Digitale Transformation ist in der heutigen Welt kein Science-Fiction mehr, sondern ein wesentlicher Bestandteil des Betriebs. Wir alle wissen, wie es ist, mit Dokumenten umzugehen, die uns von allen Seiten überfluten. Und doch wissen wir nicht, wo sich was befindet. Ein Beispiel hierfür ist ein vielbeschäftigter Amtsmitarbeiter, der eine Rechnung sucht und Stunden damit verbringt, durch verschiedene Ordner und Systeme zu klicken. Das Ergebnis ist ein verzweifelter Blick auf einen leeren Bildschirm und viele geöffnete Dateien. In unserem neuesten Blog erfahren Sie, wie Sie eine solche Situation vermeiden können. 

Inhalt   

• Jeder städtische Knotenpunkt für alles 
• Anliegen von Bürgern
• Neuer Mitarbeiter 
• Investitionen unter Kontrolle 
• KI – persönlicher Assistent für jedermann 
• Ende 

Jeder städtische Dreh- und Angelpunkt für alles 

Wir präsentieren Ihnen das digitale Bürgeramt, oder anders gesagt, das Intranet für Kommunalverwaltungen. Es dient als Homepage (sogenannte Homepage), auf der Sie alles finden, was Sie brauchen – von Verträgen, Kontakten, über den Speiseplan bis hin zu aktuellen Mitteilungen. Unter dem Begriff “ein Ort”, oder Startseite meinen wir nicht eine weitere Registerkarte auf einem gemeinsam genutzten Laufwerk, sondern eine Plattform, die Sinn macht. Dort finden Sie alles, was Sie für ein schnelles und effizientes Funktionieren benötigen. Sie ersetzt Prozesse, die nur durch langes Warten auf den Gängen erledigt werden konnten, und durch Digitalisierung und Automatisierung wird die Zeit für Routinetätigkeiten reduziert. 

Anliegen von Bürgern  

Tag für Tag kommen neue Ideen, Anregungen oder Fragen von Bürgern, die nicht nur eine Antwort mit Feedback, sondern auch einen Lösungsvorschlag erfordern. Die Anfrage wird im städtischen Intranet erfasst und automatisch der für das jeweilige Problem oder die jeweilige Agenda in der Stadt zuständigen Person zugeordnet. Wenn ein Problem mehrmals auftritt, kann das System dies erkennen. Es analysiert, bewertet, zeigt Statistiken und hilft bei der Entscheidungsfindung. Bürgeranregungen werden so erfasst, nach Prioritäten sortiert und die Stadtangestellten wissen, auf welche Bereiche sie sich konzentrieren und was sie verbessern müssen. 

Neuer Mitarbeiter 

Bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters kann es der IT-Abteilung Tage oder sogar Wochen dauern, um den Zugriff auf alle Dokumente und Anwendungen zu ermöglichen, die der Mitarbeiter wirklich benötigt. Das Intranet ist eine Hilfe, um alle Berechtigungen bereits am ersten Arbeitstag und bei Vertragsunterzeichnung zu erteilen.  

Ein Vorteil für jeden neuen Mitarbeiter ist, dass ihm sofort ein synchronisierter Adressbuch mit allen wichtigen Kontakten von Kollegen und Mitarbeitern innerhalb der Stadt oder Gemeinde zur Verfügung steht, was seinen Einstieg nicht nur in den Arbeitsprozess beschleunigt. Alles mit einem Klick.  

Investitionen unter Kontrolle 

Wir alle können uns den Papierkram-Kreislauf bei komplexen und anspruchsvollen Projekten wie Investitionsaktionen sehr gut vorstellen. Die gesamte Projektdokumentation, von Fristen, Terminen, Budgets, Entwürfen, Beschaffungen und Finanzierungen muss erfasst werden, damit man den Überblick behält. Über das Intranet wird jeder Aufgabe eine verantwortliche Person zugeordnet, die Benachrichtigungen erhält und Wert auf die Einhaltung von Fristen und Terminen legt.   

KI – persönlicher Assistent für jedermann 

Mal ehrlich gesagt, wer möchte keinen persönlichen Assistenten, dem man Aufgaben zuweisen kann, für die man keine Zeit oder keine Lust hat. Stell dir zum Beispiel vor, du musst herausfinden, was in einem Beschluss vor einem Jahr verabschiedet wurde. Normalerweise würde das bedeuten, dass du mindestens einen halben Tag damit verbringst, Dokumente zu durchsuchen. Ein KI-Assistent erledigt das und das sogar in wenigen Sekunden. Er durchsucht alle Dokumente und antwortet daraufhin mit Genauigkeit. Was für eine einfache Zeitersparnis, nicht wahr? 

Fazit 

Digitale Transformation ist nicht nur der Ersatz von Papier durch Tablets oder Computer. Es geht vor allem darum, das tägliche Leben einfacher und besser zu gestalten. Mitarbeiter von Städten und Kommunen gewinnen mehr Zeit, um sich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig und wertschöpfend ist – wie Stadtplanung, Innovation oder Entwicklung. Unser System, auf dem das Intranet basiert, funktioniert ohne komplexe technologische Anforderungen. Sie sparen Kosten, da keine Anschaffung von Servern, Lizenzen oder Power Apps erforderlich ist. 

Die Digitalisierung muss nicht auf einen neuen Haushalt warten. Wichtig ist, mit einem klaren Ziel zu beginnen – damit Städte und Gemeinden zu einem Ort werden, an dem die Dinge wirklich funktionieren. Wenn Sie mehr erfahren möchten, sehen Sie sich unser an Webinar.