Ahoj, automatizace! Zefektivnili jsme vyhledávání potenciálních uchazečů pomocí aplikace pro Ahoy Career

Virtuální nitky spojují svět. Tentokrát jsme za ně zatáhli trochu jiným způsobem. Abychom pomohli propojit potenciální uchazeče s Ahoy Career co nejrychleji a nejefektivněji.

Klient a zadání

Ahoy Career, personální agentura působící v několika evropských zemích (CZ, SK, PL, RU, HU), nás oslovila s jasným cílem: vytvořit aplikaci, která by nahradila ruční sběr uchazečů z formulářů Facebook Lead a jejich zaznamenávání do tabulek Excel.  

Nová výzva? Bez váhání jsme souhlasili. 

Nejprve jsme se podělili o naši vizi a zajímalo nás, jak ji vnímá agentura. Následně jsme s klientem uspořádali čtyři workshopy, na nichž jsme důkladně analyzovali jeho stávající procesy a metody získávání potenciálních zákazníků. Výsledkem bylo sofistikované řešení postavené na Microsoft SharePoint, které klientovi umožňuje vytvářet kampaně na generování leadů na Facebooku. Po spuštění těchto kampaní se shromážděné leady automaticky přesouvají přímo z Facebooku do aplikace AhoyLead, kde probíhá řada automatizačních procesů. 

Výzvy v rámci procesu

Ruční přepisování potenciálních zákazníků z Facebooku do Excelu je nejen časově náročné (a vyčerpávající), ale také vede k většímu počtu chyb při zadávání. Proto bylo důležité navrhnout aplikaci tak, aby dokázala vybrat ty správné kandidáty, kontaktovat je a ostatní přesunout do složky „možná jindy“. Druhou výzvou byla integrace údajů o potenciálních zákaznících s interními procesy klienta. Analýzy jsou však nejen naší specialitou (opravdu), ale také velmi užitečným nástrojem, díky kterému se nám podařilo navrhnout optimální řešení na míru a úspěšně jej implementovat v červnu 2023.  

Hlavní vlastnosti

Jednoduchá a především bezproblémová integrace dat
Leady získané z Facebooku se automaticky synchronizují s aplikací SharePoint, čímž odpadá nutnost zdlouhavého ručního přepisování (Kdo z vás má rád ruční práci v Excelu? Nikdo?) 

Automatizace je k nezaplacení
AhoyLeads obsahuje užitečné automatizační funkce, které spouštějí akce na základě odpovědí potenciálních uchazečů na otázky ve formuláři, díky čemuž jim lze například zasílat automatické e-maily nebo SMS. 

Když méně (času stráveného vyplňováním) znamená více (zpracovaných potenciálních zákazníků)
Díky této aplikaci se zefektivnil proces správy potenciálních zákazníků, což zajišťuje jejich efektivní kategorizaci a reagování na ně na základě jejich preferencí a odpovědí. 

Zpětná vazba od klienta

Co nám může poskytnout nejautentičtější hodnocení aplikace? Pohled očima klienta. Proto jsme položili společnosti Ahoy Career několik otázek, které nám (i vám) pomohou udělat si představu o výsledcích aplikace a její praktičnosti.  

Všimli jste si nějakých výhod oproti Excelu? 
,”Co se týče hlavních výhod, je to asi míra odezvy kampaní. V červnu činila míra odezvy napříč všemi projekty necelých 241 TP4T. A když jsme se teď podívali na červen (po implementaci aplikace), tak už to vyskočilo přes 30% s výkyvy v závislosti na velikosti projektu. U některých projektů máme míru odezvy až kolem 50%. Také tomu věnují méně času ti finální lidé, kteří mají provádět hovory. Zaprvé provádějí pouze jednu činnost, ale je to pro ně také přehledné a rychlé, takže z hlediska lidského kapitálu bychom řekli, že úspora času je okamžitě viditelná. Je to ohromné i z toho hlediska, že nemusí jeden po druhém vyřizovat e-maily a SMS. A máme tak jistotu, že pokud přijde větší klient, dokážeme takový kontrakt převzít a vyřídit více pozic najednou, aniž bychom museli shánět větší počet lidí, protože to za ně udělá aplikace.“ 

Jaká je pro vás nejdůležitější funkce této aplikace?

Skvělé je vyhledávací pole úplně nahoře v SharePointu, protože když ráno otevřu Ahoy Career, je tam několik životopisů a nemusím hledat, ke které kampani který patří. V aplikaci jsou hned přehledně zobrazeny v časové ose. Skvělá je také její intuitivní forma, v aplikaci se snadno orientuji bez nutnosti nějakého manuálu.

Technologický stack