Wenn sich Städte für eine digitale Transformation entscheiden, ist das ein großer Schritt, der die gesamte Funktions- und Kommunikationsweise verändern kann. Unsere Hauptstadt wurde bisher als Epizentrum der technologischen Entwicklung und Digitalisierung wahrgenommen. Košice bleibt jedoch nicht zurück und diese malerische Stadt verwandelt sich so rasant in einen digitalen und modernen Lebensort. Wie genau ist ihnen das gelungen? 

Mit Freude präsentieren wir Ihnen die neueste Ergänzung im Bereich der urbanen Technologien – das Neue Stadtintranet. Dieses innovative Werkzeug, das in der digitalen Küche von Opium Systems zubereitet wurde, bietet eine Vielzahl nützlicher Funktionen und Anwendungen, die das Leben von Mitarbeitern und Bürgern von Košice erheblich verbessern werden. Das Intranet ist nicht nur ein weiteres Corporate-Tool. Es ist eine neue Ära für eine Stadt, die sich Tag für Tag zu einem fortschrittlicheren Ort zum Leben entwickelt.

Ein Hub für alles

Vor Košice haben wir einen zentralen Hub eingerichtet, an dem die Mitarbeiter der Stadt alles unter einem Dach finden, von Richtlinien und Dokumenten bis hin zu Kontaktdaten von Kollegen und dem Livestream der Stadtratssitzung. Wie könnte es anders sein, war dieser neue städtische Lifehack nicht von Digitalisierung und Automatisierung zu trennen. Er ersetzt Prozesse, die bisher nur persönlich und mit Papierkram erledigt werden konnten. Durch das Eliminieren des Wühlens in Dokumentenhaufen und des Anstehens in der Schlange werden immense Mengen an Zeit und Nerven gespart.  

Zur Verbesserung der Effizienz und Lebensqualität der Mitarbeiter haben wir mehrere clevere digitale Apps für sie entwickelt, wie zum Beispiel eine App zur Autoverwaltung.

Bürokratiefreie Auswahlverfahren

Der neue Bürgertreffpunkt bietet die Möglichkeit, Auswahlverfahren vollständig online zu beantragen. Die Personalabteilung kann sich von Papierbergen und Umschlägen mit Lebensläufen verabschieden – alles ist nun digitalisiert. Die Plattform ermöglicht ein schnelles und einfaches Durchsuchen aller aktuellen Auswahlverfahren und erlaubt es den Mitarbeitern, Anträge auf neue Auswahlverfahren direkt über das Intranet einzureichen. Die Anwendung ist auch mit der Stadtwebseite verknüpft und bereit für die Integration weiterer Jobportale wie z.B. Profesia.  

Die Forderungen der Bürger werden nicht in Vergessenheit geraten

Das gemeinsame Ziel ist es, ein Umfeld zu schaffen, das die Bedürfnisse und Wünsche der Bürger von Košice wirklich widerspiegelt. Und das ist nur durch Aktion und Rückkopplung möglich. 

Autoreservierungen: bequem und nachhaltig

Die Stadt Košice verfügt über einen Fuhrpark, der den Mitarbeitern bei Bedarf für die Erfüllung ihrer Arbeitsaufgaben zur Verfügung steht. Bisher wurde der gesamte Reservierungsprozess individuell per E-Mail abgewickelt. Weder der Administrator noch die Mitarbeiter hatten genaue Informationen darüber, wann und von wem die Fahrzeuge genutzt wurden. Dies war einer der Gründe, warum wir ein einfaches und übersichtliches Reservierungssystem geschaffen haben, das nicht nur eine effizientere Nutzung des Fuhrparks ermöglicht, sondern auch eine wesentlich bessere Übersicht für den Nutzer und den Administrator bietet.  

Eine neue Buchungs-App bietet einen detaillierten Überblick über Fahrzeuge und deren Nutzung, wodurch der Verwaltungsaufwand reduziert wird. Sie bietet mehr Funktionen und eine schnellere Bearbeitung von Anfragen. Die App ermöglicht ein schnelles und einfaches Finden und Buchen von freien Fahrzeugen nach Bedarf. Weitere nützliche Funktionen der App sind die Überwachung des aktuellen technischen Zustands eines Fahrzeugs, seiner Dokumente und sogar die Erfassung von TÜV- und AU-Terminen sowie die Gültigkeit der Vignette.

Einfache Auswahl eines Autos nach individuellen Bedürfnissen

Jedes Fahrzeug ist im System zusammen mit einzelnen Ausrüstungsmerkmalen und weiteren Eigenschaften registriert. Wenn ein Mitarbeiter ein Auto für eine Fahrt auf der Autobahn oder an einem warmen Sommertag ein Auto mit Klimaanlage benötigt, schlägt das System ihm bei der Buchung Fahrzeuge zur Auswahl vor, die diese Anforderungen erfüllen können. 

Das Ausleihen und Zurückgeben von Autos wird in Echtzeit erfasst, was einen Überblick über die Verfügbarkeit der Fahrzeuge gewährleistet. Dasselbe Auto kann also an einem Tag von mehreren Mitarbeitern ausgeliehen werden.  

Dank der detaillierten Buchungsinformationen können Administratoren den Fahrtenverlauf, das Störungsprotokoll, Belege und die Gültigkeit einzelner Inspektionen nachverfolgen. Der Benutzer wiederum kann seinen Fahrtenverlauf einsehen und die erforderlichen Informationen erfassen. 

Die Anwendung ist vollständig in Microsoft Teams integriert, sodass Sie bei Bedarf keine Anrufe oder E-Mails mehr für Buchungen tätigen müssen. Der Prozess selbst ist sehr intuitiv. Klicken Sie einfach direkt über den Städte-Hub in der Anwendung auf die Schaltfläche "Auto buchen" und ein Assistent führt Sie durch einen einfachen Prozess, der eine Buchung für Sie erstellt und eine Benachrichtigung an Sie und den Administrator sendet. Sie müssen dann nur noch Ihr Auto abholen. 

Gemeinsam zum digitalen Stadt

Der neue Stadt-Hub ist nicht nur eine technische Spielerei. Er ist ein Instrument, das neue Maßstäbe setzt. Er hilft den Mitarbeitern der Stadtverwaltung, effizienter zusammenzuarbeiten und aktiv an der Gestaltung einer besseren Stadt mitzuwirken. Seine nützlichen Funktionen wie die Fahrzeugreservierung, Ausschreibungen und die Möglichkeit, Anfragen zu stellen, sind nur der Anfang des Potenzials, das diese Neuerung bietet.  

Dieser Schritt bringt Košice in Richtung einer moderneren und inklusiveren Stadt, die für die Zukunft gerüstet ist. Mit über 1500 Nutzern in verschiedenen Abteilungen können wir mit Sicherheit sagen: Košice erstrahlt nun in einem hellen digitalen Licht. Und wir sind dankbar, Teil dieser revolutionären Transformation zu sein. 

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