Digitální transformace už v dnešním světě není žádnou sci-fi, ale nezbytnou součástí fungování. Všichni víme, jaké to je pracovat s dokumenty, které na nás padají ze všech stran. A přesto nevíme, kde co je. Příkladem může být i zaneprázdněný zaměstnanec úřadu, který hledá jednu fakturu a stráví hodiny klikáním po různých složkách a systémech. Výsledkem je zoufalý pohled na prázdnou obrazovku a množství otevřených souborů. V našem nejnovějším blogu se dozvíte, jak takové situaci můžeme předejít. 

Obsah   

• Jedna městská houba na všechno 
• Požadavky občanů
• Nový zaměstnanec 
• Investice pod kontrolou 
• AI – osobní asistent pro každého 
• Závěr  

Jedna městská huba na všechno 

Představujeme vám digitální městský úřad, nebo jinými slovy intranet pro samosprávy. Slouží jako domovská stránka (tzv. homepage), kde najdete vše, co potřebujete – od smluv a kontaktů přes jídelní lístek až po aktuální oznámení. Pod pojmem “jedno místo”, nebo domovskou stránkou nemyslíme jen další záložku na sdíleném disku, ale platformu, která dává smysl. Najdete na ní vše potřebné pro rychlé a efektivní fungování. Nahrazuje procesy, které bylo možné vyřídit pouze dlouhým čekáním na chodbách, a díky digitalizaci a automatizaci eliminuje množství času stráveného rutinními úkoly. 

Požadavky občanů  

Každý den přicházejí od občanů nové nápady, podněty či dotazy, které vyžadují nejen odpověď s zpětnou vazbou, ale i návrh řešení. Požadavek se zaznamená na městském intranetu a automaticky se přiřadí osobě odpovědné za danou problematiku nebo agendu na radnici. Pokud se problém vyskytne vícekrát, systém to dokáže rozpoznat. Analyzuje, vyhodnotí, zobrazí statistiky a pomůže s rozhodováním. Podněty občanů jsou tak zaznamenány, roztříděny podle priorit a zaměstnanci města tak vědí, na které oblasti se zaměřit a co vylepšit. 

Nový zaměstnanec 

Při nástupu nového zaměstnance může IT oddělení trvat i několik dní či týdnů, než vyřeší přístup ke všem dokumentům a aplikacím, které zaměstnanec skutečně potřebuje. Intranet pomáhá zajistit všechna oprávnění již v den nástupu a při podpisu smlouvy.  

Výhodou pro každého nového zaměstnance je, že má okamžitě k dispozici synchronizovaný adresář se všemi důležitými kontakty na kolegy a spolupracovníky v rámci města či samosprávy, což mu usnadní zapojení se nejen do pracovního procesu. Vše na jedno kliknutí.  

Investice pod kontrolou 

Všichni si dokážeme velmi dobře představit koloběh papírování spojeného s komplexními a náročnými projekty, jako jsou investiční akce. Celá projektová dokumentace, od lhůt, termínů, rozpočtů, návrhů, zadávání zakázek až po financování, musí být evidována, aby se v tom člověk neztratil. Díky intranetu je každému úkolu přiřazena odpovědná osoba, které chodí oznámení a která dbá na dodržování lhůt a termínů.   

AI – osobní asistent pro každého 

Řekněme si upřímně, kdo by nechtěl mít osobního asistenta, kterému může přidělit úkoly, na které nemá čas nebo chuť. Představte si například, že potřebujete zjistit, co bylo schváleno v usnesení před rokem. Obvykle by to znamenalo prohrabávat se dokumenty minimálně půl dne. AI asistent to zvládne a dokonce za pár vteřin. Prohledá všechny dokumenty a na základě toho odpoví s přesností. Jak snadná úspora času, že? 

Závěr 

Digitální transformace neznamená pouze nahrazení papíru tabletem nebo počítačem. Jde především o zjednodušení a zlepšení fungování v každodenním životě. Zaměstnanec města nebo samosprávy získá více času, aby se mohl věnovat tomu, co je opravdu důležité a má přidanou hodnotu – jako je plánování, inovace nebo rozvoj města. Náš systém, na kterém je postaven intranet, funguje bez složitých technologických požadavků. Ušetříte náklady, protože není třeba pořizovat žádné servery, licence ani power apps. 

Na digitalizaci nemusíte čekat jako na nový rozpočet. Důležité je začít s jasným cílem – aby se města a samosprávy staly místem, kde věci skutečně fungují. Pokud se chcete dozvědět více, podívejte se na náš webinář.