Trnava je ďalším z miest, ktoré sa rozhodne neboja technologických inovácií. Keď nás z mesta oslovili s požiadavkou, že potrebujú lepší systém pre správu investičných akcií, mali jednu hlavnú podmienku: musí to byť rýchle a funkčné. Povedzme si na rovinu – nahradiť zaužívaný Excel nie je malá a ani jednoduchá vec, no keď sa spojí chuť zmeniť veci k lepšiemu s jasnou víziou, dokážu sa divy. 

A tak vznikol mestský intranet na mieru. Nasadený za rekordných 2,5 týždňa. Áno, čítate správne – necelé tri týždne. 

Obsah   

• Excel už nestačil
• Analýza a workshopy
• Dva a pol týždňa, ktoré stáli za to
• Čo dnes Trnava používa
• Technológie, ktoré mesto už má – len lepšie využité
• Ako systém hodnotí mesto
• Trnava ukázala, že digitalizácia nemusí trvať roky

Excel už nestačil 

Predstavte si správu desiatok mestských investičných akcií, množstvo zodpovedných osôb, termínov, dokumentácie, schvaľovania… a celé je to v Exceli. S narastajúcou komplexnosťou však prišla potreba systému, ktorý bude prehľadný, bezpečný a použiteľný pre všetkých zamestnancov mesta. 

Analýza a workshopy 

Spolupráca s mestom Trnava odštartovala v decembri. Začali sme sériou troch intenzívnych workshopov, ktoré sme rozložili do troch týždňov – a áno, stihli sme ich aj medzi vianočnými koláčmi a punčom. Vďaka rýchlej a vecnej spolupráci a pozitívne naladenom tíme sa nám podarilo veľmi rýchlo získať jasný obraz o potrebách mesta.  

Dva a pol týždňa, ktoré stáli za to 

Nasledovala expresná fáza prispôsobenia riešenia – za 2,5 týždňa sme upravili a nasadili mestský intranet presne podľa individuálnych požiadaviek.  Po nasadení prebehla ešte mesačná testovacia fáza, kde sa doladili posledné detaily. Rýchlosť neznamenala ústupky v kvalite – naopak, vďaka jasne definovaným cieľom a skvelej spolupráci išlo všetko ako po masle. 

Čo dnes Trnava používa? 

Výsledkom je funkčný a prehľadný intranet, ktorý výrazne zjednodušuje každodenné fungovanie mesta: 

• Domovská stránka centrálneho hubu – rýchly prístup ku všetkým dôležitým informáciám a modulom 
• Manažérsky dashboard pre vedenie mesta – na mieru pripravené prehľady o stave investícií, rozpočtoch či úlohách 
• Modul investičných akcií – evidencia fázy, statusu, rozpočtu, termínov aj dokumentácie 
• Automatizovaná správa dokumentov – systém sám vytvára štruktúru dokumentov pre každú akciu 
• Správa úloh mesta – prehľadná evidencia úloh naprieč všetkými zamestnancami
• Prehľad odborov a ich zamestnancov – interná organizačná štruktúra jednoducho a zrozumiteľne 

Technológie, ktoré mesto už má – len lepšie využité 

Základom riešenia je Microsoft 365 a SharePoint. Mesto Trnava už túto platformu využívalo, no chýbala jej štruktúra a prepojenie s procesmi mesta. V rámci projektu sme preto poskytli aj technologické konzultácie a odporúčania, ako prostredie M365 nastaviť a prispôsobiť tak, aby z neho zamestnanci mesta mohli ťažiť naplno. 

Ako systém hodnotí mesto? 

Aký bol hlavný dôvod pre implementáciu nového systému? 

Systém pre riadenie investičných akcií nahrádza lokálne evidencie pracovníkov mesta, ktorí plánujú, riadia a kontrolujú projekty investičnej výstavby. Tento krok bol nevyhnutný pre zjednodušenie správy a koordinácie týchto projektov. 

Aké výhody prináša nový systém pre zamestnancov? 

Riešenie umožňuje zdieľanie dokumentov a informácií naprieč celou organizačnou štruktúrou úradu. Zlepšila sa aj prehľadnosť o stave investičných akcií a urýchlili sa procesy schvaľovania a kontroly projektov. Manažment úloh v systéme ďalej prispieva k efektívnejšiemu rozdeleniu práce. 

Aké technológie a nástroje ste si vybrali pre váš nový system a prečo? 

Implementovaný systém je postavený na platforme SharePoint, ktorá je používateľom už dobre známa. Tento fakt zabezpečuje, že práca so systémom je intuitívna a nevyžaduje dlhé a časovo náročné zaškolenie zamestnancov. 

 Ako hodnotia systém zamestnanci, ktorí ho používajú? 

Zamestnanci oceňujú jednoduchosť a prehľadnosť systému, čo im umožňuje rýchlejší prístup k potrebným informáciám a úlohám. Systém výrazne zjednodušil každodennú prácu, pretože všetko je teraz centralizované a dostupné na jednom mieste. 

– Radoslav Drobný –  

  referát pre smart city mesta Trnava 

Trnava ukázala, že digitalizácia nemusí trvať roky 

Tento projekt je dôkazom, že aj mestská samospráva vie byť rýchla, efektívna a pripravená na moderné riešenia. Všetko závisí od prístupu, dôvery a spolupráce. Najlepším dôkazom je aj pozitívna spätná väzba od mesta, o ktorej ste si mohli prečítať.