Digitálna transformácia v dnešnom svete už nie je žiadným scifi, ale nevyhnutnou súčasťou fungovania. Všetci vieme, aké je fungovanie s dokumentami, ktoré sa na nás sypú z každej strany. A my aj napriek tomu nevieme, kde sa čo nachádza. Príkladom môže byť aj zaneprázdnený zamestnanec úradu, ktorý hľadá jednu faktúru a strávi hodiny klikajúc po rôznych zložkách a systémoch. Výsledkom je zúfalý pohľad na prázdnu obrazovku a množstvo otvorených súborov. V našom najnovšom blogu sa dozvieš ako takejto situácii vieme predísť. 

Obsah   

• Jeden mestký hub na všetko 
• Požiadavky od občanov
• Nový zamestnanec 
• Investície pod kontrolou 
• AI – osobný asistent pre každého 
• Záver  

Jeden mestský hub na všetko 

Predstavujeme vám digitálny mestský úrad alebo inak povedané intranet pre samosprávy. Slúži ako domovská stránka (tzv. Homepage) kde nájdete všetko čo potrebujete – od zmlúv, kontaktov, cez jedálny lístok až po aktuálne oznamy. Pod pojmom “jedno miesto”, alebo domovská stránka nemyslíme ďaľšiu záložku na zdieľanom disku ale platformu, ktorá dáva zmysel. Nájdete na nej všetko potrebné pre rýchle a efektívne fungovanie. Nahrádza procesy, ktoré sa dali vybaviť iba dlhým čakaním na chodbách a pomocou digitalizácie a automatizácie sa eliminuje množstvo času stráveného rutinnými úlohami. 

Požiadavky od občanov  

Deň čo deň prichádzajú od občanov nové nápady, podnety či otázky, ktoré si žiadajú nielen odpoveď so spätnou väzbou, ale aj návrh riešenia. Požiadavka sa na mestskom intranete zaznamená a automaticky sa priradí k človeku zodpovednému za danú problematiku, alebo agendu na meste. Ak sa problém vyskytne viackrát, systém to vie rozpoznať. Zanalyzuje, vyhodnotí, ukáže štatistiky a pomôže s rozhodovaním. Podnety občanov sú tak zaznamenané, roztriedené podľa priorít a zamestnanci mesta tak vedia, na ktoré oblasti sa treba zamerať a čo vylepšiť. 

Nový zamestnanec 

Pri nástupe nového zamestnanca môže trvať IT oddeleniu aj niekoľko dní či týždňov, kým vyriešia prístup ku všetkým dokumentom a aplikáciám, ktoré zamestnanec naozaj potrebuje. Intranet je pomocníkom na poskytnutie všetkých oprávnení už v deň nástupu a pri podpise zmluvy.  

Výhodou pre každého nového zamestnanca je, že má ihneď k dispozícii synchronizovaný adresár so všetkými dôležitými kontaktmi na kolegov a spolupracovníkov vrámci mesta či samosprávy, čo mu urýchli zapojenie sa nielen do pracovného procesu. Všetko na jeden klik.  

Investície pod kontrolou 

Všetci si vieme veľmi dobre predstaviť kolobeh papierovačiek ohľadne komplexných a náročných proejtkov, akými sú Investičné akcie. Celá projektová dokumentácia, od lehôt, termínov, rozpočtov, návrhov, obstarávaní a financovaní sa musí evidovať, aby sa v tom človek nestratil. Pomocou Intranetu má každá úloha pridelenú zodpovednú osobu, ktorej prichádzajú notifikácie a kladie dôraz na dodržiavanie lehôt a termínov.   

AI – osobný asistent pre každého 

Povedzme si úprimne, kto by nechcel mať osobného asistenta, ktorému môže zadeliť úlohy, na ktoré nemá čas alebo chuť. Napríklad si predstavte, že potrebujete zistiť, čo bolo schválené v uznesení spred roka. Bežne by to znamenalo prehrabovanie sa v dokumentoch minimálne pol dňa. AI asistent to spraví a dokonca za pár sekúnd. Prehľadá všetky dokumenty a na základe toho odpovie s presnosťou. Aké jednoduché ušetrenie času, však? 

Záver 

Digitálna transformácia nie je o tom, že nahradíte papier tabletom či počítačom. Je najmä o zjednodušení a vylepšení fungovania v každodennom živote. Zamestnanec mesta či samosprávy získa viac času, aby sa venoval tomu, čo je naozaj dôležité a má pridanú hodnotu – ako plánovanie, inovácie či rozvoj mesta. Náš system, na ktorom je postavený intranet, funguje bez zložitých technologických požiadaviek. Ušetríte náklady keďže netreba žiadne nákupy serverov, licencií či power apps. 

Na digitalizáciu netreba čakať ako na nový rozpočet. Doležité je začať s jasným cieľom – aby sa stali mestá i samosprávy miestom, kde veci skutočne fungujú. Ak sa chceš dozvedieť viac, pozri si náš webinár.