fbpx

Ako si vybrať správny intranet a ušetriť svojej firme čas aj peniaze?

Flat color Modern Isometric Concepts Illustration design 2 [Recovered]
Biznis aplikácie, Intranet, Riadenie firmy

Ako si vybrať správny intranet a ušetriť svojej firme čas aj peniaze?

Na trhu je nespočetné množstvo riešení pre internú komunikáciu firiem a nájsť to správne môže byť drahý experiment. Ak hľadáte intranet pre vašu firmu a neviete si vybrať, spísali sme niekoľko tipov a technických hintov, ktoré vám pomôžu sa zorientovať.  
  1. Hľadajte všetko v jednom

Moderný intranet by nemal zastávať iba správu dokumentov alebo internú komunikáciu, naopak, musí byť univerzálnym hrdinom pre každého vo vašej firme. Tradičné zastarané riešenia sú už dnes neúčinnou formou intranetu a nikdy sa nebudú tešiť popularite u používateľov. Dôvod je jednoduchý, poskytujú odpoveď len na malú časť problémov firmy. Správa dokumentov a dovoleniek síce poteší, ale návratnosť pri nich nevypočítate a firmu vám do vesmíru nepotiahnu. Univerzálnosť a rozširovanie o aplikácie z okolitého sveta je to, čo definuje moderný intranet.

  1. Nájdite správny intranet pre vaše odvetvie

Iné potreby má výrobný závod, iné firma poskytujúca služby a iné reklamná agentúra. Často však vidíme, že intranet a business aplikácie sa snažia mať rovnaké a svoje fungovanie napasovať do aplikácií, ktoré našli na trhu. Firmy sa snažia nahradiť na mieru postavený intranet pomocou trilióna aplikácií, ktoré medzi sebou nie sú prepojené. Kde teda nájsť súbor k zákazke alebo správu od kolegu?  Je v Slack-u? G-suite? G-maile? Trelle? Asane? BaseCampe? File serveri? E-maile?  Určite tento zlý sen poznáte. Problém vzniká, ak sa snažíte vašu firmu napasovať do riešenia, ktoré pre vás nie je určené. Každá firma je jedinečná a tie, ktoré sa odlišujú viac sú práve preto úspešné. Individuálne procesy vás odlišujú od konkurencie a nikdy ich nenatlačíte do univerzálneho riešenia a ak áno, pripravte sa na schizofréniu pri vašich evidenciách.

Vraj to bude drahé?  Nebude! ak začnete rozmýšľať o vašej firme s nadhľadom. Mať jedno miesto na zdieľanie, spoluprácu, evidenciu (zákaziek, úloh, objednávok, zákazníkov…) je presne to, čo potrebujete. Chcete školiť zamestnancov na jednu aplikáciu a jedno rozhranie a chcete, aby v ňom spravili všetko. Aby do intranetu odovzdali dokument, ale aj založili novú zákazku, pridali nového zamestnanca, evidovali pracovné úkony, ukladali zadania a podklady k projektom, či informovali, upozorňovali a tvorili požiadavky.

Samozrejme, stále môžete mať v intranete aj na evidenciu dovoleniek, či dohadovanie, čo bude na obed – ale na jedno kliknutie od informácií, ktoré vám zarábajú peniaze. Otestovali sme už takmer všetko čo existuje a osvedčila sa nám kombinácia Microsoft Sharepoint a Teams. Stelesňuje náš dávny sem o jednom rozhraní pre všetko, čo pre svoju prácu človek potrebuje a je prispôsobiteľný tak, že pasuje každej firme.

  1. Chcite prostredie, ktoré poznáte

Musíte mať viac ako intranet, potrebujete business aplikáciu fungujúcu všade s vami. V mobile, v tablete, počítači – ale hlavne v aplikáciách, ktoré používate. Každý deň píšete vo Worde? Vypĺňate tabuľky a analýzy v Exceli? Predávate pomocou PowerPoint a Teams? Tak prečo chcete používať intranet, ktorý tieto aplikácie neintegruje? Prieskum dokonca potvrdzuje, že jednu platformu na intranet už vo firme máte, len o tom pravdepodobne ani neviete alebo ju nepoužívate. Čo je na škodu a na úkor vašej peňaženky.

Firmy, ktoré používajú Microsoft 365 (predtým Office 365) majú v balíčku pre firmy aj intranet, v ktorom vedia postaviť riešenie na mieru. Často nevedia ako, ale na to sme tu my -a ukazujeme im inteligentný SharePoint intranet s integrovaním business procesov.

  1. Budujte digitálne pracovisko

Inteligentný intranet transformuje komunikáciu zamestnancov a pomáha vytvoriť digitálne miesto na prácu, dostupné z akéhokoľvek zariadenia. Digitálne pracovisko je odpoveď  na aktuálnu potrebu práce z domu. Všetko čo potrebujete je internetový prehliadač na jednoduchom zariadení a môžete prečítať e-maily, chatovať s kolegami, vytvárať zákazky, riešiť administratívu, vytvárať ponuky… Jednoducho všetko, čo vám na prácu treba. Ak toto dokáže každý zamestnanec firmy, žiadne katastrofa vás už nemôže prekvapiť, prežije aj pandémiu, bez problémov 😉

  1. Vytvorte sociálnu sieť pre Vašu firmu

Nechajte vašu firmu chatovať, diskutovať, tvoriť video hovory a vyjadrovať sa k zákazkám, úlohám a nápadom. Moderný intranet musí byť Facebookom pre firmu, v ktorom sa zamestnanci chvália úspechmi, motivujú ostatných a vybavujú dennú agendu, no nezabíjajú na ňom čas a naopak vďaka prepojeniu všetkého potrebného na komunikáciu a prácu čas šetria.

  1. Hlavne sa dlho nebrzdite

Ak máte vo firme staré intranetové riešenie, je čas posunúť sa ďalej. Moderná práca si zaslúži moderný intranet, ktorý veci uľahčuje, nie komplikuje. Staré intranety s neaktuálnymi funkciami preplnené informáciami a bez logiky budú váš biznis stále brzdiť.

Reagujte na potrebu nárastu práce na diaľku a poskytnite užívateľom jedinečný zážitok, v ktorom budú chcieť pracovať. Využite silu inteligentného intranetu na efektívnu komunikáciu v rámci organizácie, zapojte zamestnancov a spojte ich s relevantnými informáciami pre ich prácu. Nečakajte však dlho, každým dňom potreba inovovať narastá a zbytočne čakáte na to, že výhody moderného intranetu objaví konkurencia a to už môže byť neskoro.

Automatizácia opakovaných úkonov a zlepšovanie procesov integrované do intranetu vám ušetria čas aj peniaze. Zamerajte sa na základné aspekty: nízke náklady, návratnosť investície a ľahké použitie. Nízke náklady určite nechápte ako „zadarmo“, v živote nič nie je zadarmo a to platí o softvéri pre vašu firmu dvojnásobne. Hľadajte dobrý pomer ceny a výkonu.

Intranetové riešenia, ktoré viete získať bezplatne vám budú piť krv a skôr alebo neskôr budete hľadať náhradu a stratíte čas a peniaze. Investícia do kvalitného intranetového riešenia sa vám vráti, pomôže vašej firme narásť a zlepšiť komunikáciu a vykonávanie procesov čo vám reálne zarobí peniaze. A ak vyberiete riešenie s ľahkým používaním, vaše tímy budú intranet radi používať a navrhovať zlepšenia čo skracuje návratnosť a akceleruje váš rast.

Prajeme veľa zdaru pri výbere vášho riešenia a ak potrebujete poradiť, sme tu pre vás 😉