované. Platforma umožňuje rýchlo a jednoducho prehľadávať všetky aktuálne výberové konania a dovoľuje zamestnancom podávať požiadavky na nové výberové konania priamo cez intranet. Aplikácia je tiež napojená na webovú stránku mesta a pripravená na integráciu ďalších pracovných portálov, ako napríklad Profesia.  

Požiadavky od občanov nezapadnú prachom

Spoločným cieľom je vytvoriť prostredie, ktoré skutočne odzrkadľuje potreby a túžby občanov mesta. A to sa dá jedine akciou a spätnou reakciou. Do intranetu sme preto integrovali aj funkciu pre prijímanie požiadaviek, nápadov a sťažností od občanov. Takto môžu zamestnanci podnety jednoducho a bezproblémovo zdieľať s mestskými úradníkmi na jednotlivých referátoch. Každý sa môže zapojiť a podieľať sa na zmene k lepšiemu, žiaden hlas neostane nevypočutý. Nápady a postrehy pomôžu zlepšiť infraštruktúru, služby a komunikáciu v meste, zatiaľ čo konštruktívna kritika a sťažnosti pomáhajú rýchlejšie riešiť problémy a zvyšovať kvalitu života Košičanov. 

Rezervácie áut: pohodlne a udržateľne

Mesto Košice disponuje vozovým parkom, ktorý je podľa potreby k dispozícii zamestnancom pri plnení pracovných úloh. Doposiaľ bol celý proces rezervácie nastavený individuálne prostredníctvom mailov. Ani správca a ani zamestnanci tak nemali presné informácie o tom, kedy a kým sa vozidlá využívajú. To bolo jedným z dôvodov, prečo sme vytvorili jednoduchý a prehľadný systém rezervácie, ktorý okrem efektívnejšieho využívania vozového parku ponúkne aj omnoho lepší prehľad pre používateľa i pre správcu.  

Nová rezervačná aplikácia predstavuje detailný prehľad o vozidlách a ich využívaní, čím sa znižuje administratívna záťaž. Predstavuje viac funkcií a rýchlejšie vybavenie požiadavky. Appka umožňuje rýchlo a ľahko nájsť voľné vozidlá a zarezervovať si ich v čase potreby. Ďalšími šikovnými funkciami aplikácie je sledovanie aktuálneho technického stavu vozidla, jeho dokumentov či dokonca evidencia STK, EK a platnosť diaľničnej známky.

Jednoduchý výber auta podľa individuálnych potrieb

Každé vozidlo je v systéme evidované aj s jednotlivými parametrami výbavy a ďalšími vlastnosťami. Ak zamestnanec potrebuje auto na cestu po diaľnici, prípadne v teplom letnom dni auto s klimatizáciou, systém mu ponúkne pri rezervácii na výber práve z vozidiel, ktoré tieto potreby dokážu naplniť. 

Požičiavanie a vracanie auta sa eviduje v reálnom čase, čo zabezpečuje prehľad o dispozícii vozidiel. To isté auto tak môže byť požičané počas jedného dňa viacerým zamestnancom.  

Dostupnosť detailných informácií o rezervácii umožňuje správcom sledovať históriu jázd, evidenciu porúch, dokladov a platnosti jednotlivých kontrol. Používateľ si zas vie zobraziť svoju históriu jázd a evidovať potrebné informácie. 

Aplikácia je plne integrovaná do Microsoft Teams, v prípade potreby rezervácie už teda nepotrebujete volať či písať mail. Samotný proces je veľmi intuitívny. Priamo cez mestký hub stačí v aplikácii kliknúť na tlačidlo Rezervovať auto a sprievodca vás prevedie jednoduchým procesom, ktorý za vás vytvorí rezerváciu a odošle oznámenie vám aj správcovi. Vám sa stačí už len zastaviť pre kľúč od auta. 

Spoločne k digitálnemu mestu

Nový Mestský hub nie je len technologickou vychytávkou. Je to nástroj, ktorý mení hru. Pomáha zamestnancom magistrátu spolupracovať efektívnejšie a aktívne priložiť ruku k dielu pri vytváran lepšieho mesta. Jeho užitočné nástroje ako rezervácia áut, výberové konania a možnosť podávať požiadavky sú len začiatkom potenciálu, ktorý táto novinka predstavuje.  

Tento krok posúva Košice smerom k modernejšiemu a inkluzívnejšiemu mestu, pripravenému na budúcnosť. S viac ako 1500 používateľmi naprieč rôznymi oddeleniami, môžeme s istotou povedať – Košice teraz žiaria jasným digitálnym svetlom. A my sme vďační, že môžeme byť súčasťou tejto revolučnej transformácie. 

Tech stack