Wenn Sie die Entwicklung von KI schon länger verfolgen als wir und Copilot bereits bei uns registriert haben im vorherigen Artikel sme sa pozreli na to, ako môže fungovať ako každodenný pomocník pri práci s obsahom. Odvtedy sa však veci posunuli a nie o jednu wow Funktion, aber um eine Reihe von praktischen Verbesserungen, die sich vor allem an normalen Arbeitstagen bemerkbar machen. Wir stellen Ihnen 5 nützliche Funktionen vor, die im Arbeitsalltag ein Gamechanger sind. 

Mit anderen Worten: Copilot ist nicht mehr nur ein Assistent, den Sie gelegentlich aufrufen. Er entwickelt sich zu Ihrem Musterkollegen, der neben Ihnen sitzt, Sie niemals unterbricht und vor allem alles im Gedächtnis behält. 

1. Erstellung von SharePoint-Seiten ohne Mausklicks 

Lassen Sie uns mit etwas beginnen, das Marketing-, HR- oder interne Teams sehr gut kennen. Veröffentlichen eines Artikels im Intranet. Sie haben die Idee klar, aber Sie haben keine Lust und ehrlich gesagt auch keine Zeit, sich um den gesamten Prozess zu kümmern. 

Bisher sah es klassisch aus: Sie öffnen SharePoint, wählen eine Vorlage, kümmern sich um Abschnitte, denken über Überschriften nach, schreiben Text, verschieben Blöcke, bearbeiten das Layout… und nach ein oder zwei Stunden veröffentlichen Sie endlich. 

Mit Copilot beginnt es ganz anders. Du schreibst ihm: „Erstellen Sie einen internen Artikel über neue Mitarbeiterleistungen.“Und nach kurzer Zeit haben Sie einen Entwurf vor sich, der Struktur, Logik und nutzbare Inhalte hat. Sie müssen nur noch Details wie den Kommunikationsstil, Formulierungen anpassen oder konkrete Informationen hinzufügen. 

In der Praxis bedeutet das, dass das Team, das eine Änderung schnell kommunizieren muss, in wenigen zehn Minuten statt Stunden fertig ist. Nicht weil Copilot alles für sie erledigt, sondern weil hat den langsamsten Teil und die dazugehörige Mechanik entfernt.Das Ergebnis ist weniger Zeit, die mit Klicken verbracht wird, und mehr Zeit, um das zu sagen, was Sie wirklich sagen möchten.  

2. SharePoint-Listen als Quelle für Antworten, nicht nur als Dokumentenablage 

Listen in SharePoint waren schon immer eine Art zweischneidiges Schwert. Einerseits war alles schön geordnet, strukturiert und übersichtlich. Andererseits begann, wenn man etwas Konkretes daraus erfahren wollte, das klassische Klick-Abenteuer. Filtern, sortieren, Bedingungen kombinieren und leise hoffen, dass man nichts vergessen hat. Denn genau der eine Filter mehr konnte das gesamte Ergebnis völlig verändern. 

Copilot ändert dies jedoch und beginnt, diese Listen als vollwertige Antwortquelle und nicht nur als Datendokument zu betrachten. Anstatt also den klassischen Weg zu gehen: Klick, Filter, Datum, Besitzer… versuchen Sie es stattdessen anders – welche Projekte verspäten sich und warum? Und die Antwort kommt sofort, ohne dass Sie selbst zum Analysten werden müssen. 

In der Praxis sieht das sehr einfach aus. Stellen Sie sich ein Montags-Standup-Meeting vor, bei dem der Manager ein paar Minuten vor dem Anruf Zeit hat. Zuvor hätte er eine Liste geöffnet, schnell gefiltert, geprüft, ob alles passt… und ein wenig gehofft, dass ihn niemand etwas fragen würde, das nicht zu dem passt, was er gerade vorbereitet hatte. Heute kann er jedoch Copilot fragen und erhält einen schnellen Überblick und kommt direkt zur Sache. Ohne Stress, ohne Improvisation. 

Und der größte Unterschied? Weniger Zeit für Vorbereitung und mehr Zeit für Lösungen. Und vor allem endlich weniger Momente, in denen man sich ein paar Minuten vor einem Meeting sagt: „Das kriege ich schon irgendwie hin.“… während Sie die Liste durchgehen und hoffen, dass Sie niemand unvorbereitet erwischt. 

3. Weniger Informationschaos dank vertrauenswürdiger Quellen 

Jede Firma kennt diesen Moment, in dem sie sich bei einem Dokument fragt – ist das noch aktuell? Oder etwas, das hier noch aus dem Jahr 2020 herumspukt? Die Antwort ist oft im Stil: ist wahrscheinlich aktuell, aber ich frage lieber noch Jana. 

Copilot konnte zwar schon vorher Informationen finden, stieß aber auf genau dasselbe Problem, mit dem Sie und Ihre Kollegen konfrontiert sind: Chaos in den Daten. Mehrere Versionen, alte Dokumente, ähnliche Namen... und das Ergebnis war manchmal mehr Glück als Gewissheit. Hier kommt eine sehr praktische Änderung. Die Möglichkeit, vertrauenswürdige Quellen zu markieren, aus denen Copilot primär schöpft.  

Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter fragt nach dem Genehmigungsprozess für Urlaubsanträge. Früher konnte Copilot ein altes Dokument heranziehen, das zwar relevant aussah, aber längst veraltet war. Jetzt stützt er sich auf die aktuelle HR-Richtlinie, also auf das, was das Unternehmen wirklich verwendet. Auf den ersten Blick ein Detail. In der Praxis jedoch eine sehr spürbare Veränderung. Plötzlich fällt das ständige – „lieber noch mal beim Kollegen nachfragen“ – weg. 

Weniger Fehler, weniger Missverständnisse = mehr Sicherheit, dass das, was Sie tun, richtig ist. Das Gefühl, dass das Unternehmen nach dem Prinzip "Wir machen es irgendwie, hoffentlich wird es gut" arbeitet, verschwindet allmählich. Stattdessen beginnen Sie, Inhalte mit klaren Regeln für den Copiloten zu schätzen, die diese respektiert. 

4. Müheloses Verknüpfen von Informationen über Dokumente hinweg 

Eine große Veränderung gab es auch bei der Art und Weise, wie Copilot mit Informationen im gesamten Unternehmen umgeht. Bisher ging es oft um ein Dokument, eine Bibliothek, eine Quelle. Und alles andere lag bei Ihnen – 7 offene Tabs, drei Dokumentenversionen, ein Teams-Chat mit einem Kollegen und nur verbinden, nachschlagen und kombinieren. 

Copilot kann jetzt mit mehreren Quellen gleichzeitig arbeiten und daraus eine einheitliche Sichtweise zusammenstellen.  

Stellen Sie sich einen Händler vor, der ein Angebot für einen Kunden vorbereitet. Bisher hätte er: 

• suchte nach alten Angeboten 

• Berichte geprüft 

• Er erwähnte, was Ähnliches schon einmal getan wurde  

• er rief einen Kollegen an, der sich daran erinnert 

Heute gibt man den Kontext vor und Copilot: geht vorhandene Materialien durch, extrahiert relevante Teile, berücksichtigt Erfahrungen aus früheren Projekten und bereitet einen Entwurf vor, der bereits Sinn ergibt. Plötzlich fängt man nicht bei Null an, sondern beim Unternehmens-Know-how. 

Aus der Sicht eines normalen Tages bedeutet das weniger suchen, weniger wechseln zwischen Dokumenten und vor allem weniger von dem Gefühl, dass man alles selbst zusammensetzen muss. Wenn Ihnen jemals der Kollege gefehlt hat, der alles weiß, weil er schon 10 Jahre hier arbeitet, dann ist das der Moment, in dem Sie ihn bekommen. Nur ohne ihn durch das Büro jagen oder anrufen zu müssen. 

5. SharePoint als Ort, an dem Inhalt entsteht (und nicht verschwindet) 

Diese Änderung ist vielleicht auf den ersten Klick am wenigsten sichtbar, aber im täglichen Arbeiten werden Sie sie umso mehr spüren. SharePoint hört allmählich auf, sich wie ein Archiv zu verhalten, in das etwas gespeichert wird und zu dem (vielleicht) einmal jemand zurückkommt. Es beginnt als ein Ort zu fungieren, an dem Dinge wirklich entstehen. 

Bisher sah es ziemlich klassisch aus. Sie müssen ein Angebot, einen Bericht oder ein internes Dokument erstellen. Was tun Sie? Sie öffnen eine alte Datei, klicken auf „Speichern unter“, beginnen, die Namen, Daten, den Namen des Kunden zu überschreiben... und achten dabei darauf, dass keine alten Daten übrig bleiben, die niemand bemerkt... bis es zu spät ist. Das ist eine Routine, die jeder kennt. Und gleichzeitig eine Art von Arbeit, die niemand mag. 

Mit Copilot beginnt sich dieses Modell zu ändern. Anstatt alte Dokumente zu kopieren und manuell zu bearbeiten, geben Sie Eingaben mit grundlegenden Informationen und Kontext ein. Und voilà, ein neues Dokument entsteht. Aber nicht ganz von Grund auf, es basiert auf dem, was im Unternehmen bereits existiert, auf den von Ihnen festgelegten Standards. 

Und genau hier geschieht die größte Veränderung. Nicht darin, dass es schneller geht, sondern darin, dass reduziert sich wiederholende Arbeit, die Sie immer wieder gemacht haben. Das Ergebnis ist weniger Kopieren, weniger Korrigieren, weniger Überprüfen, ob Sie etwas vergessen haben. Und mehr Zeit für Entscheidungen, Anpassungen und Überlegungen, ob das Ganze Sinn ergibt. 

Schlussfolgerung: Kleine Änderungen, die den Arbeitsalltag grundlegend verändern 

Wenn wir uns diese Neuigkeiten gemeinsam ansehen, ist es keine einzelne Funktion, die alles über Nacht verändert. Es ist etwas viel Praktischeres. Eine schrittweise Veränderung der Art und Weise, wie Sie arbeiten. Copilot macht nämlich keine großen Dinge, er erledigt die kleinen, lästigen Dinge für Sie. 

Es beseitigt Momente, die wir jahrelang nicht einmal bemerkt haben, uns aber täglich gebremst haben: die Suche nach dem richtigen Dokument, das Durchsuchen von Daten, das Kopieren alter Dateien, die Unsicherheit, ob wir mit der aktuellen Version arbeiten. 

Erst wenn diese Dinge verschwinden, werden Sie feststellen, wie viel Zeit und Energie sie Ihnen wirklich geraubt haben. SharePoint so verändert es sich allmählich. Es ist nicht mehr nur ein Ort, an dem man etwas speichert und vielleicht eines Tages wiederfindet. Es beginnt, als aktiver Helfer zu fungieren, der antworten, helfen, Grundlagen vorbereiten oder sogar Inhalte erstellen kann.  

Möchten Sie sehen, wie diese Szenarien in der Praxis funktionieren und wie Sie sie in Ihrem Unternehmen nutzen können? Wir laden Sie zu unserem Webinar ein, wo wir Ihnen konkrete Tipps und Tricks, aber auch reale Fallstudien zeigen. Weitere Informationen oder Anmeldung finden Sie hier – https://process-zen-47.lovable.app/