,,Inovácie sú tepom technologickej evolúcie.“ A nový rok môže byť katalyzátorom vášho progresu. Tento (doslova) prelomový okamih predstavuje ideálnu príležitosť začať odznova. Stanoviť si osobné i profesijné méty, načrtnúť vízie a načerpať novú inšpiráciu. Nový rok je tiež ideálnou príležitosťou na zrekapitulovanie výkonu vašej firmy a navrhnutie plánov na zlepšenie.  

V dnešnej dobe je nevyhnutné, aby ste využívali moderné technológie, ktoré vám pomôžu zvýšiť efektivitu, kvalitu a konkurencieschopnosť. Pripravili sme si pre vás preto trendy na nasledujúci rok, ktoré si nemôžete dovoliť ignorovať. Prečo? Ich integrácia vašu spoločnosť akceleruje, zlepší spokojnosť zákazníkov i zamestnancov a pomôže vám dosiahnuť podnikateľské ciele pre rok 2024. A to sa predsa neodmieta.   

Obsah

• Prvý krok – digitalizácia evidencie
• Pozrite sa na vaše procesy
• Intranet – centrálny HUB vašej firmy
• Onboarding a offboarding zamestnancov
• Automatizácia nad zlato 
• Kybernetická bezpečnosť
• Integrácia umelej inteligencie
• Opýtajte sa zamestnancov na ich názor
• Šetriť na digitalizácii vás vyjde draho 
• Rada na záver   

Digitalizácia evidencie 

Prvé predsavzatie je niečo, (čo ste si možno všimli), že opakujeme stále dokola. Sme totiž presvedčení, že je kľúčom k úspechu. DIGITALIZÁCIA. 

Prejsť na digitálnu evidenciu vám umožní ušetriť čas a priestor, zabezpečiť lepšiu ochranu a dostupnosť vašich údajov, zjednodušiť a zrýchliť komunikáciu, spoluprácu a zlepšiť transparentnosť a prístupnosť k dôležitým evidenciám vašej firmy.  

Ako na to? Na digitalizáciu evidencie môžete použiť cloudové riešenia na správu dokumentov, ako napríklad Microsoft SharePoint. Ak s digitalizáciou začínate, postačí vám aj OneDrive. Digitalizácia evidencie zákaziek, úloh, dokumentov a zoznamov špecifických pre vaše podnikanie pomôže firme rýchlejšie napredovať a efektívnejšie distribuovať informácie v rámci tímu.   

Analýza kľúčových procesov 

Položili ste si niekedy otázku, čo je základom vášho podnikania? Sú to vaše procesy. Preto je nevyhnutné, aby ste ich neustále monitorovali a zlepšovali. Analyzujte vaše kľúčové procesy a identifikujte, kde sú slabé miesta firmy, kde nastáva plytvanie, akým zbytočným chybám sa vyvarovať a ako nájsť príležitosti, ktoré vás posunú ďalej. Takto zvýšite efektivitu a produktivitu, kvalitu a spokojnosť a v neposlednom rade aj konkurencieschopnosť a inovácie.  

Na analýzu kľúčových procesov môžete použiť rôzne metódy, ako sú mapovanie procesov a ich následné integrovanie do vašich biznis aplikácií. Ako je na tom váš proces predaja? Aký proces používate pri exekúcii zákaziek? Ako sa k procesných systémom zamestnanci dostanú? Sú im prístupné z mobilu? Správna analýza vašich procesov a ich zapracovanie do biznis aplikácie, ktorá je komfortná, vašu firmu posunie míľovými krokmi vpred. 

Vytvorte jedno ,,miesto pravdy“

Všetko pod jednou strechou. Eliminujte chaos a sprístupnite zamestnancom firemné novinky, dokumenty a možnosť komunikácie s inými zamestnancami na jednom jedinom mieste. Toto ,,miesto pravdy“ vám pomôže zlepšiť kvalitu a integritu informácií, dostupnosť a prístupnosť vašich údajov a akceleruje analytickú, rozhodovaciu a komunikačnú schopnosť tímov.  

Viete, čo je tou najcennejšou komoditou? Vaše údaje. Tie sú cenným zdrojom informácií, ktoré vám pomáhajú pri rozhodovaní a riadení vašej firmy. Preto je dôležité, aby ste vytvorili jedno ,,miesto pravdy“, a teda jeden intranet či zdrojovú databázu, ktoré budú obsahovať všetky vaše dôležité údaje a budú stále aktualizované a synchronizované so všetkými vašimi aplikáciami a systémami.  

,,Miestom pravdy“ vašej firmy by mohol byť napríklad Microsoft Teams. Do Teamsu viete rýchlo a jednoducho integrovať rôzne aplikácie vrátane SharePointu, ktorý je ideálny pre informovanie o novinkách, nariadeniach či projektoch. Je tiež perfektným miestom na vypĺňanie formulárov alebo prehľadnú evidenciu zákaziek, projektov a dokumentov. A to najlepšie na záver? Zamestnanci môžu mať okno stále otvorené, komunikovať či hľadať informácie a súbory bez toho, aby museli neustále preklikávať. Firemný intranet ako ,,miesto pravdy“ prinesie každému vo vašej firme prehľad a eliminuje šuškandy na fajčiarskych prestávkach. 

Vylepšite onboarding a offboarding zamestnancov 

V prvom rade si ozrejmite, čo je najdôležitejším aktívom vašej firmy. Respektíve, kto. Sú to vaši drahí zamestnanci. Preto je dôležité, aby ste im poskytli optimálny začiatok i koniec ich pracovného pomeru. Vylepšite onboarding a offboarding a zvýšte tak motiváciu, lojalitu a výkonnosť vašich zamestnancov. Znížite tiež fluktuáciu, náklady a riziká spojené s výmenou personálu. Pomôže vám tiež zabezpečiť dodržiavanie právnych a etických noriem.  

Na zlepšenie onboardingu a offboardingu zamestnancov je ideálne HR riešenie postavené (opäť raz) na platforme SharePoint (áno, milujeme tento nástroj, lebo je šikovne multifunkčný). 

V prípade, ak sa musíte so zamestnancom rozlúčiť, systém mu automaticky odstráni prístup k interným systémom a ukončí užívateľský účet bez potreby čakania na IT oddelenie. Easy! 

Automatizácia na maximum  

Tento bod asi nebude úplným prekvapením. Žijeme v ére, kedy automatizujeme na maximum všetky možné procesy. Automatizácia procesov totiž šetrí nielen naše peňaženky, ale aj čas. Zvyšuje tiež presnosť, zlepšuje bezpečnosť a umožňuje ľuďom zamerať sa na kreatívnejšie a hodnotnejšie úlohy namiesto manuálnej práce a opakujúcich sa úkonov. Chcete vyžmýkať čo najviac z automatizácie? Použite RPA nástroje (robotická automatizácia procesov).  

Pýtate sa, čo sa dá vo vašej firme automatizovať? Takmer všetko. Digitálny obeh dokumentov, procesy skladovania, procesy predaja, automatizácia objednávok, podpisovania či schvaľovania alebo procesy, ktoré sú špecifické pre vašu spoločnosť. Automatizovať dokážete aj HR proces, finančné procesy, vyťažovanie dokumentov či marketingové aktivity. Stačí si len vybrať správnu platformu a procesy, kde vo vašej firme začnete. Ak sa vám zdá, že neviete úplne, kde je sever a ktorým smerom vykročiť, pomôžeme vám nájsť najvhodnejší proces na automatizáciu vo vašej spoločnosti prostredníctvom auditu a analýzy procesov.

Kybernetická bezpečnosť je ,,must-have“ 

Kybernetické útoky nie sú len zápletkou akčných filmov. Aj práve teraz sa niekto na svete pokúša násilne vniknúť do virtuálneho priestoru druhej osoby. Tak ako viete, že práve vaša firma nebude terčom nabudúce? Máte tušenie, ako ochrániť vaše údaje, systémy a siete pred útokmi, narušením, krádežou alebo poškodením?  

V nasledujúcom roku vám odporúčame zamerať sa na kybernetickú bezpečnosť vašej firmy. Množstvo útokov alebo strát a krádeží dát pribúda a nemusíme byť Nostradamus, aby sme predpovedali, že 2024 prinesie ešte viac útokov na firemné infraštruktúry a informačné systémy. Správne nastavené procesy kybernetickej bezpečnosti vám umožnia zabezpečiť dôvernosť, integritu a dostupnosť vašich informácií, zabrániť finančným stratám, škodám na reputácii alebo právnym problémom.  

Čo môžete spraviť? Preverte bezpečnostné nastavenia vo vašej firme od antivírusových riešení, firewallov, VPN, šifrovania, autentifikácie a monitoringu až po bezpečnosť vašich biznis aplikácií, interných systémov a cloud úložísk dát. Neberte toto ako výstrahu či odporúčanie. Viac menej sa jedná o povinnú jazdu, ak chcete vašu firmu udržať pri živote.   

Umelá inteligencia pre firemné procesy

Čo tak zamestnať vo vašej firme zamestnanca, ktorý sa dokáže učiť sám? Pracuje nonstop? Vie robiť úkony automaticky a dodržuje presne určené postupy a procesy? ,,Zamestnajte“ umelú inteligenciu a zlepšite vaše produkty alebo služby, zvýšte vašu konkurencieschopnosť a vytvorte nové príležitosti a hodnoty.  

Nehovoríme teraz o generovaní textov cez Chat GPT. Skôr nám ide o nasadenie umelej inteligencie pre vaše procesy, evidenciu a biznis aplikácie. Riešenia ako SharePoint Premium so službou Syntex vám umožnia vyťažovať dokumenty, rozhodovať o postupe procesov alebo písať personalizované marketingové alebo predajné správy pre vašich zákazníkov. Čím skôr integrujete AI zamestnanca, tým skôr predbehnete konkurenciu. Jednoduchá rovnica.

Preskúmajte spokojnosť zamestnancov s nástrojmi

,,Šťastní zamestnanci sú kľúčom k šťastnej spoločnosti.“ Poznáte tento výrok? Niečo na ňom rozhodne bude. Kedy ste sa naposledy pýtali svojich zamestnancov, ako sú spokojní s digitalizáciou vo vašej firme či s nástrojmi, ktoré používajú? Sledovanie spokojnosti a užívateľskej skúsenosti zamestnancov vo vašich digitálnych nástrojoch je kľúčové, pretože okrem samotného komfortu ľudí zvyšuje aj ich produktivitu a efektivitu.  

Firmy často poskytujú zamestnancom buď veľké množstvo rôznych nástrojov (čo môže spôsobovať zmätok), či práve naopak, len jeden komplexný nástroj, ktorý raz niekto zaviedol a dodnes panuje domnienka, že sa ho viac už netreba chytať, lebo veď keď bol dobrý pred rokom, tak je dobrý stále. No ani jeden z týchto extrémov nie je dobrý. Venujte pozornosť vašim digitálnym nástrojom a neustále ich zlepšujte. Ako rastie vaša firma a zlepšujú sa vaše pracovné postupy, systém sa im musí úmerne adaptovať, nefunguje to naopak. Nemôžete sa predsa vy prispôsobovať starému systému a obmedzovať svoj rast a inovatívnosť.  

Šetrite na všetkom okrem digitalizácie  

Čo prinesie rok 2024 biznisu podľa analýz? Máme sa pripraviť na množstvo výziev, ekonomické ochladenie, infláciu, či pokles dopytu a investícií. Auč. Zúfalstvo bokom, my vidíme svetlo na konci tunela.  

Chápeme, že v takejto situácii je ľahké uchyľovať sa k šetreniu. A tak sa často pozastavia projekty pre digitalizáciu, automatizáciu alebo vývoj biznis aplikácií, či nasadenia cloud aj napriek tomu, že tieto sú pre biznis kľúčové a dokážu komplikácie trhu a makro-ekonomiky potláčať. Šetrite preto v roku 2024 tam, kde už neporastiete a ušetrené zdroje investujte do jasnej vízie digitalizácie vašej spoločnosti. 

Rada na záver

Nenakupujte nástroje bezhlavo, len preto, lebo by sa to malo. Oslovte odborníkov (????), vypracujte analýzu procesov a nasaďte riešenia a nástroje, ktoré sú ucelené, ľahko rozšíriteľné v budúcnosti a postavené na jednej platforme. Uvažujte o SharePoint, ktorý už možno dnes platíte v Microsoft 365 a jeho benefity ani nevyužívate. Ak chcete vedieť, ako na to, ozvite sa nám. Radi vám predstavíme možnosti aplikácií na mieru v tejto platforme pre vašu firmu.